關于高速公路檔案精細化管理的實踐探析

趙艷莓

【摘要】高速公路檔案實施精細化管理極有必要，需要基于系統性約束檔案管理的需要，將相關制度予以完善；建設精細化的管理團隊，為檔案的全面管理提供條件；立足檔案管理的全方位要求，積極創新檔案管理模式。

【關鍵詞】高速公路；檔案管理；精細化

高速公路檔案管理的工作范疇極為廣泛，內容涉及施工圖紙、項目合同、工程成本以及相關的大量資料。借助網絡與信息平臺，對其實施精細化管理可以確保該項工作的高水平運作，不論在檔案的整理、歸檔還是調閱方面都比傳統管理模式有著顯著的優勢，從而使得各項公路項目建設的系統與全面性得到保證，最終將管理質量和效率大幅提升。本文主要在概述精細化管理內涵的基礎上，就高速公路實施此種模式的檔案管理的目標、要求做了梳理，從而提出了相關舉措。

一、精細化管理的內涵

與其他管理理念相比，精細化管理對于“精”和“細”尤其重視，是一種全新的管理理念。其試圖通過此點將管理質量與效率進行有效提升，也是基于常規管理模式所進行的一種深度管理方式。精細化管理對于以下幾點極為重視，設定明確的管理職責、社會分工必須到位、提供質量精細的服務、管理質量的提升與成本的降低兼顧。隨著社會的發展，精細化管理逐漸被廣泛應用于大量領域，新時期的高速公路檔案管理也不外如是。隨著建設項目的不斷增加，與之相關的檔案資料也越來越多，從而使其管理難度大增。面對檔案資料冗雜、種類繁多的現狀，高速公路檔案管理部門需要明確劃分各項工作，確保各司其職，最終實現檔案資料管理工作的全方位、立體式和無死角。

二、實施精細化管理的各項要求

（一）緊緊圍繞“做什么”，明晰各個崗位的職責。對組織系統而言，崗位職責主要指對其部門和崗位工作任務所進行的定性描述。將崗位職責進行明確的具體做法是，以任務的屬性為依據，將工作內容按照類別單獨列出來，并根據具體條款要求以一定規則將細分后的工作科學排序。崗位職責定性構建的目的在于解決“做什么”這一問題，將紀律和學習方面的各項要求置于管理制度之中予以解決。比如工作職責劃分不夠合理與科學，部門職責與個人崗位職責分工不細、責任落實不到位以及關聯度不高，等等。

（二）緊緊按照“怎么做”的各項要求，保證業務流程的合規化。業務系統的各項工作流程全面涵蓋了各項規定動作。業務流程是基于資源配置的比較固化的動態式的組合關系，對于確保工作業務以穩定高效的狀態運行、各個崗位的員工以最有效的方式獲得組織預想的產出結果，都能夠發揮極為重要的作用。如此一來，工作流程中的不規范和業務流程粗放化等局面都將被消除，崗位之間與部門之間相互推卸責任的現象將會避免，從而使之實現無縫鏈接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作標準。對業務技能水平、業務操作規范以及工作完成質量與數量進行衡量的主要依據是工作系統中的各項規章制度所構成的崗位工作標準。這也是管理者進行過程與結果評價能夠參考的可測量的客觀依據。不論是管理者，還是執行人員都應當根據定量化的指標數據對業務績效進行公開、公正和公平的評價。

三、高速公路檔案精細化管理的措施

（一）基于系統性約束檔案管理的需要，將相關制度予以完善?？疾旄咚俟吩跈n案管理方面的相關信息之后，發現存在許多問題，又以管理效率不高和質量較低為最。為此，應當將現有檔案管理制度予以系統完善，制定出科學規范的規章制度，嚴格約束管理人員的工作不規范行為，高度重視檔案的收集、分析、歸檔與清點等重要工作，并按照項目的類型或重要程度予以分類。在檔案系統中，其中涉及的都是項目的相關重要資料，如施工合同、設計方案與圖紙、成本協議、人力資源方面的合同與協議等多項內容，其中當屬合同最為重要，在項目啟動與驗收過程中都發揮著重要作用。驗收過程中，需要對工程量的完成情況進行驗收，要與相關的合同材料予以核對，公路企業應出示相關的合同證明材料，以表示施工隊已經完成工程量，其決定著高速公路企業的經濟效益。為此，應成立項目管理的專項小組，對于出現的違規操作或檔案管理不到位等行為，應根據情節的嚴重程度給予相應處理或懲罰。

（二）建設精細化的管理團隊，為檔案的全面管理提供條件。公路檔案管理實施專業化團隊的思路，嚴格貫徹“持證上崗”的制度，管理團隊中的每一名成員都必須獲得檔案管理的專業證書，對于兼職類或非專業類人員要予以淘汰，從而將專業管理團隊的優勢充分發揮出來，使檔案管理質量得到大幅提高。高速公路企業應當實施人才戰略，將大批高素質人才引入企業，不僅鼓勵其創新檔案管理方式，而且要充分發揮其所具備的信息技術能力，為積極推動檔案信息化系統建設提供必要條件。

（三）立足檔案管理的全方位要求，積極創新檔案管理模式。在應用信息技術方面，傳統的檔案管理模式顯得尤為不足，在檔案的收集、分類和整理方面的效率都比較低。新形勢下的高速公路檔案管理，需要建立內部檔案信息化系統，以確保檔案資料安全為首要宗旨，設置專屬賬號。檔案管理團隊要定期對檔案信息化系統中的資料進行清點，并建立完善的監控系統，以實現全方位管理。

【參考文獻】

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