如何做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作

梁威

【摘要】在現代社會的發展過程中，辦公室文書檔案管理工作變得越來越重要。因此，要做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，使其為辦公室其他各項工作的順利開展奠定良好的基礎。文中分析了做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性，并對進一步做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施進行了具體的闡述。

【關鍵詞】辦公室文書檔案；收集；歸檔；重要性；措施

一、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

（一）有利于辦公室其他各項工作的順利開展。辦公室文書檔案是對辦公室工作的重要記錄，因此辦公室中收集和歸檔文書檔案是非常重要的一項工作，也是辦公室的重要職能。通過做好辦公室文書檔案收集和歸檔處理，能夠使辦公室各項工作有序開展，對提高辦公室各項工作的效率具有非常重要的作用。

（二）記錄各單位發展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發展歷程，科學和規范地對單位運營中產生的書面材料進行整合，能夠為單位相關人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。

（三）便于管理者進行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發展情況，能夠為單位各項決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實際運營情況，并與單位的發展方向有效結合，從而為單位發展計劃的制定及各項重要事件決策提供重要的依據。

二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進行宣傳，可以為后續工作的開展奠定良好的基礎。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進一步對文書檔案管理方法進行規范，強化文書檔案核查力度，進一步提高文書檔案管理的質量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進行細化和明確，針對單位實際情況進一步對文書檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責分工制度，實現辦公室文書檔案的統一集中保管。同時各單位還要根據自身發展的實際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進行更新和改進，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導致文件資料無法及時歸檔，甚至出現丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續利用奠定良好的基礎。

（四）全面提高文書檔案管理人員的素質。做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要構建完善的管理體制，同時還要努力提高文書檔案管理人員的整體素質。通過定期培訓和繼續教育，努力提高檔案管理人員的專業知識水平和管理能力，全面提升文書檔案管理人員的自身素質，增強檔案管理人員的責任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室文書檔案管理工作，努力提高文書檔案管理水平，為文書檔案工作的順利開展起到積極的促進作用。

三、結束語

在辦公室文書檔案收集和歸檔工作中，由于受到傳統文書檔案管理工作的制約，當前辦公室文書檔案收集和歸檔工作中還存在許多不足之處，如管理人員自身素質不高、檔案管理意識和材料收集意識不強，這些問題的存在都給辦公室文書檔案收集和歸檔工作帶來了較大的影響，造成辦公室文書檔案工作質量下降，影響了辦公室文書檔案的利用效率。因此單位管理人員要提高對辦公室文書檔案管理工作的重視度，強化文書檔案管理人員的培訓工作，使其在工作中端正態度，充分的利用先進的技術和手段來提高辦公室文書檔案收集和歸檔的質量，為文書檔案的利用打下堅實的基礎。

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