檔案利用和檔案價值分析

岳建文

【摘要】隨著經濟的不斷發展，經濟生活和社會生活都將有很多信息需要保存，這就涉及到檔案。檔案所保存的信息具有時效性、專一性以及地域性等等，這些特性讓檔案充分發揮了其經濟效益和社會效益。檔案是含有歷史價值的社會記錄。在本文中，筆者對如何利用檔案以及檔案所存在的價值進行了分析和探討，希望能夠促進檔案工作的進步，進一步優化檔案管理效果，提高檔案的利用率。

【關鍵詞】檔案利用；檔案價值

檔案是在人類的社會活動中形成的信息記錄，其能夠直接反映出人類的生產活動，表現出人類的思維方式，將結果以文字、圖表和聲像等形式表現出來。檔案記錄著一件事情完整的發生過程，能夠給后來的人們提供借鑒和憑證，幫助人們找到處理事件的依據，人們在使用檔案時一般查找的是其中所描述的過程和結果。

檔案反映人類社會發展的過程，記錄了關于社會的林林總總，具有社會性。檔案的性質是記錄當期歷史，在時代的變遷中不具備現實效應，這就意味著檔案具備歷史性。檔案的價值一般是檔案的憑證價值和情報價值，如何讓這些價值更好地發揮就是檔案的利用，而這就是檔案的利用價值，所以檔案的利用與檔案的價值兩者是相互的，兩者需要相互支撐，共同協調促進檔案的發展和更新。

一、檔案的價值

（一）檔案的憑證價值。檔案的憑證價值是檔案中最重要的價值，它是結合歷史的依據所形成的，所具有的價值更高。檔案的憑證價值記錄著歷史實物的特性，給現代社會提供著更加寶貴的價值，但是，隨著社會的不斷發展，許多的檔案管理者感受到檔案的憑證價值不利于現在社會的利用，難以給社會經濟提供較好的支持。檔案憑證價值不利于利用主要有以下幾個方面：

1.時效性。檔案的憑證價值就是將過去的歷史信息進行匯總、歸類，隨著時間的推移，檔案所具有的憑證價值也在不斷減少。比如在房屋權、土地權的使用上，隨著使用者的過世，這些使用權所呈現出來的檔案憑證價值就沒有了效益，所具有的價值也不多了，因此，這些檔案的憑證價值也隨之消失了。所以，檔案的憑證價值在某一段時間內有著一定的利用效果，它所具有的時效性導致了檔案的憑證價值變小。

2.專一性。檔案的憑證價值所體現出來的專一性主要是指檔案的使用者和有關價值的檔案是一對一的，即檔案的憑證價值只對和它有關的人或者事起著價值作用，對于不相干的人不起憑證價值作用。檔案的憑證價值所具有的專一性導致了檔案數量的增多，這樣只會增加檔案管理者的檔案管理工作，同時又不能較好地發揮檔案的憑證價值。

3.區域性。檔案的憑證價值是針對于某一個區域的，即A地的檔案就不對B地產生憑證價值，所以檔案的憑證價值所具有的區域性極強。對于一些異地的人來說就非常不方便，他們去到另外一個區域，當地沒有他們所擁有的檔案，發揮不了檔案的憑證價值，因此，在現在這個信息發達的社會，這樣的檔案利用方式難以得到保留。

4.一次性。檔案是方便權益受到侵犯時所查看的，因此檔案的憑證價值一般是具有一次性的?？傊瑱n案的憑證價值所具有的這些不利因素，都會制約檔案憑證價值的發展，限制了檔案的利用。

（二）檔案的情報價值。檔案的情報價值又稱為檔案的參考價值以及作用。檔案之所以具有較強的作用，就是因為它具有較強的情報作用，使用者可以參考檔案上所給出的作用和價值充分地做好工作，因此檔案對于使用者來說是一種重要的信息資源。隨著社會經濟的不斷進步，檔案的情報價值逐漸發生了轉移，將其轉移到了報紙報刊上、書籍中、網頁信息中等等，這樣的轉移只會導致檔案的情報價值利用率下降，對檔案的情報價值的提升沒有任何的推動作用。無論是在過去還是現在以及未來，檔案的存在方式都將是紙質的形式，過于的網絡化只會導致檔案的情報價值降低，最終影響檔案價值的利用。隨著網絡化的不斷推進，政府也在不斷推動檔案向著信息化、網絡化方向發展，許多的檔案逐漸轉移到了網站上，檔案情報價值轉移速度在不斷加快，其本身的價值卻在不斷降低。

二、對于檔案價值的保護

隨著社會信息的不斷涌入，檔案在朝著信息化發展的過程中，不僅僅需要一些網絡化的檔案管理形式，也需要一些實物檔案，即紙質化的檔案形式。檔案的憑證價值和情報價值隨著時間的推進所體現出來的價值也不斷在降低，這都需要檔案管理人員進一步進行保護，提升檔案價值，提高檔案的利用率。在現在社會中，對于檔案價值的保護可以分為網絡信息化保護和實物檔案保護，網絡信息化保護就是利用現有的檔案數字化信息系統進行檔案信息的歸類，在查詢和利用檔案時可以更加方便快捷；實物檔案保護就是在利用檔案數字化的同時結合紙質形式，防止檔案的丟失，同時也能夠提升檔案價值。

（一）檔案數字化管理。隨著互聯網時代的到來，計算機技術開始進入人們的生活，并且其應用技術造福了社會，包括對檔案保存的數據化，使其對檔案的管理以及保存起到了十分顯著的作用。在檔案的管理體系中，由于檔案隨著的時間推移，數量越來越多，對于存放、查找以及質量管理都存在很大的問題，但是通過現代科技技術實現了檔案的電子數字化，輕松解決了傳統管理體制的存放、查找等問題。

檔案數字化是指運用計算機應用技術對檔案進行錄入，將紙質的檔案變成信息數字化。這樣一來，就形成了檔案信息庫，建立相應的目錄，以便于對檔案信息進行管理。檔案數字化建設是一項工作量十分巨大、投入資金多，并且人才需求十分廣泛的一個系統工程，在這一項工程里，環節十分復雜，并且環環相扣，這就需要專業的檔案管理人員對檔案進行匯總或者分類，特別需要注意的是，對于檔案的保存需要具有實時性，即及時將檔案進行數字化管理，這樣才能夠較好地提高檔案的價值，加強對檔案價值的保護。

檔案數字化把資源信息進行歸類和總結，在必要的時候為使用者提供有效信息，檔案數字化便利了檔案的管理，促進了資源的有效應用。在接到某一檔案時，相關人員就可以將檔案資料進行歸納、總結，再歸入檔案數字化管理中，這樣的方式比起以往傳統的檔案管理方式更加便捷，在今后的查閱中也會更加清楚。檔案數字化給檔案管理帶來了便利，提升了檔案價值的利用率，也方便了今后檔案使用者的查詢。另外，檔案數字化能夠讓社會共同享用信息資源，保證資源的合理有效利用，這樣就能夠防止檔案價值的流失。在這個資源信息豐富的社會，經濟的發展離不開資源，檔案數字化能夠起到資源整理和資源利用的作用，為經濟發展提供必要的資源信息。

檔案數字化在經濟發展的同時記錄著經濟信息，由檔案工作人員進行信息的分類、總結，在經濟發展時提供經濟所需的信息，促進經濟又好又快發展。檔案數字化體現著這個社會的信息化、科技化，能夠給社會經濟帶去必要的社會信息，為經濟創造更多的良機，同時也增強了檔案的價值屬性，為檔案在今后更好地得到利用提供了保障。

（二）實物檔案管理。前面我們說到將檔案進行數字化管理，但是在檔案管理形式之下還應該設置實物檔案管理方式，這樣才能夠更好地保證檔案價值得到保存，同時也提高其利用率。實物檔案就是一些具有檔案屬性的物品，經過收集、整理后，形成的實物檔案合集。在現實生活中，我們能經常看到檔案室，不管是學校還是公安局，都設有檔案室對檔案進行集中管理。實物檔案管理形式區別于其他檔案的顯著特點就在于它的形態不一，是多樣化的。但是，實物檔案與其他類型的檔案所表現出來的性質一樣，它們都可反映出集體和個人的發展軌跡，但實物檔案能夠更直觀地反映出一個組織或部門及個人在一段時間內所做工作的過程和工作所獲的成果。只有完善的實物檔案管理制度，才能保證檔案資源的完整性，才能更好地記錄過去的發展軌跡，發揮出檔案資源直觀、易懂的優點，起到積極的宣傳作用，促使檔案的價值得到利用，使檔案管理成為生動的教材，對教育起到激勵的作用；在文化的交流中展示、弘揚我國文化。

實物檔案的分類標準是多種多樣的，必須要根據各單位的實際情況選擇不同的分類方式。但通常情況下，按照實物檔案的內容分類是最簡單、方便的，按照實物檔案的材質進行分類也是較為普遍的分類方法。對不同價值的實物檔案也可按照保存時間的長短或是否銷毀進行處理，提高實物檔案保存的質量，同時也提升檔案的價值。對檔案進行分類后要進行編號、著錄，使用能反映實物檔案各項情況的標簽表，方便管理和檢索。對于實物檔案管理方式來說，最重要的就是要有條理性、協調性，不可以將檔案信息混亂。實物檔案管理的形式對檔案價值是另外一種保護，對于保存和提升檔案價值都有一定的效果，在今后的發展中，檔案的價值保護需要檔案數字化與實物檔案管理兩者結合，共同為檔案憑證價值和情報價值提供支持，進一步促進檔案價值利用率的提升。

三、結束語

綜上所述，隨著經濟的不斷發展，所涌出的信息量也將不斷增加，所以檔案的作用也在逐漸加大。檔案的價值對于現代社會經濟上的支撐力非常強烈，在未來的發展上，經濟社會將會加強對檔案的利用，因此這就需要檔案管理人員加強檔案的管理，讓檔案價值得到提升，同時也能夠提升檔案的利用率，使檔案具有一定的利用價值和保存價值，便于今后的利用。

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