新形勢下企業單位檔案管理問題思考

李曉希

摘要：對于企業單位而言，企業檔案有著極為重要的意義，他記錄著企業各方面的信息，具有極大的保存價值。在新形勢下，傳統的企業檔案管理方式已經無法滿足企業發展的需求，這就需要企業改善管理方法，運用先進的技術來進行保存，以提高管理效果。目前來看，隨著企業信息量的不斷擴大，檔案管理所暴露的問題也逐漸增多。本文針對當前企業單位檔案管理中存在的問題進行了分析，提出了新形勢下提高檔案管理質量的對策。

關鍵詞：新形勢；企業檔案管理；問題；措施

在企業的發展過程中，檔案管理關系著企業的重要信息，檔案管理的目的主要是提高企業的社會經濟效益，促進企業的發展。由此可知，企業檔案管理不僅對企業經濟效益有著一定的影響，還能夠在很大程度上維持企業的穩定發展。因此，企業需要做好檔案管理，將其作為企業管理中重要的部分來對待。近年來，隨著社會經濟的發展，企業中各類數據資料在不斷的增加，檔案管理難度也在加強，這就需要不斷的提升管理質量，改善管理方法，才能保證企業檔案的服務水平，促進企業的發展。

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）企業沒有引起對檔案管理的重視

現今，隨著市場競爭力的增強，所有企業都把重心放在了提高經濟效益上，把經濟效益最大化當成了主要的生產目標。在企業管理中，經濟效益確實是最重要的，但它離不開基礎管理服務工作的支撐。只有做好企業基礎管理工作，才能更好的為企業服務，創造更多的經濟和社會效益。尤其是檔案管理工作，它記載著企業幾乎所有的數據和信息，對于企業活動的開展具有重要的意義。但目前來看，很多企業并沒有認識到這一點，認為檔案管理只是普通的基礎性管理工作，并不重視檔案的管理，使得企業檔案工作沒有制定相應的計劃，無法有效的開展。

（二）檔案管理工作較為混亂，存在丟失損壞等現象

目前，很多企業的檔案管理工作還停留在表面上，其工作內容主要就是歸檔和管理，并沒有進行深入的管理。在檔案的管理過程中，一般管理人員都會直接將檔案放在一起，雖然有文件歸檔，但很少進行細分，只是大致進行分類存檔，甚至有很多檔案沒有進行很系統的分類整理，就直接放入了編織袋中，使其處于無人管理的狀態中。這就造成了檔案管理的混亂。在這種情況下，一旦企業發生產權的變動或是處于破產改制狀態，檔案就容易發生丟失等狀況。此外，由于資料存放較為隨意，有的檔案很久沒有進行管理，容易造成文件的損壞，這些都使得企業檔案無法得到有效的利用，從而影響到企業某些活動的開展和企業的正常運行。

（三）企業檔案管理人員的素質不高

從目前的情況來看，很多企業開始重視檔案的管理，也建立了專門的檔案管理人員，但整體而言，管理人員在這方面還不夠專業，不能完全滿足當前檔案工作的開展需求。還有很多檔案管理人員是由其他部門管理人員兼任，并沒有經過系統的培訓，對檔案管理方面的知識不夠了解。而在新形勢下，企業面對的市場競爭越來越激烈，其檔案管理工作也需要專業的管理隊伍。因此，只有管理人員擁有過硬的專業知識和素質，能很好的掌握檔案管理的理論，具有較強的管理能力，才能更好的進行檔案的管理。

二、新形勢下提高檔案管理質量的對策

（一）制定相關的檔案管理制度，對檔案進行分類管理

設立專門的檔案室，并制定一套相對更為完善的檔案管理制度，如統計、借閱、保密等方面的制度，對檔案的使用和保存進行細致的記載和管理。要做好企業各部門之間的分工與合作，做到各司其職，及時對重要的檔案進行歸檔和整理，做好檔案的移交工作等，確保檔案的安全和完整。此外，可以設立專門的應急處理和信息安全等領導隊伍，對檔案信息的安全進行保障，做好安全措施，防止火災等突發事件的發生為檔案資料帶來損害。在新形勢下，檔案的安全也是極為重要的，它關系著檔案的完整與否，因此必須加強安全防護措施。

（二）建立起信息平臺，結合先進的信息技術來對檔案進行管理

隨著信息技術的發展，傳統的紙質文檔管理已經不能滿足時代的發展需求，其管理的弊端也逐漸的顯現出來。對此，企業應該與時俱進，建立信息平臺，利用信息技術來管理文檔。企業要選擇適合檔案行業的軟件，使其能夠與企業中其他的業務軟件相互轉化，以推動企業檔案的信息化建設和發展，幫助企業檔案從傳統的紙質文檔過渡到符合社會發展的數字化文檔，實現檔案文檔的信息化與資源的整合運用。

（三）選擇專業的檔案復合型人才進行管理

在新形勢下的企業檔案管理中，需要專業的人才來進行管理，尤其是科技快速發展的時代，對管理人員提出了新的要求。首先必須要具備較強的專業素質和管理能力，此外，管理人員需要熟悉當前各類辦公軟件的操作，并取得相關的上崗證，才能進入到檔案管理工作中。管理人員在上崗之后，還要經過各類專門的跟進培訓，以提高自身的專業素質。企業也可以通過考試等手段對管理人員進行篩選，做到優勝劣汰，選擇綜合素質較強的人員來擔任管理工作，提升企業檔案管理的質量，從而促進企業的發展。

參考文獻：

[1]李寧.針對新形勢下企業單位檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2013，11：202-203.

[2]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014，17：187.

[3]胡琴芳.在新形勢下企業如何加強檔案管理的幾點思考[J].企業改革與管理，2016，24：45.

[4]宋小紅.論新形勢下企業檔案管理問題及對策[J].辦公室業務，2014，09：90.