淺談檔案管理工作的重要性

徐楊

摘要：檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學研究和各種設(shè)施建設(shè)的可靠資料。檔案管理在領(lǐng)域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先進的檔案管理理念。文章重點分析了檔案管理工作的重要性，也說明了只有力求檔案管理的科學化、規(guī)范化，完善檔案設(shè)施、建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理的重視度，才能實現(xiàn)檔案管理在社會發(fā)展中的價值最大化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學規(guī)范；檔案利用

在信息時代背景下，人們對各種信息資源的挖掘與利用給予了充分關(guān)注，檔案記錄的信息具有較強的真實性、完整性特點，加強檔案管理利用，不論是對各行業(yè)，還是而各類人群都具有重要意義，必須要給予足夠重視。

一、檔案管理工作的重要性

檔案所記錄的信息非常全面，通過單位的檔案能夠了解到單位的經(jīng)濟效益狀況和管理機構(gòu)的情況。檔案記錄了單位發(fā)展中出現(xiàn)的各種變革，可以通過查閱檔案，實現(xiàn)對單位未來發(fā)展規(guī)劃的分析。隨著時代的進步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應(yīng)該加強對其的應(yīng)用。單位要想提高經(jīng)濟效益，提升單位的市場競爭力，就必須在檔案管理工作的基礎(chǔ)上進行資源的整合和戰(zhàn)略的規(guī)劃。

檔案管理工作首先具有原始性的特點，因為其對歷史信息的記錄具有真實性、客觀性，所以人們在使用檔案信息時，檔案更加具有信服力。幾乎所有的企業(yè)或機關(guān)事業(yè)單位都有檔案室，因此當相關(guān)工作人員遇到業(yè)務(wù)或管理工作的問題時，都能夠從檔案中找到前因后果，而提出相應(yīng)的解決方法。因此檔案具有非常重要的參考作用。

二、檔案管理工作的要求

（一）檔案管理規(guī)范化

檔案管理工作采取專人專項管理，不得兼職。對檔案專職人員進行規(guī)范化的培訓，明確管理者的職責，確保檔案資料的安全性和真實性。制定嚴格的檔案管理制度，明確檔案管理工作范圍和任務(wù)。

（二）檔案管理電子化

為保證檔案的安全性，提高對檔案的利用率，檔案管理工作需逐漸實現(xiàn)檔案電子化。在日常工作中，以電子文件瀏覽更替紙質(zhì)文件查閱，避免因紙質(zhì)文件查閱帶來的磨損、丟失的風險的同時，提高了文件調(diào)閱速度。完善檔案錄入備注信息，以便從龐大信息中進行內(nèi)容檢索，提高檔案管理的成效。

三、檔案管理工作現(xiàn)在的狀況和問題

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)滲透到每個單位的每一個部門及每一步業(yè)務(wù)內(nèi)容。檔案管理工作被賦予了非常高的自身價值，不管是對個人還是對單位，檔案管理工作的意義和作用都是十分巨大的。

越來越多的單位開始重視檔案的管理工作，將檔案管理工作定為業(yè)務(wù)開展中最基礎(chǔ)的保障工作，采取相應(yīng)的措施來保證檔案管理工作的順利進行。另一方面，在開展檔案管理工作的過程中也遇到了一些問題，主要體現(xiàn)在兩個方面：即檔案管理理念和管理模式。檔案管理工作中的一個非常大的問題是每個單位的部門都非常多，在檔案管理過程中難免會遇到檔案管理意識淡泊的管理者，遇到這種情況就容易出現(xiàn)部門基礎(chǔ)工作開展正常，但是部門檔案工作方面配合度低，導致移交的部門檔案資料不完整、不客觀，在后期利用時又會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的偏差，從而失去了檔案真實性、完整性的意義。另外，部門和部門間的業(yè)務(wù)內(nèi)容會有部分重合，導致同樣的資料重復移交或職責不清。這則需要在檔案部門的指導下，各部門明確自己的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容或管理范圍，確定各部門的移交資料范圍。檔案管理工作的目標是完整、客觀、準確。這樣檔案管理工作就能發(fā)揮自身的積極作用，將檔案的意義和價值激發(fā)出來，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)籌管理的優(yōu)勢。

四、加強檔案管理工作的措施

（一）注重對檔案管理工作人員的培訓

單位要意識到檔案管理的重要性，在人力、物力上給予檔案管理工作一定的支持，才能讓檔案管理工作人員能夠更好的開展檔案管理工作。檔案管理工作人員不但需要加強對《檔案法》的學習和掌握，也要對檔案各項管理制度、新的業(yè)務(wù)要求進行學習，接受上級管理部門的檔案業(yè)務(wù)指導，從而提高自己檔案管理工作的能力，以便更好的為單位檔案工作進行服務(wù)。

（二）注重檔案收集工作

只有通過完善的檔案收集工作，才能夠體現(xiàn)檔案的完整性和再利用性。因此，不但要做好檔案收集前的宣傳工作，檔案部門還需要在各部門的協(xié)助下制定適用于本單位工作業(yè)務(wù)的《歸檔范圍和檔案保管期限表》，確保在規(guī)定的時間內(nèi)，能最及時的、最準確的收集完整相關(guān)資料。

（三）注重檔案鑒定工作

按照規(guī)定，制定本單位《檔案鑒定銷毀制度》，成立檔案鑒定小組。由檔案室定期對檔案價值進行鑒定，對到達保管期限的檔案按照單位的制度進行銷毀程序。如有爭議不能確定檔案價值時，可申請上一級檔案管理部門進行鑒定。以保證檔案鑒定工作能對檔案資料“去粗取精”，達到提高科學管理效益的目的。

（四）注重對現(xiàn)代化技術(shù)的利用

隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化產(chǎn)品的功能越來越強大，檔案管理工作也開始先進化。通過專業(yè)的檔案軟件系統(tǒng)平臺能夠使檔案管理工作更加有條理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作變得更容易、檔案資料數(shù)字化工作也可以逐漸完善。通過計算機技術(shù)管理，大大提高檔案管理工作效率。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案的管理工作對于社會的發(fā)展是具有重要的價值和意義的，其憑借自身顯著的真實性、豐富性等特點，檔案管理工作的開展越來越受到重視。因此，不管是哪個行業(yè)和部門，都應(yīng)結(jié)合實際情況，從收集、管理等方面對檔案管理做出進一步規(guī)范，積極引用各種先進技術(shù)，在大幅度提升其工作效率基礎(chǔ)上，將其檔案管理的重要價值充分發(fā)揮出來?，F(xiàn)代化社會的發(fā)展對于檔案管理來說是一項挑戰(zhàn)，同時也是重大的機遇，對此我們只有不斷地在經(jīng)驗基礎(chǔ)上進行改進，才能真正地發(fā)揮出檔案的社會應(yīng)用價值。

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