淺談企業采購風險的識別與防范

陸旭石

摘要：現代企業采購越來越注重風險管理，江陰興澄特種鋼鐵有限公司（以下簡稱“興澄公司”）在采購風險管理過程中從供應商的選擇與評價、采購風險的識別與防范采取了一系列的措施，從而有效地確保了物資的正常供應，為興澄公司創造良好的經濟效益奠定了堅實的基礎。

關鍵詞：企業；采購風險；識別與防范

一、采購風險的種類

采購風險分為供應商造成的風險、企業采購人員造成的風險、企業采購管理失控的風險、企業在采購過程中操作不當的風險、法律風險、政治變動和自然災害影響企業采購的風險六類。

二、回避與防范采購風險的措施

（一）明確采購目標

1.保證采購業務合法有效

興澄公司在采購過程中對采購物資的名稱、型號、規格、數量都有明確的規定。明確了采購標準是國際標準或者是國家標準、行業標準、企業標準。采購標準意味著可以簡化采購工作量，意味著采購雙方就明確的尺寸、型號、質量、規格所達成的協議。通過加強采購的標準化工作，可以減少采購的品種、降低庫存，從而降低采購的成本。采購物資還要符合國家的產業政策，對明令禁止的、淘汰落后的設備不能采購。

2.適時、適量、保證質量、費用最省

經過長期的摸索與總結，人們提出的“5R”原則用以指導采購活動，已經取得了良好的效果。“5R”采購就是在適當的時侯以適當的價格從適當的供應商處購買所需數量商品的活動。采購工作必須要圍繞價、質、量、地、時等基本要素來開展。

3.保證采購成本核算正確

興澄公司對采購成本進行了明確的核算。采購成本的構成有維持成本、訂購成本、缺貨成本、物料的訂購成本等組成。

維持成本是指為保持物料原樣而發生的成本，分為固定成本和變動成本。

訂購成本是指向供應商發出采購合約或訂單的成本費用。如辦公費、差旅費、郵資、電話費等支出。訂購成本的大小主要與下列活動發生的相關費用有關，檢查存貨水平所發生的費用；編制并提出采購申請所發生的開支；對多個供應商進行調查比較，選擇最合適的供應商所發生的費用；填寫并發出采購單所發生的費用；填寫、核對收貨單所發生的費用；結算資金并進行付款。

缺貨成本是因采購不及時而造成的，它是指由于物品供應中斷而造成的損失，包括停工損失、延遲發貨損失和失去銷售機會損失、商譽損失等。如果失去客戶，還可能給企業造成間接損失或長期損失，包括保險儲備及其成本、延期交貨成本、失銷成本、失去客戶的成本。

物料的訂購成本包括請購成本、采購成本、進貨驗收成本、進庫成本、其他成本、會計入賬支付款項等所花費的成本等。

（二）保證采購記錄真實完整

興澄公司對采購的計劃、訂單、供應商的送貨單、質量保證書、產品使用說明書、計量碼單、抽樣檢驗化驗單、結算清單、倉庫簽字接收回單、入庫報驗單、供應商的評價等都有詳細的記錄。

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（三）采取必要的措施進行風險防范

1.健全組織明確職責

建立健全企業采購組織，明確采購部門及其人員的職責。

2.加強采購人員和管理人員的風險防范意識

采購人員是采購項目的責任人，要在增強職業素質、提高工作技能、加強職業道德約束等方面控制風險。興澄公司將采購崗位作為關鍵敏感崗位，公司與采購人員通過簽訂關鍵敏感崗位廉潔從業協議與保密協議來防范采購人員的道德風險。建立健全采購崗位責任制，誰簽訂合同誰負責。加強職業道德約束，定期對關鍵敏感崗位人員進行廉潔從業教育，定期實行采購人員輪崗制度，一般為五年進行輪崗一次。定期對采購人員進行采購知識和技能的培訓，風險管理知識的培訓，提高業務知識，提高采購風險意識。

3.建立健全供方管理制度

企業要建立供應商準人制度，科學確定供應商標準。興澄公司制定了供方管理制度，對供應商的選擇與評價和供應商的管理作了比較祥細的規定，對與產品質量直接或間接有關的一、二類物資的供應商進入興澄公司要進行準人評審、檢查其是否具有質量管理體系證書、產品首先要進行試用、簽訂試用協議、試用合格，使用分廠必須出具試用報告，經總工程師批準同意后方可逐步進行小批量試供，供需雙方還要簽訂質量保證協議。每年年底興澄公司會對所有供應商的供貨業績進行年度綜合評價，包括外觀質量、使用狀況、合同到貨情況、服務、風險管控等多個維度，綜合評分≥80分的為c級，綜合評分≥85分的為B級，綜合評分≥90分的為A級，綜合評分≤80分的將降為試供方并納人下一年度的供方現場質量能力評審計劃，凡是試供方的供應商，全年供貨比例不得超過10%。綜合評分≥90分的供應商有資格參與年度優秀供應商的評價，如果獲得優秀供應商資格，則供貨比例會相應的增加。

4.建立供應鏈的采購體系，運用先進的采購技術

供應鏈是指圍繞核心企業，將供應商、制造商、分銷商、零售商，直到最終用戶連成一個整體的功能網絡結構模式。供應鏈管理的基礎是在參加供應鏈的企業之間建立起一個齊心協力、統籌兼顧、責任共擔、利益共享的戰略伙伴關系。

5.建立健全采購作業標準和請示制度

制定標準化采購操作流程，編制詳細的采購作業手冊，明確規定采購人員的權限范圍，建立采購評價制度，評定采購工作業績。對因生產、檢修或研發急需采購的物資，經請示領導批準后采購部門可以進行臨時應急采購，保證物資供應。

6.招投標過程的風險防范

對于下達采購計劃、安排采購計劃、制定采購文件、發布采購信息到簽訂合同、合同履行、業務資料歸檔等環節的工作程序都作出明確的規定，有效地避免采購風險。興澄公司在招投標過程中，一般采用邀請招標的方式進行招標采購，對供應商資格進行預審，對于來源單一，或有自主知識產權，取得專利證書的物資進行議標采購，對于五十萬元以上的標的物資必須經總經理批準后方可實行招標，對于所有新進供應商投標時必須交納投標保證金，投標保證金的數額根據《招標投標法》規定，一般不少于兩萬元人民幣，或不超過標的額的10%，防止惡意低價投標，防范風險。對于招投標過程中供應商之間相互串標的或者是招標人與投標人之間相互串標的一旦發現將嚴肅處理，追究責任，興澄公司還對參與開標的招標小組成員簽訂保密承諾書，嚴防評標過程泄密，造成不良影響。嚴格審查評標報告是定標過程中防范風險至關重要的一個環節。對于中標后棄標的供應商將納人黑名單，取消下一次投標資格，并扣除投標保證金。建立質量體系認證制度，以完善采購工作的程序和標準，通過認證制度進一步規范采購業務操作程序，建立健全相互制約的內部監督機制，提高采購工作的質量和效率。在采購過程中一般會采取一主供、二輔供的供應商模式，防止供貨出現中斷的風險。在市場價格波動較大的大宗原輔材料的采購上或季節性較強的物資，制定采購物資的應急預案，防范和化解可能出現的供貨中斷風險。

7.簽訂合同和履行合同過程中的風險防范

對于新進供應商中標以后簽定合同之前必須交納一定金額的履約保證金來防范合同過程中出現的履約風險，履約保證金的額度一般控制在標的額20%以內，在合同簽訂過程中通過合同條款來轉移風險，對于違約不履行合同義務按時交付標的的按相關條款進行追責。對于在履約過程中出現的質量問題，將根據質量狀況的不同程度進行處理，根據不合格品控制程序，供應商必須提供質量改進報告，對于大宗原輔材料例如礦砂、煤焦、石灰石、石灰等出現的質量問題，會采取讓步接收的方式予以結算。對于投標過程中沒有仔細核對備品備件質量要求，中標后在履約過程中不能滿足使用部門要求的供應商將給予警告并納入黑名單，減少其供貨數量，嚴重的直接停止其供貨資格。對與產品質量直接有關的一類或二類物資，出現質量異議的供應商將納入下一年度供方現場質量能力評審計劃進行復審，復審達不到八十分的將降為試供方或停止其供貨業務。

8.建立健全資金使用、運輸進貨控制制度

對倉庫接收的物資，供應商在開具增值發票，進行財務入賬后，采購部門將根據合同要求的相關付款條件進行申報，財務部門簽具資金余額，經有關部門領導批準后方可付款，有效地防范資金支付風險。對于采購物資要根據庫存狀況進行運輸進貨控制，以避免庫存物資過多，造成資金積壓，影響生產流動資金，確保資金風險與安全。

三、結語

興澄公司在采購風險意識與防范過程中對供應商的評價與選擇，通過資金及時支付的良好信譽，與供應商建立了良好的長期合作伙伴關系，穩定了供應商隊伍，保證了采購渠道及采購物資的質量，有效地防范和化解了采購風險，不僅為企業創造了良好的經濟效益，而且創造了良好的社會效益。采購人員將不忘初心，加強對市場及供應商的了解，加強主人翁的責任性，不斷提高自己的職業道德、業務素質和風險意識，有效防范采購風險，保障企業物資正常供應。