淺析時間管理在高校辦公室工作中的應用

諸葛帥

【摘要】高校中的院系辦公室具備后勤服務、交流協調、協助決策和傳播訊息等職責。需要科學規劃勞動時間，有序展開工作，減少壓力，進而達成各項任務，為院系教育、科研、服務以及文化弘揚等多種工作的順暢進行給予有力的保證，本文講解了時間管理在高校院系辦公場所工作中的應用以及其中意義，為提升高校院系職場工作的效率提供參照。

【關鍵詞】高校院系；辦公室工作；時間管理

伴隨高校建造規模的擴展、高等教學革新的深入，各大高校進行校院二級管理規矩，院系的管理權限逐步增多。院系辦公室作為底層行政管理單位，負責著后勤服務、協助決策以及信息傳播等多項任務，與此同時還在調解左右、疏導內外以及上傳下播等工作中擔負著樞紐的功能，忙碌是院系辦公室的常有狀態。此文經過討論高校院系辦公室操作中時間管理的應用，來探討如何對時間實行科學管理，提升工作質量，有序展開各項工作，進而增高管理水準。

一、關于時間和素質問題

（一）充足策劃比較零散的時間。無論企劃和管理多么嚴密，零碎時間是存在的，其總量也不可忽略。為此，工作中應該對這些零碎時間進行合理計劃，比如可以處置一些不是很要緊或者不是很急促的工作，方便在限定的時間里完成眾多的任務，提升工作。

（二）禁止工作的拖拉。詳細的措施有：1.塑造超前的意識。2.限定完成的日子。3.對待最艱巨的任務不要逃避。應該將其放在工作效率最高的時候去達成，參透化大為小，將艱巨的工作施行分解，逐步去完成，禁止拖拉工作進度，從而改善拖拉的惡習。4.在接收到工作任務時，應該盡快地完成，防止工作的積壓，當機立斷。

（三）保障授權的合理性以及更好地溝通。通常上講，授權即是將一項工作從一個人手里轉接到另一個人的手里。保證授權的符合性是進行時間整治的方法之一，可減少時間的虛耗。提升辦公的業績。高校院系辦公室中的工作歸屬底層管理工作，經常是有責無權，只是工作而忽視了管理，這就引起了授權的不規范性。對待這種情況，可以施行“分配工作”的方法來進行改進，詳細的方法有：1.獲得授權人的鼎力支持和理解。2.選取能夠擔任該項目工作的人進行授權，給出相關的要求以及期望，并進行指揮和探討。3.對工作中需要授權的工作列出來，和上級匯報，取得到領導的全力支持。這種“分配任務”的方法，不光體現了對他人的信任，還極大節約了自己的時間，從而將時間分配到更緊急或者更要緊的工作中。

（四）堅持有序的辦公紀律。辦公室工作的良好紀律是提升工作效率的關鍵保障。想要維護辦公的紀律，就要保障工作的簡潔和條理，并且建設一個優越的辦公環境，進而創立并持續好辦公室工作的秩序。

（五）籌劃——目標管理辦法。對于高校院系辦公室工作人員來說，應該定制合理、完善的工作企劃，通過定制工作時間表的方法，對時間進行分配，并確定目標，這是科學使用時間的基本前提。其具體方法有：1.依據工作的輕重緩急，調整好工作的秩序和時間，爭取用限定的時間運用到最要緊的工作中，不能只追求面面俱到。長期時間不僅使工作人員不再為工作所累，也不會將大多的時間放在無關緊要的事情上。2.培養列清單、寫日記的良好習慣，將每天要做的事情列成詳單，以清楚自己的工作并增加緊迫感，并將每項工作所消耗的時間以日記的方式記錄下來，從中找到時間分配的不恰當之處，方便進行改善。

（六）提升高校院系辦公室人員素質。做好院系辦公室工作發揮著重要、主動的作用，從而擁有一支高素質高技能的院校辦公室工作人員是重點。我們要加強院系辦公室工作人員素質教育，切忌德行惡劣，全力塑造切合現代要求的辦公室素質管理工作，堅持和完善辦公室制度，創建院系辦公室工作的良好形象。

二、時間管理在辦公中的優勢

（一）有助于恰當規劃工作、捋順工作、做到把握要點，提升成效。高校院系辦公室工作具有突變性強、頭緒多、繁瑣等特點，所以就出現了院系辦公室工作忙亂、多變、繁重等等，產生重大的時間損耗現象，嚴重影響了辦公的業績。怎樣才能在繁瑣多變的工作中掌握住重要內容，捋順工作流程，計劃好工作內容，有序展開并達成多項任務，實現以定目標，這時時間管理可以帶來最好的成效。

（二）有利于減少時間耗費的現象，提升院系辦公室工作的成效。眾多高校院系辦公室工作人員一直處于救火應急、疲于對應的情況中，雖然勞碌辛苦，還是經常摸不到工作的要點，工作成績也有限。如果始終處于這樣的狀態，高校院系工作人員只會感到越來越重的壓力，很難操縱工作，對身心健康形成危害。從高校的立場上看，院系辦公室工作人員時間上的融入、產生比例較小，并具有厲害的損耗現象，危害著院系以及相關管理部門，構成整個學校的運行成效極低。減少時間耗費的狀況，能提升整個工作的效率。

三、結束語

唯有科學合理運用時間，才能發揮極大的能力，工作中也才能做到游刃有余。英國首相曾經說過這樣的一句話“丟棄時間的人，時間也同樣丟棄了他”。而高校院系辦公室工作牽涉范圍十分多、比較繁碎復雜。因此，高校院系辦公中應當運用科學化管理、把握好工作時間，在最大程度上提升工作的成效以及滿意程度，充分施展高校院系辦公室的職能。

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