完善社會保險檔案管理 促進社會和諧發展

王佳

【摘要】本文論述了社會保險檔案的歸檔范圍，分析了社會保險檔案管理存在的問題，提出了加強社會保險檔案管理的合理化建議。

【關鍵詞】社會保險；檔案管理；社會和諧發展

近年來，我國社會保險事業發展迅速，這些社會保險檔案真實地記錄社會保險制度從開始建立到逐步完善的過程。隨著參保人數的增加，社會保險檔案數量也日益增長，給社會保險的管理工作人員帶來了挑戰。所以，建設和諧社會，更好地完善社會保險檔案的管理工作勢在必行。

一、社會保險檔案的含義

社會保險檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個機關、各社會團體、企業、事業單位為員工辦理社會保險、醫療保險、生育保險、工傷保險和失業救濟保險等各類保險項目過程中形成的記載各個員工參加各項保險統籌繳費多少、時間長短、計發養老待遇、因工作變動而至保險統籌關系轉變等情況，具有實際工作查考的檔案材料。

二、社會保險檔案的歸檔范圍

（一）政策依據類。國家和地方出臺的社會保險制度以及相應的政策法規，社會保險繳費、經辦機構和待遇支付辦法方面的規范性文件。

（二）業務憑證類。各種社會保險費用的繳費憑證、扣費憑證、轉接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報銷憑證和理賠給付憑證等。

（三）結算賬卡類。各類社會保險費用繳費花名冊、參保人員的保險手冊支用給付賬冊、單位各項社會保險費用管理手冊、匯繳賬冊以及保險統籌關系轉接清手冊、職工各項保險管理卡片和轉接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊等都應統一立卷，做到人手一份社會保險檔案案卷。

（四）電子檔案類。社會保險工作實現辦公自動化和以后形成的各種信息和數字檔案等。

（五）統計報表類。支用給付統計表、參保人員工資變動情況統計審核表和各類社會保險費用匯繳統計表等。

（六）離退休人員的社會化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。

三、社會保險檔案管理存在的問題

（一）社會保險檔案的管理制度不夠規范。目前，從我國社會保險檔案管理狀況來說，各地的社會保險經辦機構能夠按照國家檔案管理的有關規定管理的并不是很多，由于各個地方的社會保險存在一定的差異性，更沒有統一的社會保險檔案管理的文件，所以各個地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應用和管理上有很大差別。

（二）社會保險檔案的管理意識不強。社會保險檔案的管理意識薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因為對社會保險檔案管理工作的認識缺乏，很多社會保險經辦機構單方面注重資金投入和社會保險工作的領導，最終輕視了對其技術支持和資金支持，所以，使社會保險檔案管理工作增加了難度，社會保險檔案的管理的工作效率大大降低。

（三）社會保險檔案管理的工作人員難以落實。對于不健全的社會保險部門檔案機構，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經過培訓，使社會保險檔案的質量受到嚴重的影響。

（四）社會保險檔案管理條件不合格。因為沒有專門的場地，缺少管理經費，所以社會保險經辦機構對社會保險檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會保險檔案只好讓經辦人自己保管，使社會保險檔案存在很多不安全因素，對日常經辦工作帶來諸多困難。

（五）社會保險檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計算機技術迅速發展，很多社會保險管理部門在工作中逐漸的使用信息技術，但是由于設備、資金、專業技術人員等限制，社會保險檔案管理的信息化難以實現，很多社會保險機構都是采用紙質材料，所以社會保險查詢訪問的難度大大的增加，容易造成社會保險檔案資料的丟失。

四、社會保險檔案管理的合理化建議

（一）加強業務能力，實現社會保險檔案管理的系列化和規范化。社會保險業務具有涉及面廣、專業性突出、政策性強和工作量大等特點，所以，社會保險檔案管理要合理布局、統一規劃、分步實施，制定出規范的社會保險檔案管理業務，使社會保險檔案業務工作有依據可查，把工作的總體目標納入到相關人員，有計劃、有監督、有懲罰地進行。

（二）社會保險檔案管理要立卷整理。對于紙質檔案，根據檔案的形成規律和特點，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進行整理和分類。對于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規范入檔。

（三）社會保險檔案管理人員整體專業水平要提高。社會保險檔案管理人員的業務水平低，社會保險部門要引進檔案專業人才和對現有的管理人員進行培訓，使社會保險經辦機構整體素質得到提高，實現社會保險檔案管理規范化、精細化和標準化。

（四）建立合理的檔案管理制度。針對管理工作的現狀，應該建立標準化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強完善社會保險檔案管理工作制度

五、結語

在我國保險事業飛速發展的今天，加強社會保險檔案管理工作是極其重要的，因此，加強基礎設施建設、建立合理的社會保險檔案管理規劃、培養社會保險檔案管理意識和完善社會保險檔案管理制度等方面工作，對于促進社會和諧與穩定發展具有極其重要的意義。

【參考文獻】

[1]郝鎮.檔案管理工作在城鄉居民社會養老保險的實施[J].卷宗，2016（11）：43.

[2]鄭秀華.社保檔案現代化管理探究[J].中國管理信息化，2015，18（24）：203-204.

[3]王占偉.社會保險檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理，2015（4）：88-89.