新時期的政府采購檔案信息化管理

趙東

【摘要】現階段，利用網絡進行溝通工作已然成為了當下的一種潮流和發展的趨勢，在這種強大的環境下，事業單位檔案管理也必須要適應信息化的管理模式，這種發展趨勢為政府采購檔案管理的現代化建設提供了最大化的保障和資源利用。

【關鍵詞】政府；采購；檔案管理；信息技術；必要性

快速發展的網絡技術，把人民帶入了一個全新的信息服務環境，為信息資源提供了一個數字化空間。信息化技術成為信息社會科技發展的核心。信息技術的快速發展，對于政府的采購檔案管理工作起到了一定的作用，可以為采購檔案工作提供完整的技術資源，加強政府采購檔案信息化的建設，對政府采購的文檔資料具有很好的保護作用，保護了資料的安全性，同時在檔案的接收、傳遞和儲存時提供了全方位一體化的服務，促進檔案管理工作在實際中運用網絡提高工作效率。而當下的首要任務，是加快信息化建設，完善檔案管理的重要內容。

一、加強政府采購檔案信息化建設的必要性

當今時代是網絡的時代，政府的采購要利用信息化，依靠網絡為工具，配合現代的經濟管理模式，用最快捷簡單的方式，為政府采購提供數字化信息，實現檔案信息接手、傳遞、儲存的一體化管理方法，檔案的信息要通過網絡的各個平臺，強化政府采購檔案管理的科學化合理化，利用網路信息化為檔案采購提供有效的服務，更大程度上提高政府人員的工作效率，節約時間，最大限度地服務于人民群眾。

二、政府采購檔案信息化管理的現狀

（一）安全保障水平低下。政府方面，集中采購部門檔案是寶貴的智力資源，檔案管理一旦實行信息化管理，在安全保障方面就會降低，容易造成采購信息資料流失或者泄露出去，會給國家采購部門帶來巨大的損失和麻煩，信息技術為政府采購部門提供了有權限的信息檢索，這樣可以降低安全隱患，避免不必要的麻煩。

（二）管理人員的信息技術水平低下。如今，信息化時代飛速發展，然而對于信息化的政府采購檔案管理，需要信息技術高的一批專業人士，這是擺在政府采購部門的一個致命問題。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理方面的專業知識，還要懂得如何運用網絡來維護好檔案管理信息資料，保證政府采購檔案資料的有效性、安全性、真實性，要學習掌握電子檔案如何建立和搜集資料，提高使用信息技術進行政府采購檔案管理的水平，政府的內部人員對于計算機的錄入知識比較容易上手，但是對于網絡的運用，各種軟件的使用情況還是不太明了，掌握熟練的能力很有必要。很多政府采購檔案管理者的數據庫管理和網絡管理基本技能較弱，必須要加以提高和學習；一些政府內部的人員知識結構老化，服務技能比較單一，這種落后的技能，不適應信息技術的應用要求。

（三）政府采購檔案信息化的內容不規范。在我國，政府采購檔案信息化還處在初步的建設當中。許多細微的地方處理得不夠完善和規范化，缺乏統一的各級政府采購檔案管理中心，各個集中采購機構的采購檔案信息系統和網絡建設的形式有分差，規范性和共享性能低下，不能適應采購檔案信息資源共享的要求，有的部門把信息化只是用在采購檔案的錄入，信息化利用率比較低下，浪費了人力物力和時間，影響了采購檔案信息的縱向溝通，不能利用電腦網絡進行信息共享。

三、政府采購檔案管理信息化的方針對策

（一）加強檔案管理的信息化建設。政府采購的檔案管理工作，正在由手工管理向計算機網絡化管理在轉變，對于檔案管理人員的現代化意識、計算機網絡意識、檔案管理意識都必須加以提升。政府采購檔案管理應該對原來的檔案學科體系進行充實和完善，運用先進的計算機網絡技術，結合現代化的檔案管理模式，實現對政府采購檔案管理的信息化建設，要充分使用現在的信息管理和辦公自動化系統，引入信息化技術成果，政府的采購檔案管理人員要有敏銳的觀察力，時刻關注檔案管理知識結構的改革和創新，積極拓展檔案信息資源，把上下各個層次和各個部門辦公自動化等都納入統一的檔案管理系統，實行集中管理，使信息技術發揮最大作用，保證檔案管理的工作順利進行，進一步促進檔案管理水平的提高。

（二）提高管理人員的信息技術水平。在實現政府采購檔案管理信息化建設的過程中，管理人員信息技術水平的高低是檔案信息化的關鍵所在，檔案管理人員的信息化技術水平是實現采購檔案先進管理的重要保障，必須要不斷的優化政府采購檔案，要培養造就大批量的既能懂檔案管理，又有信息化技術能力的人才，政府部門要努力建設一支網絡和服務都有高素質的團隊，把信息理論和檔案管理知識相結合，熟練應用數字化技術、信息化存儲等多媒體的專業技術，政府的集中采購部門可以組織工作人員不定期學習新的知識，對于采購檔案管理人員進行計算機操作技術再教育，使他們能在實際工作中合理運用信息技術手段，對于采購檔案信息實施科學管理和有效地開發利用。

四、結束語

綜上所述，在這個信息化飛速發展的時候，政府機構的內部工作人員要不斷鉆研，合理的規劃和調整，加大投入，充實信息化人才，抓住有效時機，努力把檔案管理信息化建設當成政府電子商務建設的一個重要內容方向，一步步建立起各個地方的網絡檔案管理系統，提高政府的工作效率，加強服務的質量，要不斷制定戰略方針和短期的發展目標，爭取政府和上級部門的大力支持，慢慢增加配備軟硬件設施，做好工作的基礎準備，使政府的采購檔案管理進入一個新的臺階，為社會的發展創造更大的經濟效益和社會效益。

【參考文獻】

[1]李廷忠.如何加強政府采購檔案管理[J].黑龍江科技信息，2011（22）.

[2]白杰.對政府采購檔案管理的建議[J].中國政府采購，2012（01）.