關于加強高校檔案信息化建設的探討

白晶

【摘要】在當前高校檔案管理工作中，充分利用信息化技術對檔案資源進行獲取、處理、傳輸，以此來深入挖掘檔案信息價值，提高檔案管理效率，從而實現高校檔案信息資源的有效利用。文中分析了高校檔案信息化的重要作用，并進一步對加強高校檔案信息化建設工作的有效途徑進行了具體的闡述。

【關鍵詞】高校；檔案信息化；重要作用；途徑

近年來，我國高等教育發展十分迅猛，這使大部分高校加快了自身檔案信息化建設工作。高校檔案信息化是高校辦公自動化發展的必然要求，當前高校都普遍采用計算機和網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這也使高校檔案生成方式發生了較大的變化。大量電子文件的產生有效推動了高校檔案信息化建設進程。高校通過實現檔案信息化和網絡化，以此來規范檔案管理工作，提高檔案利用效率，并向社會提供更多有價值的檔案信息，真正實現檔案信息資源的共享。

一、高校檔案信息化的重要作用

高校檔案信息化建設是對傳統檔案工作的變革，同時也是信息時代的必然產物。在我國信息技術快速發展的新形勢下，檔案信息化建設已成為檔案信息服務社會的重要手段。而且在辦公自動化不斷普及的新形勢下，檔案信息化建設已成為社會發展的必然要求。高校檔案信息化建設，有效提高了高校檔案管理質量和管理水平。利用計算機技術和網絡技術為依托來對檔案進行管理，有效降低了檔案管理的難度，實現了檔案工作各個環節之間的有效銜接。對于高校檔案工作的發展來講，檔案信息化建設是其必由之路，也是當前檔案現代化管理的必然要求，而且通過加強高校檔案信息化建設，可以有效促進高校檔案工作的信息化和網絡化水平，加快實現檔案信息資源共享的目標，從而為人們提供更加高效、便捷的檔案信息服務。因此對于當前高校檔案工作來講，需要加快構建檔案信息資源數據庫，打造檔案網絡化平臺，依托于高素質的信息人才來強化對檔案的管理，有效的提高高校檔案信息資源的利用，從而為高校師生和社會發展提供優質的檔案信息服務。

二、加強高校檔案信息化建設工作的有效途徑

（一）優化信息設施配置。在當前高校檔案信息化建設工作中，需要加大專項經費的投入，為高校檔案信息化建設提供充足的資金支持，同時將檔案信息化建設納入高校信息化建設總體規劃中來，設置專項建設經費，配備高校檔案信息化管理工作基礎設施，加快更新檔案管理設備和相關設施。同時結合高校檔案工作的特點，加大檔案信息化管理軟件的開發力度，通過做好檔案信息化管理硬件和軟件的配置，為檔案信息化建設奠定良好的基礎。

（二）推進高校檔案信息化建設制度化。當前高校檔案信息化建設需要以制度來進行規范和約束，因此要建立健全高校檔案信息化的相關制度，使其成為檔案信息化建設工作實施過程中的重要依據。高校檔案工作屬于服務性質的基礎工作，對于高校的發展和建設具有非常重要的意義。這就需要高校領導要對檔案信息化建設給予充分的重視，為高校檔案信息化建設提供充足的人力、物力和財務的支持，推進高校檔案信息化建設的制度化、規范化和科學化，更好地發揮出高校檔案信息資源的重要價值。

（三）完善電子檔案管理標準和規章制度。當前各高校在檔案信息化建設過程中，需要與自身的實際情況有效結合，進一步建立健全檔案管理規章制度和具體的細則，特別是制定電子檔案管理制度，以此來對電子檔案的收集、整理、保管等工作提供具體的標準，明確電子文件的數字處理和信息轉換要求，制定統一的標準，加快推進傳統檔案資料的數字化轉化，實現電子檔案的規范化和標準化管理，為檔案信息交換及檔案信息資源共享的實現創造良好的條件。

（四）大力開發特色檔案信息資源。當前高校檔案管理部門在對自身館藏檔案進行優化和規范的過程中，需要重視特色檔案信息資源的開發，充分利用現代信息技術來加工、提煉和開發檔案信息，讓高校檔案信息資源的特色更好地體現出來。在當前高校檔案信息化建設過程中，高校檔案管理部門需要科學對檔案館藏結構進行規劃，科學規范檔案收集范圍，并做好重大活動、重大建設項目和重大科研項目實施過程中有價值檔案的收集工作，并征集能夠反映本校專長和特色的檔案材料，進一步對檔案結構進行優化。同時還要有計劃、有步驟地將一些具有永久保存價值的檔案信息進行搶救、搜集和保護，推進館藏檔案數字化進程，有效發揮檔案信息資源的重要作用。

（五）引進專業技術人員，加強檔案管理人員的培訓。高校檔案信息化建設是實現高校檔案信息資源共享的必然要求，是深化高校檔案社會化服務的必然選擇。隨著高校檔案信息化建設的開展，檔案工作由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的技術密集型，因此，加強高校檔案管理人員的業務培訓和繼續教育是順利推進高校檔案信息化的關鍵。各高校檔案機構一方面要加強對現有人員現代信息技術技能的培訓，提高館員的整體業務素質，另一方面，積極引進具有檔案管理技能、掌握現代信息技術、高素質的專業人才充實檔案隊伍。只有這樣，才能滿足高校檔案信息化發展的需要。

（六）促進高校檔案信息資源的社會共享。高校通過加強檔案信息化建設，有效實現了館藏檔案的信息化管理，這為高校師生及社會公眾對檔案信息資源進行查詢和檢索提供了更多的便利條件，而且學校黨群、行政、教學和科研信息資源有效實現了共享，使廣大師生能夠實現對現有教學和科研成果的有效利用，有利于促進教育教學改革和創新發展，對工作效率提高及研究出更多的科研成果具有積極的意義。而且檔案實現信息化后，檔案利用者在利用檔案時不再受時間和空間的制約，隨時能夠查詢到自己需要的檔案信息，促進了高校檔案信息的開發利用。檔案管理人員有了更多的時間來（下轉第121頁）（上接第97頁）根據需求來開發檔案信息產品，不斷對檔案信息服務內容進行充實，有效提高檔案信息服務的質量。同時高校加強檔案網站的建設，充分利用互聯網和電子政務網絡平臺進行檔案信息網上數據傳輸、信息整合和發布，為社會提供已公開檔案信息、已公開現行文件，充分利用校園網系統，開辟檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務，最大限度地實現檔案信息的社會共享。

三、結束語

計算機技術和網絡技術在檔案工作中的廣泛應用，有效轉變了檔案管理模式。當前高校加快了檔案信息化建設工作，但我們應該認識到這是一項長期和繁瑣的工作，不可能一蹴而就，需要從高校自身實際出發，綜合全方面因素進行綜合考慮和規劃，加快思想觀念的轉變，與時俱進，加快完善高校檔案信息化建設制度，進一步優化高校檔案管理隊伍，從而有效的提高高校檔案信息化管理水平，實現高校檔案信息資源的共享，使高校檔案能夠為學校的教學、科研和管理工作提供更加高效、便捷和優質的服務，有效促進社會的健康發展。

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