特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理

賴雪霞

【摘要】隨著社會的不斷發展，人們對特種設備的需求與關注度也越來越高。但傳統檔案管理思想中存在著一些弊端，工作人員認為它只是單一的統計和記錄方式，并不需要過多的技巧和經驗。所以，在執行階段并沒有給予其過多的重視，使得數據測量和記錄存在偏差，引起后續實施的不便。因此，本文從特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題入手，對主要方式進行研究。

【關鍵詞】特種設備；檢驗檢測；檔案管理

特種設備檔案管理工作主要是指根據設備的種類與特點進行的文字、圖片整理方式。管理者可以從檔案中一目了然地對各類設備進行深入化理解，并作出基本的活動判斷。同時，單位對相關人員也有著一定的要求。例如：特種設備檢驗數據要精確地表示出來、管理方法不得混亂，要有一定的對應性等等。從這個角度來看，特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理勢在必行。

一、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至會出現松懈的情況。從本質上來講，此工作的重點主要體現在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關人員不僅要掌握現代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產的有效性。但現實的情況恰恰相反，工作人員片面地認為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業務管理都不應該計算在內。

（二）領導的重視程度不夠。領導的重視程度不夠主要表現在以下幾個方面：第一，相關負責人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當的便利，使他們在數據采集、特種設備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務進行規劃，實現工作程序的統一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續方案的設定與實施。第三，少數的領導認為，特種設備的檔案管理工作是根據設備檢測明細中合格證書內容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術支持，對統計數據進行分析。因此，在相關資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。

（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現得當性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協商或者催促，使得一些特種設備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當，當數據記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現了缺失。

二、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理

（一）提高檔案分類管理的認識與責任感。特種設備檔案管理的認識與責任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應該轉變傳統理念，以服務為宗旨，以特種設備的不同類型劃分為主要目標，將維修改造、使用年限、產品參數、生產廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設備的日常狀態都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結為主，對其中發現的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認真負責的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。

（二）建立完善的特種設備檔案管理工作。完善的特種設備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協調記錄與核準方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現工作體制的有效性。第一，每一個特種設備都要登記在案。管理人員要根據其編號進行排序，并適當調整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執行者要建立一個excel表格，將設備管理中的對應事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預覽、復制和外借方面予以創新。例如：可以在本單位的官網上設定一個OA軟件。每個特種設備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設備的號碼進行預覽。在借出和歸還方面，內部人員要攜帶上級負責人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統中輸入，程序會進行自動提醒。當借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現了此種情況，要及時向上級匯報。

（三）建立嚴格的績效考核制度。特種設備檢驗檢測機構的管理者應該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質。第一，要聘請專業的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓。例如：指導人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓。在理論方面，主要講解一些檔案的統一管理方式。在實踐方面，帶領工作人員“走出去”，讓他們去其他地區與單位進行業務觀摩，學習別人的長處，改進自身的管理技術。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經驗總結為主，看工作人員是否按照記錄的標準和要求將設備運行維護和事故處理等內容具體化?？傮w來說，管理者對兩部分成績進行統一設定，對連續兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經濟懲罰。

三、特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的有效性

第一，優化檔案監督與交接工作。特種設備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設備的種類設定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據具體的明細進行裝訂或查詢，提升了工作速度。

四、結語

綜上所述，本文從三方面入手。第一，對特種設備檢驗檢測機構檔案分類管理的問題進行分析。第二，闡述了檔案管理的主要措施。第三，對管理的有效性進行研究。從而得出：檔案分類管理工作在特種設備檢驗檢測機構中至關重要。因此，管理人員要提高對工作的重視程度，定期召開例會進行宣傳，完善內部秩序。同時，工作者也要以技能的提升為標準，促進檔案安全，為分類質量的增強奠定基礎。

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