事業單位文書檔案的規范化管理

和煒

【摘要】事業單位作為我國主要的社會服務性部門，其工作效率與人們的生活息息相關，其中文書檔案管理工作在事業單位日常管理中占有重要的比重，提升文書檔案管理工作的效率和質量對于保障服務質量、提升人們的生活水平具有至關重要的作用，也是事業單位管理者所關心的焦點問題之一。本文在前人研究的基礎上對事業單位文書檔案管理中存在的主要問題進行了系統的研究，并有針對性地提出了合理的解決策略，旨在進一步提升事業單位工作質量，促進社會的和諧發展。

【關鍵詞】事業單位；文書檔案；管理質量；規范化

在我國經濟社會高速發展的今天，對事業單位的改革工作已經引起了社會各界的廣泛重視，因為事業單位作為主要的社會服務型機構，在民眾日常生活中占有重要的地位。事業單位通常來說業務覆蓋面積廣、書面資料繁多，因此文案管理工作的實際開展效率在很大程度上決定了事業單位的服務水平和工作質量，也與民眾對政府部門的滿意度息息相關。因此通過多種手段提升事業單位文書檔案管理的規范性和科學性在促進社會和諧發展方面發揮著重要的作用。

一、我國當前事業單位文書檔案管理工作的開展現狀

（一）文書檔案未實現集中管理。當前事業單位文書檔案管理中存在的首要問題就是沒有實現檔案的集中管理，相應的檔案由對口部門集中處理，各部門之間的聯系不暢，檔案管理效率底下。以某地事業單位的檔案管理工作為例，該事業單位共有13個下屬事業單位，每個事業單位都有一個檔案室，分管醫療檔案、養老保險檔案、大學生檔案、勞動監督檔案等，由于我國人口基數非常龐大，所涉及到的工作量和工作范圍都極為龐雜，如就業檔案管理處掌管著全市7萬份事業檔案，其他的就業檔案更是數不勝數，因此工作量非常龐大，需要更多更加專業的人才從事該工作。另外，各部門之間沒有建立統一的共享機制，且各部門之間由于職能、對象等不同，相互之間的交流互動不強，工作效率也無法令人滿意。

（二）庫房分散、檔案存儲成本過高。上面已經提到，我國人口基數較大，相應的各類文書檔案數量也十分龐大，這就需要更多的庫房檔案進行存放。縱觀我國各地事業單位檔案存儲現狀，所有的檔案被分散存儲在幾個不同的倉庫中，且由于檔案的材質對存儲環境有較為嚴苛的要求，各個存儲倉庫都安裝有空調、電腦、空氣干燥機以及其他必備的辦公用品，造成了資源浪費，也使得存儲成本持續居高不下。另外，由于一些事業單位的建筑面積有限，沒有充足的庫房用于存儲檔案，只能向外界租賃，無疑又增加了存儲成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒有嚴格按照管理制度進行檔案的分類管理工作，往往會造成一些關鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂。

（三）文書檔案管理人員不足、人才素質不強。事業單位文書檔案管理工作的復雜性和專業性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專業素質和檔案管理技術，也對其組織能力、協調能力和綜合實踐能力提出了更高的要求。反觀我國各地區的事業單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要應對其他各種日常瑣碎事務，沒有充足的精力投入檔案管理工作，很多需要在一定時間內完成的工作中都需要突擊完成，難免會忙中出錯，甚至會給民眾帶來切身的利益傷害。一些工作人員的專業素質不強，很多需要分類歸檔、存儲并建立統一的檔案目錄的檔案沒有落到實處，工作中效率無法令民眾滿意。

（四）文案檔案管理模式落后。目前很多事業單位的文案管理模式中存在一定的問題，這就在根本上限制了文案管理工作的進一步發展。當前計算機技術與數字檔案管理技術已經應用到了社會的各個領域，但是事業單位文書檔案管理工作還沒有真正實現數字化和自動化，檔案管理質量不能滿足社會經濟技術的發展要求，也進一步影響了服務質量。即使實現了文書檔案管理中引進數字技術和計算機技術的事業單位，其在實際管理中也存在諸多不合理之處，沒有根據本部門的工作性質和文書檔案管理的特點開發個性化的軟件掛管理系統，仍然沿用已經淘汰的技術和設備，甚至一些事業單位購置的計算機檔案管理系統被閑置，仍然沿用傳統的人工管理模式，使得文書檔案管理具有一定的封閉性，長此以往必然不利于檔案管理工作的長久發展。

二、提升事業單位文書檔案管理水平的有效建議

（一）提起對文書檔案管理工作的高度重視。大量的分析取證表明，造成事業單位文書檔案管理工作效率和質量低下的一個根本原因就是相關領導者缺乏對該工作的高度重視。凡是成績突出、進展順利的工作無不與領導的重視與關心息息相關，文書檔案管理工作也不例外。因此事業單位檔案管理部門領導應該首先從自身角度出發，端正工作態度，擺正工作方法，充分認識到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統的工作理念與工作態度，將完成檔案管理工作與服務大眾緊密聯系起來，并要求下級工作人員努力完成本職工作，做到身先士卒。另外，還應該加強對檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會都認識到檔案管理工作的重要性，同時積極向上級領導部門和財政部門申請，爭取更多的政策和財務支持，切實解決好檔案管理工作中人員匱乏、資金短缺、檔案管理混亂、人員責任心不強的問題，爭取早日建立一個綜合性的、性能更加完備的、工作效率更高的大型綜合檔案室。

（二）落實基本政策。如果說領導重視是前提，那么落實基本政策就是核心與保障。首先，事業單位要從完善人員配置入手，編制部門要根據不同部門的工作性質與工作強度合理分配不同工作能力和數量的人員參與檔案管理工作，明確分工，落實責任終身制度。其次，要努力實現公共資源的共享。事業單位檔案科下屬的工作單位眾多，若每個單位都配置同樣的一套辦公設備、檔案用具及檔案信息系統，必將造成檔案管理資源的極大浪費。因此必須將這些資源進行統籌規劃，建立完善的辦公用品共享系統，合理配置辦公設備、避免出現資源浪費的問題。最后，應該逐步實現檔案管理系統的更新換代，增強檔案管理的效率性、安全性以及系統性。事業單位要設置專項資金用于引進國內外先進的數字化管理系統，逐步淘汰舊有的以紙質檔案為主的檔案系統，建立更加完備的社會保障檔案管理體系。

（三）逐步完善檔案管理制度。一套科學、合理的文書檔案管理制度是保障檔案管理工作高效開展的關鍵。一方面，事業單位要針對當前文書檔案管理工作中存在的主要問題進行系統的探究，針對其中不合理之處出臺合理的整改措施，逐步彌補文書檔案管理制度中的漏洞，從而在制度上規范文書檔案管理工作的高效運行。另一方面，要大力加強工作人員的工作能力和綜合素質，提升其專業能力，并定期對檔案管理人員進行技能培訓，提升其對于數字檔案管理工作的認識和實際操作能力，并加強工作人員的保密意識，定期對檔案管理人員的工作能力和業務表現進行評測，并逐步完善獎罰機制，促使文書檔案管理走向規范化和正規化。

三、結束語

綜上所述，作為事業單位日常管理工作中的重要內容，文書檔案管理工作的實施質量在很大程度上決定了事業單位的實際運行效率以及服務質量，提升文書檔案管理質量在經濟社會高速發展的大背景下具有重要的現實意義。事業單位相關主管部門應該立足于本單位文書檔案管理現狀積極開展檔案管理制度的改革，加強文書檔案管理的信息化和科學化建設，并注重提升管理人員的綜合素質，通過多種手段促進文書檔案管理工作的發展。

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