基層地質檔案管理的實踐策略探討

何興

【摘要】地質檔案涉及到國土測繪、儲量等數據，管理方面保密要求高。基層地質檔案管理中存在諸多問題，影響到檔案的安全性和完整性。基層地質檔案管理人員在地質檔案管理工作中，應積極采取相應的策略加強地質檔案管理，提高管理水平。

【關鍵詞】基層；地質檔案；管理策略

地質檔案中包含了地質測繪的相關數據，涉及到國土安全問題，管理中保密要求高。因此，管理人員在地質檔案管理中責任重大。而基層地質檔案管理中存在很多問題，影響到地質檔案的完整性和安全性。因此，地質檔案管理人員應積極面對當前基層地質檔案管理中存在的問題，探究有效的管理策略。現結合筆者工作經驗，簡要分析基層地質檔案管理現狀中存在的問題，并探究相關解決問題的方法。

一、基層地質檔案管理存在的問題

（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。

（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。

（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。

（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于涉密文件與非涉密文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。

二、基層地質檔案管理策略分析

（一）做好地質檔案匯交工作。以往地質檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強涉密地質檔案的管理。由于地質資料中涉密的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。涉密的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非涉密資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于涉密的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。

（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、涉密情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險

（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的涉密情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。

（六）構建完善的防抵賴機制。防抵賴機制主要是對借閱地質檔案的技術人員起到威懾的作用，防止出現泄密事件。盡管借閱人員與檔案管理部門須簽訂保密協議，但泄密事件依然發生，因此，必須要有完善的防抵賴機制，不僅能夠防止出現泄密事件，也有利于在出現泄密事件后進行追查。目前最常用的防抵賴機制是采用數字水印技術，也就是在檔案中嵌入水印信息，其內容包括借閱人的姓名、登記信息、用途等等。數字水印具有識別性高、魯棒性、隱蔽性的特點。嵌入數字水印的地質資料在經過調色、扭曲、剪切等操作處理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借閱人員去除水印信息，進而做出泄密的行為。因此，在地質檔案中利用數字水印技術，能夠有效防止泄密事件，一旦出現泄密事件，可以直接追查到泄密的人員，追究其法律責任。

三、結束語

在地質檔案的管理過程中，檔案管理人員應充分認識到地質檔案的涉密問題。一方面，檔案管理人員要從自身做起，提高個人的業務能力，做好地質檔案的整理、保管、借閱等工作，保證地質檔案的完整性。另一方面，管理人員要加強保密意識，嚴格把控地質檔案管理工作中相關安全措施的實施情況，如按要求落實防抵賴機制等，以確保地質檔案的安全性。地質檔案的完整性和安全性一直都是地質檔案管理工作中的重點，也是難點，需要地質檔案管理人員不斷尋找有效的管理措施，提高管理水平。

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