新時期完善辦公室管理職能的幾點思考

劉聰

【摘要】辦公室在事業單位各項工作中起著綜合協調作用，也是對外展現單位形象的“窗口”。為適應新形勢發展的要求，其自身行政管理必須跟上時代的步伐。為進一步提升辦公室人員綜合素質和積極性，推進辦公室工作再上新臺階，本文就新時期下辦公室行政管理工作中存在的問題進行研究，提出改進辦公室行政管理工作的對策。

【關鍵詞】事業單位辦公室；行政管理

在事業單位的發展中，辦公室是具有綜合性與全面性的辦事機構，主要作用是調研、執行、參謀、業務接待、公文處理，是事業單位的“第一窗口”，是提高管理能力的基礎。就當前事業單位的辦公室行政管理的情況來看，還存在照搬行政管理模式、流于形式等等管理問題，再加上相關體系的缺失，事業單位的行政管理必須探索改革的路徑。

一、現階段管理中存在的問題

（一）辦公室管理職能不清晰。當前我國事業單位辦公室的管理職能所涉及到的內容比較多，包括輔助領導決策、協調各類關系、構建規章制度、日常事務管理等。其中在眾多的管理工作中，日常事務管理是極其重要的組成部分，從當前大多數事業單位的發展趨勢可以了解到，大部分事業單位的主要任務是業務工作，但要做好業務工作，要靠辦公室協調各方面的關系。而目前許多單位因任務壓頭，強調業務工作的重要性，大都存在輕視辦公室的傾向，在這種導向偏差下，辦公室人員無條件地提供服務和保障，在日常事務管理工作中做著雜亂無章的事情，辦公室逐漸演變為后勤保障科室，使長期辛勤工作在辦公室的同志感到身心疲憊，如此一來則無法進一步發揮事業單位的作用和價值，從而導致事業單位辦公室管理效率低下。

（二）缺乏健全的管理制度。辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜。為適應經濟體制變化的需要，政府機構進行了大規模的改革并取得了成就，單位不斷壯大的同時也出現了很多的弊端。我國對辦公室研究起于20世紀末，目前沒有形成完善的理論體系，尤其事業單位沒有依據自身發展現狀制定完善的管理制度。再加上社保機構負擔的事宜較多，如此一來不僅導致辦事程序不規范，且成本浪費現象十分嚴重，上下級之間的程序繁瑣，從而降低了辦公室管理工作的效率。

（三）人才短缺影響管理職能的發揮。由于職能龐雜，需協調和工作聯系的部門多，辦公室的人員編制有限，辦公室的事務性工作和綜合協調較多，辦公室人員同時承擔文件管理、保密管理、會議記錄、督察督辦、目標管理考核、人事管理等職能，工作人員的綜合素質和協調能力亟待提高，很多辦公室管理人員在工作中缺乏主動性，很多輔助決策被動執行，個別辦公室人員思想保守，自我進取意識低，厭倦學習，缺乏求真務實的精神和意識，導致管理執行者的能力水平不足，行政管理工作無法有效執行協調，給辦公室行政管理增添了難度。

（四）辦公室人才建設存在問題。辦公室與其他職能科室不同，沒有明確的主管部門，就我們基層社保中心辦公室而言，市級辦公室雖然是上級部門卻沒有直接的業務隸屬關系，在管理指導上不像業務科室那么具體到位。同時辦公室工作無法量化，難以統一考核標準進行評定、表彰。大多數辦公室人員沒有參加過辦公室工作專業培訓，只能在工作點滴中積累學習經驗，缺乏較為體系的辦公室工作理論基礎。近年來，社保中心辦公室人員接受系統的辦公室工作培訓機會較少，尤其赴省、赴外地市學習培訓的機會幾乎為零。相比業務科室而言，缺少辦公室系統之間工作經驗的相互學習與交流的機會，難以有效開闊視野，拓展思路，日復一日，年復一年枯燥的工作導致辦公室人員工作積極性降低。

二、新時期行政管理工作的重要性

（一）深化事業單位改革。黨的十八大報告指出：“要按照建立中國特色社會主義行政體制目標，深入推進政企分開、政資分開、政事分開、政社分開，推進事業單位分類改革。”由此可見，當前我國正處在事業單位改革發展的重要時期。由于辦公室工作具有綜合性和全局性、協調性和操作性、輔助性和服務性等特點，是保證事業單位有效運轉的橋梁和紐帶。同時，辦公室還承擔著調研、執行、參謀等宏觀管理職能，這些宏觀管理職能能否有效得到履行直接影響著事業單位的改革發展。因此，基于我國事業單位辦公室工作的特性，加強和完善辦公室管理職能，對深化我國事業單位改革具有重要意義。

（二）推動事業單位管理科學化。事業單位是我國特有的社會組織，是國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。當前我國事業種類繁多，人員數量多，造成一些事業單位出現人浮于事、人才匱乏、人才閑置等現象，這就導致這些事業單位對辦公室職能缺乏足夠的認識，依據傳統慣性思維，將辦公室管理職能簡單定義為會議組織、后勤保障以及一些臨時性、突發性事件的處理，使辦公室管理職能得不到有效發揮，造成部分事業單位內部管理效率低下。當前，隨著科學行政理念的大力推行，重視和完善辦公室管理職能已然成為推動事業單位管理科學化的客觀需要。

（三）有利于單位健康發展。辦公室是一個單位的核心部門，就社保中心的辦公室而言，肩負著精神文明建設、思想政治工作、文字材料、會務組織、信息督查、公務接待、文書處理、檔案管理、保密、綜治維穩、目標考核、后勤保障等多項管理職能，充分發揮辦公室的工作特性和作用職能，對推動事業發展，具有重要意義。

三、管理職能有序發展的對策

（一）明確管理職能，健全管理體系。辦公室處于行政管理的中樞地位，為充分發揮辦公室管理職能，首先必須合理地設置辦公室的內部機構，梳理辦公室職能關系，明確辦公室具體業務范圍，合理分工，做到“人人有事做，事事有人做”。其次，必須健全修訂各項規章制度，事業單位辦公室所涉及到的事務非常廣泛，并且具有臨時性、突發性的特點，（下轉第38頁）（上接第10頁）應積極借鑒國內外優秀的辦公室管理制度，研究制定符合本部門的規章，保證辦公室崗位職責的清晰性與完善性。

（二）創新管理方式，增強辦公室科學化辦公水平。辦公室管理的科學化，關系到管理系統的協調運轉。辦公室工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，隨著新時期科技的進步和社會的發展，以應用電子計算機為主要標志的自動化應運而生。辦公室自動化為辦公室信息的收集、記錄、傳遞，公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件，大大提高了辦事效率，促進辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，領導應多多支持辦公室自動化進程，辦公室工作人員必須適應和高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，主動學習和掌握辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的人才，利用現代化信息化手段，運用網站、QQ群、微信、微博等平臺終端，積極促進辦公自動化的進行，提高工作效率，享受科技帶來的便捷，提升工作效率。