淺談高校后勤集團辦公室工作

趙莉清

【摘要】本文從新形勢下對后勤辦公室的工作要求出發，總結了辦公室的工作重點，提出了通過完善后勤辦公室制度建設，把握后勤辦公室工作規律，加強隊伍建設，發揮后勤協同創新作用等途徑，來達到提高后勤集團辦公室工作質量的目的。

【關鍵詞】高校后勤；辦公室；工作

習近平總書記2014年5月8日與中共中央辦公廳干部座談時，對中辦工作提出了“五個堅持”的要求，即堅持絕對忠誠的政治品格，堅持高度自覺的大局意識，堅持極端負責的工作作風，堅持無怨無悔的奉獻精神，堅持廉潔自律的道德操守。“五個堅持”是辯證統一的整體，涵蓋了政治建設、思想建設、業務建設、作風建設、品德建設等各個方面，在新的形勢下，對做好辦公室工作具有重要的指導意義。

隨著高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤集團辦公室的工作也面臨著更新、更高的挑戰。后勤集團要在學校教學科研工作中、師生員工生活中提供后勤保障，這就要求后勤集團辦公室不僅要發揮上情下達、下情上報的樞紐作用，在后勤保障服務過程中還要能夠時刻體現高標準、高要求、高效率、高質量、高素質的五高服務精神，發揮催化劑和潤滑劑的作用。

一、高校后勤集團辦公室工作要求

高校后勤工作面向全校師生的吃、住、行等生活的方方面面，涵蓋的范圍非常廣，工作量非常大，這就要求后勤集團辦公室工作人員能夠面對各種突發事件做到面面俱到，不僅要多做事，還要把事做好、做細、做實。

高校后勤集團辦公室是一個綜合協調部門，要發揮好參謀助手的作用，服務于集團領導總攬全局的工作；要做好文秘信息工作，服務于集團領導決策部署的工作；要做好綜合協調工作，服務于集團各部門業務工作的開展；做好督促檢查工作，保證集團各項決策得到落實。做好這些基本工作，辦公室的工作才能基礎牢固、重點突出。

二、提高工作質量的途徑

（一）完善制度建設，加強執行力度。建立健全管理制度不僅有助于后勤集團辦公室日常工作的平穩運行，還能有效地提高工作效率。首先要明確崗位職責，實行崗位責任制。崗位職責的制定，要從“人”和“事”兩條線著手，從“人”的角度考慮，應明確每個崗位的職責；從“事”的角度考慮，應將每一方面的工作都落實到具體的人，形成事事都有人負責的工作局面，這樣才能保證各項工作的有序開展。堅持首問負責制，確保接待的每個人都滿意，每件事都能得到落實。其次要制定工作流程，公布辦事指南，規范管理行為。高校后勤工作范圍廣，后勤集團辦公室的工作千頭萬緒，制定一套切實可行的工作流程和清晰明了的辦事指南，不僅可以為具體事務的處理提供依據，提高工作效率，保證工作質量，還可以為服務對象提供幫助，讓服務對象更了解、更理解后勤工作。工作流程和辦事指南應以流程圖的形式，明確表述每一個工作環節和步驟，并在一定范圍內進行公布，這樣才能保證各項工作的執行力度。南京工業大學后勤服務集團辦公室制訂并公布了13項工作流程和辦事指南，涉及申請、報告的報送，文件的收發，印章的使用等方面，便利了一線部門和員工的工作，減少了辦事人員摸錯門、補材料、走彎路的情況發生。

（二）把握工作規律，提高工作效率。雖然辦公室事務多、工作瑣碎、人員繁忙，但很多工作也是有規律可循的，后勤集團辦公室工作人員應從點滴、繁瑣的事務中總結出規律，有預見性地制定工作計劃，有準備地開展各項工作。南京工業大學后勤服務集團辦公室的工作主要分為黨務工作、行政工作、工會工作三方面，每一方面的工作都有各自的規律和特點。黨務工作方面，固定的工作有黨員發展與管理、黨日活動的開展與評選、黨員教育活動的開展、廉政工作等；行政工作方面，固定的工作有制訂每月工作計劃與總結、每月召開2-3次黨政聯席會議、制訂資產采購計劃、申報中大修項目等；工會工作方面，固定的工作有每年一次的校運會、長繩比賽、拔河比賽、職工福利品發放等。把握好這些工作規律，熟知每年、每月、每周、每天的工作內容，及時安排好各項工作的開展，就能保證各項工作的效率和質量，保證固定工作能有計劃地開展，遇到臨時性工作時能有比較充裕的時間來處理，不會手忙腳亂。

（三）加強隊伍建設，打造優秀團隊。1.合理配置工作人員。在日常工作中，辦公室是一個單位的窗口部門，處于中樞的地位，在高校后勤部門，辦公室也發揮著同樣的作用，因此，辦公室工作人員的配備至關重要。不僅要考慮到工作量、工作要求等客觀因素，還要考慮工作人員的專業學習背景、責任心、奉獻精神等個體因素。在能滿足工作的基本要求下，還要考慮工作人員的年齡結構、性別結構，盡量做到老中青相結合，男女比例平衡。合理配置工作人員，能有效利用不同年齡層次、不同性別員工的特點，發揮團隊優勢。2.加強學習，提高素質。高校后勤集團辦公室的工作人員同時為集團領導和一線部門提供服務，需要不斷地提高政治素質，正確把握工作的方向，了解和掌握有關高校后勤的各種政策。只有這樣，才能做好集團領導的信息員、參謀和助手，才能深刻理解集團的各項決策，推動一線部門把工作落到實處。高校后勤集團辦公室工作人員，平時要善于總結，在日常工作中積累經驗，提高組織協調能力、綜合分析能力等解決問題的能力，還要與時俱進地學習信息化時代的各項技能，不斷地適應新時代形勢下的工作要求，不僅要能熟練使用電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、照相機、投影儀、錄音筆、移動硬盤等辦公設備，同時還要充分利用網絡資源，運用辦公自動化平臺、手機短信平臺、QQ、微信平臺等信息化平臺，提高工作效率，（下轉第25頁）（上接第9頁）推進無紙化辦公，建設綠色后勤。3.樹立良好的工作作風。高校后勤集團辦公室人員在工作中要樹立良好的工作作風，要貫徹落實高校后勤“三服務，兩育人”的宗旨，提高工作效率，保證工作質量。面對工作，要有認真、積極的態度，不論是簡單的還是復雜的事務，都能一絲不茍地完成，不拖沓、敷衍；面對問題，既要謙虛謹慎、認真調研，又要反應迅速、雷厲風行地解決，盡量做到“今日事今日畢”。高校后勤辦公室人員要具有強烈的服務意識，對上要尊重領導，服務好領導，對下要團結群眾，服務好一線部門和師生；還要具有強烈的事業心、責任感和奉獻精神，愛崗敬業、顧全大局，樹立溫和、親切、積極向上的辦公形象。4.注重增強團隊凝聚力。凝聚力是一個工作團隊取得優秀成績的重要保證。增強高校后勤集團辦公室的團隊凝聚力，有助于推動高校后勤工作的開展。辦公室的領導要嚴于律己、寬以待人，營造辦公室人員優勢互補、團結協作的氛圍；同時，還要激發工作人員的自豪感、責任感，鼓勵工作人員發揮積極性和創造性，為完成集體的共同目標而努力。增強辦公室的凝聚力，

（四）發揮后勤協同創新作用。高校后勤集團辦公室要加強協同創新的工作理念，與本校的職能部門、學院、學生、后勤一線部門加強聯系，更好地推進各項后勤服務工作的開展，更好地發揮后勤保障的作用。1.與學校職能部門加強聯系，在日常工作中加強溝通，理順工作關系，優化工作程序，提高工作效率，為學校教學、科研提供后勤服務；在學校重大工作、活動中，加強合作，在各方面發揮好后勤保障作用。2.與本校學院加強合作。充分利用學院的科研力量，在安全生產、食品安全、維修建設、行政管理等與后勤工作聯系較緊密的方面，加強合作，為學校的科研工作提供便利；借助學院的知識力量，開展員工培訓，提高后勤隊伍的能力；通過黨組織共建的方式，與學院聯合開展相關教育活動，提高后勤員工的素質；同時，要與學院辦公室搞好關系，加強合作，了解師生的生活需求，做好服務工作，幫助學院了解學生的思想動態，協助學院開展教育工作。3.與學生加強聯系。繼續與校團委、學生會及相關協會聯合開展活動，邀請學生參與檢查工作，通過在學生中設立質量監管員、勤工儉學崗位等，與學生加強聯系，一方面方便后勤集團辦公室收集信息、改進服務，另一方面也發揮高校后勤集團服務育人的作用。4.促進集團各部門之間加強協作。打破部門的界限，以項目組的形式開展工作，讓工作人員在工作中各自發揮財務、核算、施工、安全等方面的特長，對重大問題集中攻關，提高工作效率。南京工業大學后勤服務集團在2016年嘗試以項目組的形式開展宿舍樓改造工程，集團財務部門、采購部門、建設安裝部門分別派出人員組成項目組，分別對改造工程的材料采購、設計施工、成本核算等方面負責，集團辦公室在改造工程的施工過程中，負責各項協調工作，把后勤集團各部門擰成一股繩，勁往一處使。

三、結語

高校后勤的工作除了繁雜的特點之外，還有著“高校”的屬性、育人的作用，因此，高校后勤集團辦公室，不僅要做好一般辦公室的工作，還要以正確的方向、積極的態度、科學的方法、規范的程序，開拓思想、創新工作，真正成為高校后勤集團承上啟下、協調左右、溝通內外、聯系各方的中樞，成為集團和學校改革、發展的實施者和承載者。

【參考文獻】

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