流動人員人事檔案信息化管理和應用

[摘要]流動人員人事檔案信息化管理與應用是社會市場經濟發展的需要，結合人事檔案信息化內容，從流動人員人事檔案數據庫建立、網絡聯動、檔案誠信、本人知情權闡述了檔案信息化的具體管理和應用，人事檔案經過信息化后可為管理者及使用者提供便捷服務和可靠依據。

[關鍵詞]流動人員；人事檔案；信息化

[作者簡介]管建輝（1964-），男，漢族，籍貫：河北深澤，現任石家莊市橋西區勞動就業服務局副局長，分管人力資源市場的靈活就業人員和失業人員檔案及其人事代理工作，中共黨員，大學本科（全日制），畢業于河北科技師范學院農業機械化專業，副研究館員，主研靈活就業人員人事檔案的管理和應用。

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1006-8031（2017）06-0050-02

檔案信息化是當代社會經濟對檔案事業發展要求，也是為了使檔案工作更好服務于社會市場經濟。檔案信息化就是將先進的電子信息技術運用到檔案管理和使用中，通過對檔案信息電子載錄、儲存、檔案內容數字化及檔案信息網絡化，進行全方位的管理和使用檔案；達到檔案管理者和服務對象應用十分便捷的目的。人事檔案管理發展歷史悠久，傳統的人事檔案管理在當前大量頻繁快速人員流動過程中出現了很多問題，凸顯出以前的檔案管理模式和使用方法不能適應市場經濟和社會發展需求。為此，檔案管理和應用，特別是流動人員人事檔案管理和應用必須與時俱進，實行人事檔案的信息化管理和應用。只有這樣，才能跟上市場經濟發展步伐，才能更好地服務社會。

一、人事檔案信息化

通常說，人事檔案信息化是指按照國家檔案行政管理機關統一標準，在檔案管理和應用中全面運用現代信息技術進行人事檔案信息資源處置、管理和使用；人事檔案管理的信息化，就是把單一紙質版檔案實體轉變為多層面綜合檔案信息系統。采用現代信息技術裝備和管理檔案，提高檔案管理和利用的現代化水平和層次；具體說人事檔案信息化是檔案管理部門運用現代信息技術收集、整理、開發和利用檔案信息資源，實行檔案內容信息的網絡化、存儲數字化和標準化管理。可見，人事檔案信息化的載體是網絡化、數字化、標準化：

1、檔案信息的數字化。按照標準化的檔案信息要求和統一的規范數據格式，將需要存檔的內容與資料用掃描儀、記錄儀收錄到計算機存貯系統，做好備份儲存。

2、檔案信息的標準化。在檔案收集和整理過程中，要統一接收、傳遞、存儲和使用的標準，通過專用軟件對檔案內容進行分類、編目和排序；建立標準化的辦公系統，并與區域內檔案管理系統融合，實行統一區域內管理模式。

3、檔案信息的網絡化。整合檔案信息，在系統內傳遞信息并實現信息資源共享；檔案資源經過網絡化管理后其適用范圍得到很大擴展，實現檔案管理與市場經濟發展同步的目的。

二、流動人員人事檔案信息化管理和應用

（一）流動人員人事檔案信息標準化數據庫。在本系統（區域）建立流動人員人事檔案信息標準化數據庫是人事檔案信息化管理和應用的前期基礎工作，隨著市場經濟發展及人事代理人員頻繁流動，建立系統（區域）內標準化且可靠的人事檔案信息庫尤為必要；為實現信息資源數字化、信息網絡化、信息載體多樣化、管理過程自動化和信息共享奠定堅實基礎。政府部門要牽頭組織協調，配備軟件公司設計的系統兼容的管理軟件，在系統（區域）內推廣使用；在使用過程中綜合分析出現的問題并加以修改和完善，及時保存原始信息數據，選用政治素質好和專業水平高的檔案管理人員進行流動人員人事檔案信息標準化處理；設置相應的查詢權限，避免個人信息泄露，確保檔案信息的真實性和完整性；明確對泄露或非法使用個人檔案信息的相關責任人要承擔民事或刑事責任。

（二）系統數據庫和網絡聯動。雖然建立流動人員人事檔案信息數據庫能快速查詢、檢索、統計、分析流動人員信息，但系統數據庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料。為保護實體檔案內容，將縮微技術應用到流動人員人事檔案管理中，在建立流動人員人事檔案系統數據庫過程中，通過掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中存儲。檔案應用部門可根據需要從總數據庫中選取有關內容，通過計算機打印出來；在建設數據庫的基礎上實施區域網、系統網和互聯網的網絡聯動，形成技術先進、功能完善的流動人員人事檔案信息服務網絡體系，實行系統內（區域內）流動人事檔案信息資源共享。這樣，既方便了管理人員應用，又提高了對流動人員人事檔案利用和開發的工作效率；實現在系統內（區域內）進行流動人員人事檔案信息化管理和應用的目的。

（三）個人信用檔案。建立個人信用檔案是確保流動人員人事檔案信息真實和可靠的基礎，目前流動人員人事檔案在誠信建設方面還存在著許多問題，如三齡一歷更改、檔案內容篡改，流動人員頻繁流動過程中的造假，使得流動人員人事檔案可信度很低。因此，建立個人信用檔案尤為重要，在流動人員人事檔案中添加個人信用情況、公職階段的信用記錄和在用人單位的履職情況等。同時，個人信用檔案還包括個人貸款及償還情況、勞動合同執行情況、民事和刑事訴訟記錄及處罰執行的記錄等，實施個人信用檔案系統有利于政府、企業、個人在社會經濟往來中有真實資料可循。也便于用人單位在招聘流動人員時掌握其詳實綜合情況，為其選用人提供可靠依據；也宜于約束流動人員行為，避免違法犯罪活動發生。

（四）人事檔案知情權。當前我國的人事檔案僅向組織提供相關服務，本人不能查閱自己的人事檔案，不知道自己人事檔案中有哪些檔案信息，易形成個人人事檔案具有神秘色彩的現象；或有些流動人員因不知道個人檔案內容及其社會價值而不在乎其人事檔案。可見，了解自己的人事檔案，知曉個人成長經歷及相關內容，應予以關注；還其于本人以知情權是很有必要的，同時，現實中常有對自己的某段經歷或有些情況記憶模糊需查檔的情形，目前人事檔案管理制度不允許查閱，給個人帶來很多困惑和疑慮。為此，流動人員人事檔案管理工作應該樹立以人為本觀念，對于不屬于保密范圍的檔案內容給予其知情權，本人可以知曉和了解自己檔案內容，確保自己的人事檔案與實際經歷或事實一致。

三、流動人員人事檔案信息化在管理和應用方面具有的特點

（一）流動人員人事檔案信息化的快速輸入功能能夠很大地降低檔案管理工作人員的勞動強度。流動人員人事檔案動態性需要人事檔案管理人員及時更新，實行信息化管理的人事檔案，在人事信息發生變動或添加新檔案信息時，檔案管理人員在人事信息模型板塊中能輕松及時地變更或加載人事信息，使人事信息內容更為完整和準確，確保人事檔案信息及時更新和完善。

（二）流動人員人事檔案信息化的數字處理功能能夠及時地調整或更新人事檔案，維持人事檔案的動態性和連續性。人事檔案實行信息化以后，數字化的信息處理功能會自動完成很多人事信息的數據處理，確保了人事檔案信息的完整與連續。

（三）流動人員人事檔案信息化的搜索功能能快速查詢人事檔案信息，為領導擬定員工培訓計劃、實施績效管理、人才選拔等提供詳實的依據。以前紙質化人事檔案信息內容多且雜，在領導進行一些人事決策或者人事處理時不能迅速搜尋到所需人事檔案信息，影響工作正常進行。而人事檔案信息化的搜索功能能有效克服這些缺點，只要點一下文件系統，會及時查詢到所需詳實信息，這樣，為領導決策、員工培訓、績效管理、選拔人才等方面提供詳實可靠的信息。

（四）流動人員人事檔案信息化的儲存功能能有效協助和處理人事糾紛。在工作單位對違規員工做出處分，因人事檔案信息缺失會帶來的勞動糾紛，或核實檔案工齡時找不到可靠證據，使本來清楚的情況沒有證據可循，致使用工雙方耗費很多精力去調查取證。實行流動人員人事檔案管理信息化后，就能迅速準確地搜集到信息，為人事部門提供有效幫助。人事檔案信息化的儲存功能能避免使用者丟失人事信息，同時也利于促進勞動雙方規范遵守合同。

（五）流動人員人事檔案信息化的保密功能能有效地保護人事檔案。實行流動人員人事檔案信息化后其檔案的保密性是有保障的，不會泄密的；信息化的密碼保護功能對流動人員人事檔案會發揮保密作用，只要管理人員及時設置密碼保護，就會有效地對人事檔案信息保密。

（六）流動人員人事檔案信息化的提醒功能會及時提醒員工何時退養、退休或及時調整工資事宜。人事管理工作人員是很難記清單位員工何時退養、何時退休或何時調整工資的；實行檔案信息化后，系統有備忘提示功能，會及時提醒人事管理工作人員到了為退養、退休人員和調資辦理手續的時間了，防止因工作繁忙造成工作的遺忘或缺失。

總之，流動人員人事檔案信息化管理和應用是流動人員人事檔案管理工作的一項系統工程，不僅是一個單位或系統的事情，也不只是技術和手段現代化過程，或是檔案數字化、網絡化建設；同時，還有檔案信息數據庫建設、檔案信息資源的采集和利用；還有檔案管理者專業素質的培養與使用者具備的應用技術、檔案信息化管理和應用的有關制度等；還需政府部門牽頭組織協調，在本系統內統一標準和管理模式，共同努力實現。