高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化問題的思考

王曉歡

摘要：本文以沈陽工學(xué)院圖書與檔案館檔案管理建設(shè)為研究對象，分析總結(jié)了檔案管理公共服務(wù)現(xiàn)狀。通過對調(diào)查分析研究，針對存在的問題，提出了針對檔案管理在公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化方面的思考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；公共服務(wù)；沈陽工學(xué)院

高校檔案中包含大量高校教學(xué)、科研、社會服務(wù)等方面的信息，檔案公開的程度是衡量一所高校信息公開水平的重要標準之一。高校檔案館作為高校信息公開的重要窗口和主要途徑，公開的內(nèi)容公眾是否滿意，公開的方式公眾是否接受，不但對高校信息公開整體績效水平具有重要的影響作用，而且對檔案事業(yè)自身發(fā)展也具有極大的影響作用。

沈陽工學(xué)院作為遼寧省知名民辦綜合性大學(xué)，在現(xiàn)代教育、科研、人文等諸多領(lǐng)域具有一定的地位。沈陽工學(xué)院圖書與檔案館所保存的檔案反映了沈陽工學(xué)院教育、科研、社會服務(wù)和文化傳承等各方面的歷史，是遼寧省民辦高校的縮影。本文以沈陽工學(xué)院圖書與檔案館為例，探索公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化方式和方法問題。

一、沈陽工學(xué)院檔案管理的公共服務(wù)現(xiàn)狀

1、公共服務(wù)能力弱

由于沈陽工學(xué)院的建校歷史短，學(xué)校始創(chuàng)于1999年，全部建校歷史，不足30年，另外經(jīng)歷過搬遷和整合，檔案存量本身就存在不足的問題，因此檔案公共服務(wù)能力相對較弱的問題是比較突出的。

2、提供公共服務(wù)職能的主體不明確

建校初期，檔案管理工作由其他職能部門兼管，2011年初學(xué)校將檔案管理工作與圖書管理工作整合建立圖書與檔案館，在此之前，沒有專職檔案管理工作人員，關(guān)于提供公共服務(wù)業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃目前還存在不足之處。

3、公共服務(wù)職能的管理規(guī)范不明確

目前，沈陽工學(xué)院檔案部門提供對外公共服務(wù)的種類和對象并沒有完整的管理規(guī)范，常規(guī)公共服務(wù)類事物以學(xué)生檔案業(yè)務(wù)為主，其流程和規(guī)范較為完善，其他類公共服務(wù)較少，因此缺少完整的公共服務(wù)事物管理規(guī)范。

4、可以提供公共服務(wù)的檔案資源利用率較低

以2016年為例，沈陽工學(xué)院查、借公共服務(wù)類檔案資源總數(shù)不足300人次，這個數(shù)據(jù)一方面反應(yīng)了檔案總量不足的實情，另一方面也反映了檔案工作宣傳力度不足的問題。

二、檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化問題的思考

1、積累自身資源、吸納優(yōu)勢資源

沈陽工學(xué)院的建校歷史短，校內(nèi)資源的豐富需要長時間的積累，此部分資源的總量和增速是有限的，但隨著數(shù)字化、共享化的信息化的發(fā)展趨勢，公共服務(wù)職能可以拓展的外延及其廣闊，自身的資源不足可以與其他優(yōu)勢資源開展友好的合作聯(lián)絡(luò)，為服務(wù)對象提供更廣闊的服務(wù)范疇，合理吸納優(yōu)勢檔案資源，合理利用資源共享平臺是提升公共服務(wù)能力的發(fā)展趨勢，也是解決自身檔案資源有限問題的根本途徑。

2、整體流程規(guī)劃和模塊業(yè)務(wù)布局

結(jié)合檔案管理工作實際情況，對檔案公共服務(wù)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)種類和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)進行規(guī)劃和整合，使檔案公共服務(wù)形成較為獨立的工作流框架，該框架主體是通用流程，具體業(yè)務(wù)種類是主體框架流程的分支模塊，利用此方法，既滿足公共服務(wù)類業(yè)務(wù)的整體性，同時也可以適應(yīng)多種業(yè)務(wù)模塊流程的插入、修改、刪除，主體框架業(yè)務(wù)是通用業(yè)務(wù)，多個職能部門可以共同輸入，一方面降低了檔案管理部門的公共服務(wù)業(yè)務(wù)的初步需求的工作接待量，另一方面也為用戶提供了更多的檔案利用需求的輸入途徑。檔案管理工作人員分別負責(zé)具體功能業(yè)務(wù)模塊，具體的人負責(zé)具體的模塊，如此一來，檔案公共服務(wù)的需求輸入廣泛、流程清晰，責(zé)任明確，工作效率將顯著提高。

3、完善公共服務(wù)管理制度

針對公共服務(wù)類業(yè)務(wù)制定樹形管理制度匯編，完善和修訂原業(yè)務(wù)模塊管理制度的相關(guān)內(nèi)容，使其適應(yīng)在業(yè)務(wù)入口一致的條件下，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的相似性、通用性和模塊性。依據(jù)此管理制度規(guī)范工作人員的業(yè)務(wù)流程和權(quán)利、責(zé)任。

4、加強檔案工作服務(wù)職能的宣傳力度

新時期民辦高校檔案部門應(yīng)大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，服務(wù)意識由“被動查詢”向“主動推送”方向轉(zhuǎn)變，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣，重視向檔案公共服務(wù)職能宣傳工作，充分利用各種渠道宣傳檔案資源的可用性，品類，組織檔案公共服務(wù)宣講，數(shù)字媒體推送、檔案資源信息發(fā)布等，研究檔案資源的開發(fā)利用方法，尋找公共檔案資源受益群體，實現(xiàn)個性化宣傳和推廣，最終目的是幫助檔案資源使用者了解檔案存量和使用方法，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。

5、提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理工作人員是檔案管理工作直接參與者，也是服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，在實際工作中發(fā)揮著不可替代作用。因此這就需要將高水平、高素質(zhì)的綜合型人才納入民辦高校的檔案管理隊伍中。提高工作人員的檔案管理專業(yè)知識及理論水平直接影響工作質(zhì)量，因此，通過多種途徑提高檔案管理人員的專業(yè)水平是必不可少的，這就需要學(xué)校支持和鼓勵檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，積極參加培訓(xùn)、工作交流活動。通過提升管理人員業(yè)務(wù)水平帶動整體服務(wù)水平的提升。這需要檔案管理人員開拓專業(yè)視野，關(guān)注先進技術(shù)和管理經(jīng)驗，同時也需要學(xué)校加大對檔案管理工作人員的工作的關(guān)注度，真正做到對管理人員的工作能力進行認可，并實行獎勵機制，對工作狀態(tài)好，工作能力強的員工進行嘉獎，提高職稱，從根本上提高檔案管理工作人員的工作熱情。

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