談事業(yè)單位人事檔案管理工作

楊菲菲

摘 要 人事檔案管理是一項具有極大社會價值的工作，它是事業(yè)單位進(jìn)行人事任用和人事管理制度改革的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的保障。真實、全面、完整的人事檔案信息，可以幫助事業(yè)單位健全合理的人員分配機(jī)制，從而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境，助力事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 管理

中圖分類號：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

人事檔案是個人履歷的記錄，是個人參加社會經(jīng)歷的憑證，具有極高的社會價值。人事檔案管理工作是國家法律規(guī)定的一項基本而且重要的工作。事業(yè)單位的人事檔案管理工作具備多元化的特點，記載著單位員工的身份，資歷，工作表現(xiàn)等等基本情況，這些基本情況與員工的福利待遇，社會保證以及組織關(guān)系都有著密切的關(guān)系。因此管理好人事檔案對于提高事業(yè)單位行政效率，提高員工工作的積極性有著重要的作用。

2當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1傳統(tǒng)人事檔案管理已不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求

隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)的全面覆蓋，傳統(tǒng)的保存人事檔案的方法已經(jīng)越來越不適應(yīng)新時代的要求。傳統(tǒng)的保存方式一直采用紙張保存，紙張質(zhì)地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現(xiàn)代使用的是計算機(jī)管理，但是計算機(jī)記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

2.2當(dāng)前人事檔案管理工作不適應(yīng)改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)實施，事業(yè)單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類進(jìn)行收集，許多單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。

2.3人事檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)難以適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統(tǒng)的專業(yè)性知識，以應(yīng)對管理過程中產(chǎn)生的各種問題。如今很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能，不能對檔案進(jìn)行程序化和系統(tǒng)化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進(jìn)行管理，只是在人事變動時抽調(diào)別的部門人員進(jìn)行臨時的檔案管理，導(dǎo)致了單位人事檔案管理混亂，難以適應(yīng)新時代管理的需要。

2.4信息技術(shù)的迅速發(fā)展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉?？墒窃谠S多單位仍舊習(xí)慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調(diào)閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

2.5領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位管理工作開展的基礎(chǔ)是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，如果領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的管理意識淡薄，認(rèn)為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調(diào)動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應(yīng)付的狀態(tài)，難以高效的發(fā)揮其作用。

3人事檔案工作應(yīng)如何適應(yīng)新形勢的需要

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)意識更新思想觀念創(chuàng)新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發(fā)展和提高，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，正確認(rèn)識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

3.2不斷完善補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容適應(yīng)事業(yè)單位改革需要

隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革工作的推進(jìn)和《新勞動合同法》的實施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協(xié)議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業(yè)績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態(tài)管理等情況在人事檔案中應(yīng)如實記錄，歸檔材料的內(nèi)容要隨時補(bǔ)充完善。對于能夠反映員工的綜合素質(zhì)特別是文化素質(zhì)的內(nèi)容，包括個人文化程度、進(jìn)修情況、繼續(xù)教育情況、各項專業(yè)技術(shù)資格等也應(yīng)在人事檔案中有所體現(xiàn)。隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，要不斷完善、補(bǔ)充人事檔案相關(guān)內(nèi)容，使人事檔案工作符合機(jī)構(gòu)改革的需要。

3.3充分運(yùn)用信息化辦公手段提高工作效率

隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化辦公手段越來越多的應(yīng)用于人事檔案管理過程中，通過建立良好的信息化處理系統(tǒng)不僅可以快速方便的查閱人事檔案中的各類所需要的材料，還可以大大提高工作效率。人事檔案信息化管理是發(fā)展的必然，必須引入計算機(jī)輔助系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3.4增大資金投入與技術(shù)支持，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

充足的硬件設(shè)施配備是保證人事檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必要條件。為保證檔案的保存與擺放，應(yīng)配置鐵質(zhì)的檔案柜及統(tǒng)一的檔案夾，庫房應(yīng)配備相應(yīng)的“六防”設(shè)施和其他安全設(shè)施。為提高檔案管理的信息化程度，應(yīng)配備先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備及相應(yīng)的管理軟件，建立紙質(zhì)、電子格式共存的多樣化的檔案管理模式。保障人事檔案資源的管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化要求。

電子信息化給人事檔案的管理帶來了新的革命，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)自身對于人事檔案管理的重視，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其具備高素質(zhì)，高技能，不斷補(bǔ)充檔案內(nèi)容，反映員工的實際工作情況，提高檔案的利用率和實用性，使檔案更加科學(xué)合理的為單位服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展。