企業(yè)檔案的規(guī)范化管理及其建議

方潔

摘要：目前在企業(yè)檔案管理中還存在一些不科學、不規(guī)范的做法，這些已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的障礙。本文中，在當今社會，企業(yè)要發(fā)展就一定要加強檔案的規(guī)范化管理，并針對當前企業(yè)檔案管理中存在的問題提出了自己的建議和措施。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；建議

企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經(jīng)濟效益的一項服務性工作。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量、種類不斷地增加，社會信息化進程的加快，對企業(yè)檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。為此，作為一名企業(yè)檔案管理人員，應結合檔案管理工作現(xiàn)狀，遵照檔案管理的基本要求，以創(chuàng)新為中心，加快實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化、標準化和信息化的步伐，使檔案為企業(yè)提供優(yōu)質、高效、及時、準確的服務，創(chuàng)造出更豐厚的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、當前企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）檔案意識薄弱

在企業(yè)，很多領導干部認為，經(jīng)濟建設是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無。這些干部的思想落后，檔案意識較差，體現(xiàn)在檔案工作上就是管理松懈、規(guī)范性不強，有些企業(yè)沒有正規(guī)的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設施、設備等硬件條件差，使檔案室的服務功能成了擺設。沒有場所、人員做保障，檔案工作也就無所謂規(guī)范化、標準化了。

（二）檔案管理從業(yè)人員素質較低

很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，導致信息化的檔案管理設備閑置。也有部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（三）檔案管而不用現(xiàn)象嚴重

目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領導干部認為，檔案工作相比于經(jīng)濟發(fā)展來說，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒有被利用起來。少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實，檔案管理工作沒有真正實施。

（四）檔案管理的信息化水平較低

檔案管理信息化既是推動檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案。

二、加強企業(yè)檔案管理的相關措施

（一）建立健全檔案管理制度

企業(yè)建立健全檔案管理制度，完善管理體制，對檔案事業(yè)及企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。因此，企業(yè)應結合實際情況，建立具有實際性、可操作性的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，并在具體實施中不斷健全與完善。同時，本著標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理目標，對已有的檔案管理規(guī)章制度進行修訂與完善，明確本企業(yè)的檔案管理內容、范圍及方法，補充相關管理內容。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計算機進行更新，定期維護復印機、打印機，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質

企業(yè)檔案管理工作需要一批具有高素質、高專業(yè)水平、高管理能力的人才，這也是做好企業(yè)檔案管理工作的根本保證。因此，企業(yè)應定時組織相關人員到檔案管理行政部門進行學習與培訓，以不斷提高工作人員的綜合素質水平。同時，組建一支檔案管理隊伍，并抽調一些具有檔案專業(yè)知識的技術人員到隊伍中來。而針對檔案管理部門存在知識老化、新技術匱乏等現(xiàn)象，應不斷對檔案管理人員加強繼續(xù)教育，并經(jīng)常組織員工交流大會，讓新、老員工彼此交流心得，互相學習，提高管理團隊的整體管理水平。

（四）建立科學化檔案管理體系

做好企業(yè)檔案管理工作，必須構建檔案可持續(xù)發(fā)展的科學管理體系，注重實際而非形式，加大信息化在檔案管理中的應用，開發(fā)利用檔案信息管理系統(tǒng)，加強日常管理。保證檔案資料管理的連續(xù)性、安全性及保密性，做好檔案資料的價值分析及經(jīng)營決策，為企業(yè)發(fā)展提供正確的經(jīng)營理念，進而達到企業(yè)發(fā)展的需求。此外，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，對管理工作中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)，并改進與完善，以提高檔案管理效率。

（五）充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。

三、結語

在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個不可忽視的組成部分?？茖W合理的檔案管理必須與時代同步，適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動企業(yè)發(fā)展和促進社會進步的作用。如何改進現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術，成為了現(xiàn)在提升企業(yè)競爭力的關鍵。

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