新時期高校檔案管理工作的創(chuàng)新

游成梅

【摘要】新時期，不斷擴大的學(xué)校辦學(xué)規(guī)模和日漸提升的教育質(zhì)量，均要求高校檔案管理工作主動和新形勢的發(fā)展要求相適應(yīng)，以更好地服務(wù)于高校教學(xué)、科研及黨政管理工作。筆者結(jié)合自身工作實踐，就當(dāng)前如何創(chuàng)新高校檔案管理工作進行了詳細探討，旨在使高校檔案管理日漸規(guī)范化、現(xiàn)代化，助力高校發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；創(chuàng)新

檔案形成于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會活動之中，其主要是對各種以備查詢的文字、音頻以及影像進行保存。作為高校日常管理的一項重要工作，檔案管理的水平也是高校管理工作水平的真實體現(xiàn)，其為高校各項工作提供檔案信息服務(wù)，進而在高校建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮積極作用。新時期，創(chuàng)新高校檔案管理工作已迫在眉睫。

一、樹立科學(xué)發(fā)展的觀念

若要創(chuàng)新檔案管理工作，就必須轉(zhuǎn)變觀念，否者難以實行。檔案管理要堅持“以人為本”的理念，將廣大師生的全面發(fā)展作為工作核心，把促進教師教育水平、提高學(xué)生整體素質(zhì)作為最高目標(biāo)。樹立全面發(fā)展的檔案管理工作理念，學(xué)校檔案建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一各職能部門與二級院系的檔案建設(shè)，全面發(fā)展檔案工作。加強全校師生的檔案意識，使檔案管理工作“到處開花”。樹立協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案管理工作理念，既要對學(xué)校重要教學(xué)科研工作予以重視，也不可將檔案管理工作忽略，要對各項工作的發(fā)展進行協(xié)調(diào)，以更好地為高校各項工作的開展服務(wù)。

二、對各項管理機制予以積極創(chuàng)新

高校檔案管理工作若要與時代相貼近、同學(xué)校發(fā)展相一致、與師生需要相符合，就必須從陳舊的規(guī)章制度中突破出來，對落后的管理方法予以改進創(chuàng)新。檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，營造良好的氛圍，積極開展創(chuàng)新活動，增強自身創(chuàng)新意識，在管理人員探索新方法、新技術(shù)的過程中給予大力支持，以將其積極性與創(chuàng)造性調(diào)動起來。

在管理機制上，立足于崗位責(zé)任制，制定量化管理標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置予以建立健全，其中也包括用人制度、獎勵制度等，在檔案管理內(nèi)部工作中引入競爭性的激勵機制，使之充滿活力；在完善制度上，將時代特點與要求結(jié)合起來，強化保密制度，建立嚴(yán)格的借閱制度，落實績效考核責(zé)任制度。除此之外，由于諸多高校在記錄和管理學(xué)生檔案方面，內(nèi)容僅涉及學(xué)生的政治、學(xué)習(xí)與行為表現(xiàn)，未體現(xiàn)學(xué)生的動態(tài)表現(xiàn)，因此高校應(yīng)適當(dāng)增加其它相關(guān)信息內(nèi)容，如職業(yè)能力考核、心理健康狀況等。

三、推動高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展

新時期，高校檔案管理工作應(yīng)努力和社會技術(shù)發(fā)展相同步，盡可能滿足社會信息需求，借助信息技術(shù)改造高校檔案管理工作，使之逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化發(fā)展。而在這一過程中，高校檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新與發(fā)展需對以下幾個方面的內(nèi)容予以重點關(guān)注：

一是要重視對計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。通過將計算機技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，可實現(xiàn)對檔案信息收集、整理、鑒定、保管等工作的一體化管理，而在一體化管理過程中，高校檔案資料信息也可多次利用，這就極大地提升了高校檔案立卷效率與管理質(zhì)量。而為了方便通過計算機和網(wǎng)絡(luò)傳輸高校檔案資料，高校檔案管理工作者就需要以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，并利用信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建來使檔案管理中的檢索更加便捷、存儲密集度更高，進而推動高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二是進一步加快高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。若要對檔案資料信息施以網(wǎng)絡(luò)化與智能化管理，就必須要保證高校檔案管理工作中資料信息處理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。就目前大多數(shù)高校的檔案管理工作而言，其標(biāo)準(zhǔn)化工作需完善的地方還很多。比如，雖然在高校檔案管理工作中，諸如檔案標(biāo)引、著錄和統(tǒng)計方面均可參考國家標(biāo)準(zhǔn)，但在具體工作實踐中，這些標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和執(zhí)行度卻較低。而在現(xiàn)代檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)方面，檔案信息在格式、載體、轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)以及軟硬件設(shè)備上標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，這便對高校之間共享檔案資料造成制約。可以看出，加快高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)非常有必要。鑒于此，高校檔案管理工作就必須嚴(yán)格遵循現(xiàn)行的國家標(biāo)準(zhǔn)，堅決予以貫徹落實，同時還需將高校實際情況和實際需求結(jié)合起來，構(gòu)建地方性統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，助力高校建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫，加工檔案資料信息，為共享檔案資料信息提供更好的支持。

四、全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)是創(chuàng)新檔案管理工作的關(guān)鍵所在，為此高校的領(lǐng)導(dǎo)層需將關(guān)注重點放在高素質(zhì)信息化檔案管理隊伍的建設(shè)上。在聘請檔案管理人員時著重對其綜合素質(zhì)進行考察，在看其是否知曉怎樣開展檔案管理工作的同時，還要看其能否熟練運用計算機等信息技術(shù)。其次，因為檔案管理工作帶有一定的隱秘性，所有檔案管理人員的思想政治素質(zhì)一定要過硬，以切實保障檔案的完整性、真實性與安全性。學(xué)校應(yīng)定期組織一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，以讓管理人員的法治觀念進一步增強，提高保密意識，同時對《保密法》和相關(guān)的法規(guī)制度做到爛熟于心，增強工作責(zé)任心。另外，一定的創(chuàng)新意識也是檔案管理人員所不可缺少的，要與時代發(fā)展保持同步并和其它管理人員一起完成檔案管理工作。

五、結(jié)語

總而言之，高校檔案管理這一工作需要不斷探索、不斷進步，各高校與檔案管理工作者應(yīng)同時代發(fā)展的步伐保持同步，在實際工作中切實將科學(xué)發(fā)展觀體現(xiàn)出來，對自身發(fā)展過程中存在的各種問題有充分認(rèn)識，清楚把握高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，讓檔案管理實現(xiàn)全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。

【參考文獻】

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