論行政事業單位檔案信息安全保密管理的創新

岳暢

【摘要】新形勢下，行政事業單位檔案信息安全保密管理工作需要適應新發展和新變化，轉變傳統模式，創新思路，不斷提升信息化時代背景下檔案信息安全保密管理工作的新水平。

【關鍵詞】信息化；檔案信息；安全保密；研究

當前，隨著我國互聯網技術、物聯網技術的迅猛發展，經濟社會發展對行政事業單位檔案信息安全保密工作也提出了更高更新的要求。新形勢下，行政事業單位檔案信息安全保密管理工作需要適應新發展和新變化，轉變傳統模式，創新思路，不斷提升信息化時代背景下檔案信息安全保密管理工作的新水平。

一、信息化時代下行政事業單位檔案信息工作面臨的挑戰

當前，行政事業單位檔案安全保密管理工作中主要存在的問題體現在以下幾個方面：

（一）在檔案管理方面缺乏標準與規范。我國從事檔案管理工作者現狀：對檔案管理工作熟練的人，信息化技術方面卻比較薄弱；而精通信息化技術的人，對檔案管理工作卻知之甚少。具備檔案管理與信息技術兩方面知識的專業人才匱乏，這一現狀，尤其突出地表現在基層檔案管理部門。由于這類人才的缺乏，導致檔案查閱、管理、保密等方面存在不便和漏洞，管理信息軟件的運用技術普及率低，更無法統一檔案信息化管理工作的標準，即便有一定標準也無法做到全面推廣，只可以在某一部分或某一專業應用。為保證檔案管理工作健康有序地發展，有關部門亟待出臺相對統一的檔案信息化管理的標準，開發兼容性較強、易于操作的相關軟件，組織相關人員培訓，逐步完成檔案管理信息化的進程。

（二）對檔案管理的重要性認識不足。檔案管理是日常管理工作中的有機組成，其主要功能是為工作單位提供有關的資料管理服務。但現今的檔案管理工作伴隨社會的發展、市場經濟的進步，檔案管理人員大都存在著服務意識以及保密觀念不強的問題。不少單位對檔案管理工作的具體內容、工作性質以及工作內容也較為陌生，把管理文件的工作思路妄加于檔案管理，這就導致了其按照統一原則與辦法管理檔案的不可能性，工作單位也會因此導致在資源充分開發及合理利用上的短板。

（三）檔案管理的信息化水平偏低。轉變檔案管理模式，引入計算機、網絡等信息技術，對管理資源進行數字化轉換，就是當代檔案管理的信息化理念。目前，我國基層檔案管理的信息化程度普遍偏低，甚至有的還是許多年前的水平，給檔案的閱檔等帶來了極大的不便。雖然我國在許多領域高度信息化，但是由于檔案的特殊性，我國的檔案管理信息化水平與國外的相比較為落后，尤其是基層組織的檔案管理，更是如此。而且我國的檔案管理信息化水平的發展還不夠完善，導致我國的檔案管理軟件與很多工作機構的工作性質不適配，無法在檔案管理中體現出來，這種情況在一定程度上限制了檔案信息化在各工作單位的實行。

二、構建行政事業單位檔案信息安全保密管理的創新思路

（一）健全完善并落實檔案信息安全保密管理工作制度，加強檔案審查管理，提升行政事業單位檔案管理的水平。現階段，國內很多行政事業單位因缺乏創新思維，致使檔案管理方式和模式都相對滯后。因此，行政事業單位必須要對本單位現存的信息保密制度進行深入分析研究，然后找出現存制度中存在的漏洞和缺陷，有針對性地制定完善單位檔案管理制度、健全檔案管理措施和保密工作制度，嚴格的制度和相應的懲戒是提高檔案保密度的“兩把并行快刀”，所以還要安排專人負責后期制度的執行和落實，一經發現存在與制度不符或者危害制度進行的行為，立刻懲處。只有這樣，才能夯實事業單位檔案信息保密工作的制度基礎。當事業單位相關保密工作制度得到完善與落實之后，還需要加強對檔案的審查與管理，檔案有絕密和非絕密之分，對絕密檔案就要制定更加嚴格的保密制度和保密時間，當保密時間過了以后，就沒有必要浪費過多的人力、財力進行管理。

（二）提高檔案管理人員安全保密管理意識，加強檔案人才培養機制，提升檔案管理的整體水平。加強對檔案管理人員的培訓是檔案安全保密工作與檔案管理信息化的重點。在進行培訓時，應加強對保密工作相關知識的學習，并不斷提高檔案管理人員的業務技能，使其檔案信息化管理的實踐能力不斷提高，從而逐漸形成一支紀律嚴明、政治合格的檔案管理隊伍，切實提高檔案信息化管理水平。通過培訓，使檔案管理人員的安全保密意識得到加強，在加快信息化進程的同時，逐步建立健全安全保密制度。加強對檔案人員的教育和管理，使檔案管理人員充分了解國家的相關管理規定，并努力提高檔案管理軟件的應用水平，以滿足檔案管理現代化不斷發展的需要。人才是檔案信息化建設的關鍵。要樹立檔案信息化的人才觀，把建設檔案隊伍、提高檔案管理人員綜合素質放在首位。加強實踐創新，強化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，提高自主創新意識和安全責任意識。注重實行量化考核，將檔案工作納入崗位目標管理考核，各業務部門確定專兼職檔案員，實行專人負責，嚴格審查。確保檔案信息化管理工作，在核對、簽字、拆封、檢查等環節上嚴格審核，建立糾錯機制，確保檔案完整性和信息準確性。加大對檔案工作人員的學習培訓以豐富他們的檔案知識，提高工作實踐能力，促進檔案工作向標準化、科學化和信息化發展。

（三）加快推進行政事業單位檔案管理信息化進程。行政事業單位也應該提高自身的憂患意識，并對其行業改革的發展趨勢與市場競爭中的規律予以把握，加強在檔案管理信息化的發展環境下對檔案安全保密的規律性研究，憑借檔案管理技術與制度的創新來確保檔案信息的安全保密，并使自身的檔案管理條件與國家的檔案信息化管理軟件更加適配，加強檔案管理信息化的落實，運用數字化管理方式對檔案進行管理，運用檔案備份、對檔案管理軟件進行殺毒、設置防火墻等措施，有效保證檔案信息的安全，進一步提升檔案信息安全。不斷適應現代化建設的新要求，從而減少我國信息化進程中的難題，提高我國檔案管理信息化的進程。

在“互聯網+”新常態下，檔案保密工作也面臨著新的難題和嚴峻的挑戰。每一名從事行政管理和檔案安全保密工作的同志都要自覺地樹立安全保密意識，嚴守保密守則， 充分總結時代發展特征、任務和形式等，及時改進組織架構，實現科學有效的統一領導、分級管理，創造性地開展檔案管理工作，探索建立健全適合本單位本部門的管控機制， 加快建設“智慧”信息化檔案建設的步伐，自覺維護檔案信息技術的安全。

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