如何做好檔案安全與保密工作

楊怡

【摘要】檔案管理是現階段事業單位工作的一項重要內容，在實際管理工作中，對檔案的安全性和保密性進行加強，能夠更好體現檔案的價值。在目前的檔案管理工作中，存在著安全性和保密性不足的情況，本文就此展開全面分析，目的是從綜合方面打造安全性和保密性較好的檔案管理工作模式。

【關鍵詞】檔案管理；安全；保密

隨著信息網絡技術和計算機技術在社會中的普遍應用，檔案管理發生了顯著的變化。就目前的管理現狀來看，數字化檔案正在逐漸代替原來的紙質化檔案，所以檔案管理的中心也在發生著轉移。在這樣的情況下，積極做好檔案管理安全和保密工作，可以進一步提高其工作質量和效果。

一、檔案安全與保密工作的重要性和特殊性

（一）檔案安全和保密工作的重要性。檔案安全和保密工作有著重要的價值，這種價值根據檔案管理主體的不同有所區分。第一，如果檔案管理主體涉及的是企業單位，那么檔案本身會存在較大的經濟價值，做好檔案的安全和保密工作，可以有效防止商業泄密的產生，進而保證企業本身的經濟效益。第二，如果檔案管理主體涉及的是政府機構以及事業單位，那么檔案本身會具有一定的政治及其他價值，做好檔案安全和保密工作，減少政治泄密事件的發生，有利于政府以及事業單位工作的順利開展。

（二）檔案安全和保密工作的主要特點。檔案安全和保密工作主要有兩方面的特點：第一是檔案安全和保密工作實行單項負責制，也就是只對上級負責。檔案之所以要進行保密，是因為其內容不宜公開，所以檔案管理負責方向對上不對下。第二是檔案安全和保密工作對內不對外。這個特點主要指的是一些檔案可以在內部進行公開，但是在外部需要保密。簡言之，就是檔案安全和保密工作對上不對下、對內不對外。

二、做好檔案安全和保密工作的措施

（一）做好檔案的審查工作，區分一般檔案和絕密檔案。為了做好檔案安全和保密工作，積極地進行檔案審查并對檔案進行保密類別區分十分重要。在目前的檔案管理工作中，主要存在普通檔案和保密檔案兩種類別，而保密檔案根據其保密的級別，又可以進行秘密和絕密的劃分。不同密保級別的檔案其公眾性不同，所以在檔案管理工作中，接收檔案的時候必須要對檔案的秘密程度進行審查，從而確定其保密級別。通過審查和保密級別的區分，一般檔案和絕密檔案有了統一的劃歸，其管理也會采取不同的措施，所以管理工作的安全性和保密性會提升。

（二）加強制度管理和法律約束，設置專管人員。在檔案管理工作中，要保證檔案的安全性和保密性，需要對管理制度進行完善性建設。在制度建設中，一方面是要建立完善的責任制度，也就是說在檔案管理的時候要設置專門的管理人員來承擔管理責任，這樣檔案管理的責任范圍更加明確，在法律責任的確定方面也更加的清晰。另一方面，還需要進行監管制度的完善。在監管制度完善中主要是發揮監管人員的基本作用，從而對一系列的檔案管理進行監督，實現其管理質量的提升。

（三）加強硬件軟件建設，實行規范化管理。在檔案管理工作中，加強其安全性和保密性的另一項主要措施是進行軟硬件的建設，從而實現管理的規范化和標準化。因為目前的檔案管理大都是以數字化形式進行的，而此種形式的管理工作需要借助計算機設備。就目前的研究來看，計算機軟件和硬件存在著一定的帶病毒幾率，而一旦病毒通過計算機軟硬件進行擴散，檔案安全和保密就會受到嚴重的威脅，所以為了消除這種隱患，要積極進行檔案管理的軟硬件強化，從而保證管理工作的規范化運行。

（四）加強管理人員保密意識，提高管理效率。加強管理人員的保密意識，提高管理的效率也是目前檔案管理工作中安全強化的一項重要措施。要加強管理人員的保密意識，一方面是對檔案秘密的重要性進行闡述，從而讓管理人員從正面角度了解到檔案的價值。另一方面，可以就檔案泄露帶來的嚴重后果以及泄密人員擔負的責任進行側面強調，這樣，管理人員自身對于檔案的安全性和保密性會有足夠的重視。在管理人員的保密意識得到強化的時候，其工作的積極性以及質量都會得到顯著提升。

三、結束語

檔案在目前的社會生活中有著重要的參考和指導價值，而絕密性檔案更具有商業以及政治價值，所以為了保證檔案的價值，積極分析檔案安全和保密工作的重要性以及特點，并就具體的強化措施作進一步的探討，意義重大。

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