高校檔案管理的公共服務質量的優化問題的思考

王曉歡

摘要：本文以沈陽工學院圖書與檔案館檔案管理建設為研究對象，分析總結了檔案管理公共服務現狀。通過對調查分析研究，針對存在的問題，提出了針對檔案管理在公共服務質量的優化方面的思考和建議。

關鍵詞：檔案管理；公共服務；沈陽工學院

高校檔案中包含大量高校教學、科研、社會服務等方面的信息，檔案公開的程度是衡量一所高校信息公開水平的重要標準之一。高校檔案館作為高校信息公開的重要窗口和主要途徑，公開的內容公眾是否滿意，公開的方式公眾是否接受，不但對高校信息公開整體績效水平具有重要的影響作用，而且對檔案事業自身發展也具有極大的影響作用。

沈陽工學院作為遼寧省知名民辦綜合性大學，在現代教育、科研、人文等諸多領域具有一定的地位。沈陽工學院圖書與檔案館所保存的檔案反映了沈陽工學院教育、科研、社會服務和文化傳承等各方面的歷史，是遼寧省民辦高校的縮影。本文以沈陽工學院圖書與檔案館為例，探索公共服務質量的優化方式和方法問題。

一、沈陽工學院檔案管理的公共服務現狀

1、公共服務能力弱

由于沈陽工學院的建校歷史短，學校始創于1999年，全部建校歷史，不足30年，另外經歷過搬遷和整合，檔案存量本身就存在不足的問題，因此檔案公共服務能力相對較弱的問題是比較突出的。

2、提供公共服務職能的主體不明確

建校初期，檔案管理工作由其他職能部門兼管，2011年初學校將檔案管理工作與圖書管理工作整合建立圖書與檔案館，在此之前，沒有專職檔案管理工作人員，關于提供公共服務業務的整體規劃目前還存在不足之處。

3、公共服務職能的管理規范不明確

目前，沈陽工學院檔案部門提供對外公共服務的種類和對象并沒有完整的管理規范，常規公共服務類事物以學生檔案業務為主，其流程和規范較為完善，其他類公共服務較少，因此缺少完整的公共服務事物管理規范。

4、可以提供公共服務的檔案資源利用率較低

以2016年為例，沈陽工學院查、借公共服務類檔案資源總數不足300人次，這個數據一方面反應了檔案總量不足的實情，另一方面也反映了檔案工作宣傳力度不足的問題。

二、檔案管理的公共服務質量的優化問題的思考

1、積累自身資源、吸納優勢資源

沈陽工學院的建校歷史短，校內資源的豐富需要長時間的積累，此部分資源的總量和增速是有限的，但隨著數字化、共享化的信息化的發展趨勢，公共服務職能可以拓展的外延及其廣闊，自身的資源不足可以與其他優勢資源開展友好的合作聯絡，為服務對象提供更廣闊的服務范疇，合理吸納優勢檔案資源，合理利用資源共享平臺是提升公共服務能力的發展趨勢，也是解決自身檔案資源有限問題的根本途徑。

2、整體流程規劃和模塊業務布局

結合檔案管理工作實際情況，對檔案公共服務業務的業務種類和業務關聯進行規劃和整合，使檔案公共服務形成較為獨立的工作流框架，該框架主體是通用流程，具體業務種類是主體框架流程的分支模塊，利用此方法，既滿足公共服務類業務的整體性，同時也可以適應多種業務模塊流程的插入、修改、刪除，主體框架業務是通用業務，多個職能部門可以共同輸入，一方面降低了檔案管理部門的公共服務業務的初步需求的工作接待量，另一方面也為用戶提供了更多的檔案利用需求的輸入途徑。檔案管理工作人員分別負責具體功能業務模塊，具體的人負責具體的模塊，如此一來，檔案公共服務的需求輸入廣泛、流程清晰，責任明確，工作效率將顯著提高。

3、完善公共服務管理制度

針對公共服務類業務制定樹形管理制度匯編，完善和修訂原業務模塊管理制度的相關內容，使其適應在業務入口一致的條件下，實現業務流程的相似性、通用性和模塊性。依據此管理制度規范工作人員的業務流程和權利、責任。

4、加強檔案工作服務職能的宣傳力度

新時期民辦高校檔案部門應大膽改革現有的高校檔案管理模式，服務意識由“被動查詢”向“主動推送”方向轉變，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，重視向檔案公共服務職能宣傳工作，充分利用各種渠道宣傳檔案資源的可用性，品類，組織檔案公共服務宣講，數字媒體推送、檔案資源信息發布等，研究檔案資源的開發利用方法，尋找公共檔案資源受益群體，實現個性化宣傳和推廣，最終目的是幫助檔案資源使用者了解檔案存量和使用方法，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。

5、提高檔案管理人員的專業水平

檔案管理工作人員是檔案管理工作直接參與者，也是服務質量的決定性因素，在實際工作中發揮著不可替代作用。因此這就需要將高水平、高素質的綜合型人才納入民辦高校的檔案管理隊伍中。提高工作人員的檔案管理專業知識及理論水平直接影響工作質量，因此，通過多種途徑提高檔案管理人員的專業水平是必不可少的，這就需要學校支持和鼓勵檔案管理人員外出學習，積極參加培訓、工作交流活動。通過提升管理人員業務水平帶動整體服務水平的提升。這需要檔案管理人員開拓專業視野，關注先進技術和管理經驗，同時也需要學校加大對檔案管理工作人員的工作的關注度，真正做到對管理人員的工作能力進行認可，并實行獎勵機制，對工作狀態好，工作能力強的員工進行嘉獎，提高職稱，從根本上提高檔案管理工作人員的工作熱情。

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