檔案管理“雙軌制”變“單軌制”的探究

賴宇凌

【摘要】在信息時代，從手工圖板繪圖到CAD二維平面設計，再到今天的Revit三維設計，每一次都是設計質量和速度的飛躍。如何利用現代化的高科技來提高檔案的利用率，來提高檔案管理者的技術水平，是推動檔案管理“雙軌制”向“單軌制”的必然轉變。

【關鍵詞】單軌制；檔案管理；信息技術

進入21世紀，檔案管理隨著科學的發展和信息時代的到來發生著極大的變化，檔案學術界一直在關注和討論傳統紙質檔案的將來和電子檔案的發展趨勢。目前大部分檔案管理處于紙質檔案和電子檔案共存的狀態，這就是檔案的“雙軌制”。管理部門應對電子文件與電子檔案的概念予以區分，明確電子文件歸檔責任，加強對前端控制結果的包容性，以維護電子檔案真實性為核心職責，同時強化對電子檔案的“維護性”管理，檔案管理應從雙套制管理轉向電子檔案單套制歸檔與單軌制管理。

一、檔案管理“雙軌制”轉變的意義

檔案管理的“雙軌制”是指紙質檔案和電子檔案同時存在。在整個設計過程中形成的文檔在歸檔時，同時把紙質檔案和電子文件一并交給檔案室。檔案人員要對兩套檔案同時進行復核驗收。首先紙質檔案是最基礎和最原始的。管理者要對紙質檔案進行系統和專業的管理。其次是離開傳統的紙質檔案管理，研究出一種符合現代信息化的電子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更為關鍵的一點則是隨著信息時代的不斷更新變化，紙質和電子兩種方式共同存在性存在相對的重復和繁瑣，最終將會演變為單一的單軌制管理。

二、紙質檔案和電子檔案的差異

紙質檔案是以紙質為記錄載體的檔案。電子檔案是通過計算機技術形成的，所謂數字文件在物理形態上都是電子文件，都是通過0.1形式存在，存儲于特定的介質（例如光盤、磁帶、磁盤）的檔案。因此電子檔案和紙質檔案都有著自己不能替換的優點，同時也有很多差異。

第一，檔案的體積。紙質檔案體積大，要占很大的存儲空間。電子檔案容量超大，體積小，能夠節約很大的空間，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考慮的因素。

第二，檔案的原始性和憑證作用。紙質文件的內容與載體是不能分離的，文字、圖表、印章及簽署等等都附在載體上，任何人都難于篡改，因此傳統檔案具有原始性和憑證的作用。而電子文件內容沒有特定的載體，是可以復制、修改、粘貼、剪切的，在傳輸的過程中人為篡改不留痕跡，任何人都難于辨認其真假。在法律上紙質文件優于電子文件，就算是原始的電子文件其憑證作用在法律上未必會認定其真實性。

第三，檔案內容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破壞和網絡本身存在的各種缺陷，常常會造成信息內容的不安全，所以在公共網絡發布的檔案信息是不重要和利用價值不高的。權威性強、保密性好的檔案用紙質檔案文本的方式提供服務或者只是在網絡上提供目錄服務。紙質檔案利用起來不方便，可操作性較差。電子檔案利用起來方便快捷，利用者直接可以在計算機上對電子文件進行統計分析利用，馬上可以進行復制，打印傳輸，快速滿足利用者的需求。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限時間地點，只要有一臺聯網的電腦就可以利用開放的檔案。同時還可以多人同時訪問同一個電子檔案，實現資源共享。這些都是紙質檔案做不到的。

所以電子檔案和紙質檔案都有各自的優缺點，相互不能取代，只能發揮各自的優點，取長補短，有機結合，這樣就產生了檔案管理的“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問題

我單位從2010年就開始檔案信息化工作，對利用率較低的歷史檔案全文掃描電子化，將原有的實體檔案降級保管。2000年前的工程設計檔案全部掃描及并上傳檔案信息庫，設計人員實現了用檔不出門，檔案人員管檔不用筆。全院的合同文件通過掃描實現電子化，管理系統權限設置，供全院經營管理人員利用。

隨著業務的擴展，辦公自動化的快速普及和無紙化設計的全面推開，我院與現代化技術接軌，實現CAD電子文檔操作。隨著電子文件的成倍增長，相應的紙質文件大量產生，在實際操作中也存在了眾多問題：一份紙質檔案同時對應多個版本的電子文件，有些紙質檔案又沒有對應的電子文件，又或出現電子軟件不兼容或其他軟件原因造成圖紙與電子版不符的情況，往往在實際工作中因為諸多客觀因素造成了圖紙與電子版不符，這就是“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情況下：我單位每年新出圖歸檔為11萬張左右，調曬圖紙為20萬張左右，掃描圖紙7萬張，作廢圖紙1萬張左右，修改圖紙2000張左右。這些工作是龐大的。特別是作廢圖紙要仔細認真，每一張圖紙都要經過3人3次復核檢查確保準確再進行替換最后蓋章作廢。掃描工作也相當繁重，由于條型碼打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工輸入。由于圖紙圖號的唯一性，有些項目拖延時間較長，設計人員往往忘記以前出過圖紙，導致圖號重復或者打印錯誤，使得有問題的圖紙沒能正常入庫歸檔，為正常檔案管理帶來很大的困難。

為了解決“雙軌制”的預算與沖突以及以上工作的麻煩，也為了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基礎設施工程設計圖紙應當全部利用數字化和白圖交付”的要求。我們經過一年多的研究考查，結合總院的檔案信息化建設要求，在CMS項目管理的基礎上，建立了一套基于CAD運用的文件級協同設計平臺。在完善圖檔電子數據庫的同時，形成工程檔案協同管理平臺，最終全面實現圖紙數字化管理交付模式，以替代傳統管理和利用方式，即“單軌制”。

四、檔案管理“單軌制”執行深度

單軌制系統流程介紹：設計人員在CAD協同平臺個人工作區域進行設計或可直接上傳圖紙，設計完成，選擇dwg文件發起簽名確認流程，勾選出圖用圖，會簽，注冊章加蓋后由專業負責人審核，通過后發給本專業所有參與者確認。所有角色通過后由經營部審批，通過后，系統接受電子文件及簽章相關信息，自動拆分為一個dwg文件一張圖，并批量加蓋電子簽名和印章，自動轉化為PDF格式，該PDF圖紙保存至個人工作目錄區，由設計預覽圖紙打印樣式無誤后，選擇圖紙發起直接歸檔或出版歸檔流程。經檔案室驗收電子圖紙后，由項目負責人審批是否允許出版，通過后由后勤部文印室選擇文印公司進行出版，成品制作完成，予以交付，簽收完畢，流程辦結。

CAD協同設計平臺從2016年5月9日試運行到11月9日，總共出圖為55345張。CAD平臺的主要優勢：

1.沒有實體的圖紙，不需要庫房了，不存在保管圖紙的各種要求了。同時也延長了圖紙壽命，最大化地通過電子版保存圖紙，供后期工作人員追溯查閱。

2.標準化：每一張圖紙都有固定的格式，統一的版面、圖框和字體。圖紙的唯一性也實現了，所有的圖號都是系統生成，不存在重復和錯誤。同時也對電子化進行了優化，確保不會出現圖號重復和版次的混亂?？梢员ＷC曬出來的圖紙是最新版次。電子化的操作大大減少了人力物力，杜絕了因曬錯圖紙造成的資源浪費。

3.簽名的真實性：系統化操作，所有人員的操作流程一體化，對于賬號和密碼實行一對一責任制，出現問題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動，嚴格控制檔案的真實性和完整性。

4.方便快捷，高效率：設計人員調用圖紙進行操作，只需電子化一條龍程序。不再受地域、時間等約束。檔案管理人員在清點圖紙時，只需電子化操作，去除了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作量被簡化到幾小時內完成，節約了人力資本與時間。

5.員工替換交接安全快速。由于行業的特殊性，導致從事該工作的人員流動性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動所帶來的一系列問題。確保檔案的真實、完整，后續交接人員工作的完整性以及全面性。

五、檔案管理“單軌制”普及化

隨著社會信息化進程的加快，數字化信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略性資源。信息技術的高速發展和應用使信息產業成為國民經濟中最具活力的支柱性產業之一，大量數字化信息資源的產生促使檔案信息化建設提上日程，不僅給檔案工作帶來了新的契機，而且伴隨著信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題，即檔案信息化建設。

為確保數字化檔案的質量，檔案數字化工作必須遵循“使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享”，檔案管理“單軌制”需遵守以下要求：

1.標準化：“所有數字化的檔案信息必須按照規定的文件格式、技術模式和工作標準進行數字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標準”，只有標準化的基礎上開展檔案信息數字化，才能確保數字檔案信息的通用性。

2.安全性：在開始數字化處理工作前必須合理設計工作流程，工作中嚴格按照操作規程執行，把數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數字化工作安全有序地開展。

3.技術性：鑒于設計人員的年齡階段不一樣，對信息技術電子化的掌握程度不一，故所有數字化檔案信息上崗人員都必須進行系統化的培訓，確保在操作過程中不會出現技術性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實性、完整性、有效性。

4.優化性：隨著電子化單軌道的普遍應用，需根據檔案建設管理類目進行軟件優化，確保在不同的工程需求下，滿足項目需求。

我司是國家級的甲級設計院，市場面對全世界，我們的CAD協同設計平臺不能與其他單位電腦系統形成對接。尤其是軌道設計部門，往往會涉及到幾個設計院一起進行共同設計，每一張圖紙都要相互會簽，為了配合總體會簽，現階段我們仍舊執行“雙軌制”，直接打印紙質圖紙，把紙質圖紙拿去評審會簽后，再把簽字齊全的完整版圖紙提交到檔案室，檔案管理人員把圖紙掃描上傳形成電子檔案，紙質的圖紙再入庫保管。所以現在不可能真正做到無紙化的“單軌制”。但隨著檔案操作制度的不斷完善以及市場趨勢的必然性，我司的檔案管理必然會歸于單軌制。

六、結語

目前的電子文件無論從法律保障還是從安全性角度而言，還不能完全取代紙質文件，人們依然存在著對紙質檔案的心理依賴和對電子文件的不確信感，紙質文件和電子文件不可避免地在一段時間內相依共存。隨著信息系統在各類機構的業務管理中比例的不斷提高，文件的檔案化管理也將會從雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但這也是一個需要長期改進的過程，逐漸消除人們腦海中固有的檔案思維。

【參考文獻】

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