對公文檔案管理工作的研究與探索

姜泉霞

摘要：公文檔案管理工作如何才能滿足社會時代的需要，是每一個從業者都必須思考的重大問題。本文從規范公文處理程序，把好公文形成關開始，就檔案管理工作的整個流程進行了探討，提出的觀點對于指導當前檔案管理工作具有重要意義。

關鍵詞：公文檔案；管理公文；研究與探索

一、從公文格式正規化嚴格要求開始，為檔案管理打好基礎

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中時，具有現行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不相同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。

日常在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1.文種使用不當。文種的選擇與確立，是公文寫作成敗的關鍵，也是能否實現行文目的的首要環節。對文種的使用，要注意堅持四條原則：必須按照黨和國家公文法規的統一規定準確使用文種；要符合制文機關的法律地位和權限；要以正確的行文關系做依據；要考慮發文的具體目的與要求。之所以如此，是因為公文一經發出，即產生一種權力關系，體現著嚴格的權限與政治從屬，因此，我們決不可捧以輕心，更不能隨心所欲。但從實際情況看，一些單位對文種的使用，掉以輕心的有之，而隨心所欲的情況也不乏其例。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等。

2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3.公文印制不規范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

4.公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

5.數字使用不規范等等。

上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為一名專門負責公文擬制的人員，平時有責任和義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，確保公文和檔案的質量。

二、做好檔案管理工作的前提是搞好公文的評估分類

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，檔案管理人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對檔案管理人員是個嚴峻的挑戰，它要求檔案管理人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1.對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文書工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文秘工作流程更加科學化、合理化。

2.要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。

3.要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文書工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，檔案管理人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。

三、從信息上不斷完善公文材料，努力實現檔案信息資源共享

檔案管理部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，迸一步歸整，以備平時查閱。

2.檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。

隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，檔案管理工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。

綜上可見，檔案管理工作具有很強的挑戰性。作為工作人員要很好地把文書工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。

參考文獻：

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