高職院校檔案管理信息化深化實踐探討

劉康

摘要：我國教育改革、人事制度改革并行，極大地推動了高職院校檔案管理工作。目前已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理體系運作；但根據(jù)現(xiàn)狀與暴露的問題分析，信息化改革只是完成了初步的轉(zhuǎn)型實踐，并未達(dá)到與高職院校發(fā)展需求相契合的信息化改革目標(biāo)。為了促進(jìn)其達(dá)到目的，文章從兩種檔案版本并行推進(jìn)實踐、自主開發(fā)軟件實踐、管理制度升級實踐3個方面進(jìn)行深化實踐說明。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；實踐

2017年3月5日“兩會”開幕后，國務(wù)院總理李克強(qiáng)同志提出要緊跟時代步伐，持續(xù)推進(jìn)信息化改革；根據(jù)我國現(xiàn)階段高職院校在檔案管理信息化工作中的改革實踐與應(yīng)用效果觀察，仍然存在諸多問題，需要通過“持續(xù)推進(jìn)”來達(dá)到深化檔案管理信息化應(yīng)用水平。以下就按照問題-原因解決一深化措施的思路，從邏輯順序?qū)χ黝}展開具體探討。

1.高職院校檔案管理信息化中暴露的問題分析

高職院校檔案管理信息化改革現(xiàn)狀表明，在運用各類信息化軟件時，類型多樣；但主要以購買軟件為準(zhǔn)，自主創(chuàng)新的軟件較少；從檔案管理工作信息保密要求分析，需要對其實施一些技術(shù)安全措施，可通過基于不同類型軟件的自行設(shè)計與開發(fā)，減少泄露信息的可能性。信息化改革之后，出現(xiàn)了對于紙質(zhì)檔案管理工作的弱化，既不利于推進(jìn)檔案管理，也未能將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，令前者為后者提供原檔信息，通過后者提升前者運用效率。尤其是在信息化改革之后，管理模式依然偏于傳統(tǒng)思維，未能制定與其相符合的制度、機(jī)制，以及具體的考核評估措施推進(jìn)。因而整體上的改革之后，未能進(jìn)一步持續(xù)化完善；為了解決此類問題，對應(yīng)提高信息化應(yīng)用中的安全、高效，以下提出幾點較有針對性措施。

2.高職院校檔案管理信息化深化實踐措施探討

2.1兩種檔案版本并行推進(jìn)實踐

紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種形式并行是目前現(xiàn)狀，為了提高對不同類型檔案的融合與高效管理。這種并行推進(jìn)方法主要是采用平移式的現(xiàn)代化管理模式，將兩種檔案版本統(tǒng)—在一個檔案管理體系之內(nèi)，使二者的優(yōu)勢功能得到融合性發(fā)揮，將信息化改革后技術(shù)與思維優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為檔案管理的具體實踐。在紙質(zhì)檔案方面，應(yīng)該引入電子檔案的“互聯(lián)網(wǎng)+”思維；在電子檔案方面，需要增加針對其技術(shù)應(yīng)用本身存在的風(fēng)險因素，保障檔案留底全面化。兩種版本并行推進(jìn)，才能確保檔案管理信息化改革后向完善化方向發(fā)展。按照現(xiàn)在檔案管理的體系構(gòu)建，需要將紙質(zhì)檔案、電子檔案設(shè)置在一個統(tǒng)一的管理體系之下；通過對兩種版本檔案的特征、功能分析，區(qū)分利弊；然后，通過系統(tǒng)思路，將紙質(zhì)一電子檔案設(shè)置在同一個系統(tǒng)之內(nèi)；具體是在管理思維方面，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，增加黃仁宇先生所說的“數(shù)目字管理”，在線下設(shè)置紙質(zhì)檔案管理，在線上應(yīng)用電子檔案管理；兩種方式并行，統(tǒng)一編號、對應(yīng)設(shè)計檔案內(nèi)的各項構(gòu)成要素；使其管理具備信息化時代所需要數(shù)字化、流程化、專業(yè)化特點；將其快速錄入、查詢、輸出，完成檔案管理流程一體化的資料收集-存檔-提檔-銷毀等。

2.2自主開發(fā)軟件實踐

目前高職院校檔案管理信息化改革中的檔案管理系統(tǒng)一應(yīng)俱全，包括登錄界面、菜單，以及各項填寫、增刪、修改、查詢、傳輸?shù)裙δ堋Ｍǔ＿\用的一般軟件包括微軟公司的Office辦公軟件Excel，VB+Access，甲骨文公司的ORACLE數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、美國國家儀器公司LabVIEW程序開發(fā)環(huán)境，以及企業(yè)級集成開發(fā)環(huán)境Myeclipse等。從應(yīng)用經(jīng)驗觀察，既包括一般軟件的應(yīng)用，也包含有針對高職檔案管理具體需求的開發(fā)程序環(huán)境。我國高職院校在應(yīng)用中多采用一般軟件的應(yīng)用，并通過向一些信息技術(shù)公司購買相關(guān)的專業(yè)軟件實施檔案管理信息化革新，在開發(fā)層面相對薄弱。由于信息化改革后牽涉到信息技術(shù)風(fēng)險管理，運行維護(hù)；因此，為了進(jìn)一步將技術(shù)工具之便與檔案管理的安全管理相結(jié)合，需要開發(fā)一些具有自主控制權(quán)的檔案管理軟件。在這個方面建議利用現(xiàn)階段我國已經(jīng)普遍實踐的VC++語言編程進(jìn)行一些檔案管理軟件開發(fā)；實踐中可以按照程序中的模塊架構(gòu)、相關(guān)協(xié)議、運行數(shù)據(jù)，將軟件開發(fā)與高職院校檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行融合，從而設(shè)計開發(fā)一款自主運營的檔案管理程序，提高安全性。根據(jù)一些高職院校的實踐經(jīng)驗觀察，具體實踐中可以選取仿真技術(shù)，通過MS，VLR，HLR，MGW，MSC-Server工力能，把虛擬信令、業(yè)務(wù)鏈路接口進(jìn)行對應(yīng)性連接；從而在軟件設(shè)計基礎(chǔ)上進(jìn)一步將系統(tǒng)開發(fā)完成后，實施可移動平臺的構(gòu)建，提高軟件的動態(tài)化遷移特征；并進(jìn)行進(jìn)一步的檔案管理軟件復(fù)制與推廣應(yīng)用。

從院校內(nèi)部的檔案管理信息化革新向2.0版本升級層面分析，需要在檔案管理的基礎(chǔ)上，提高應(yīng)用的效率化。在這個方面，建議利用一些國內(nèi)信息技術(shù)APP制作經(jīng)驗，將基于PC端的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與基于移動端的檔案管理系統(tǒng)平臺應(yīng)用進(jìn)行一些有效對接，實現(xiàn)媒介工具間的進(jìn)一步融合，克服時間與地域可能帶來的阻礙。建議借鑒微信平臺經(jīng)驗，利用安卓系統(tǒng)實施一些具體的對接設(shè)計，提高內(nèi)部人員對檔案的利用率；在條件成熟后，也可以借助這種移動互聯(lián)網(wǎng)的全面融合實踐，在各個應(yīng)用檔案管理的部門之間建立起關(guān)聯(lián)性的網(wǎng)絡(luò)路徑，達(dá)到隨時隨地完成檔案利用的效率。從發(fā)展趨勢層面觀察，應(yīng)該延伸互聯(lián)網(wǎng)+思維，將技術(shù)工具與檔案管理資源進(jìn)一步融合；比如，對于多媒體檔案、音頻檔案的保存與優(yōu)化處理，就可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)加以完善；再如，利用現(xiàn)代化3D技術(shù)、信息虛擬化空間處理，完成由信息向虛擬圖像的轉(zhuǎn)化等。根據(jù)我國“十三五”計劃，在未來5G網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋與信息全方位虛擬化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建過程中，這些基礎(chǔ)性的信息化深化方案可以為其打下堅實基礎(chǔ)，并推進(jìn)高職院校檔案管理升級優(yōu)化。

2.3管理制度升級實踐

在高職院校檔案信息化深化實踐中，管理制度升級實踐應(yīng)該轉(zhuǎn)移到與目前檔案管理信息化應(yīng)用程度進(jìn)行匹配的地步。在制度層面，需要引入針對檔案管理的終身責(zé)任制，這是形勢所迫，也是提高執(zhí)行力，達(dá)到監(jiān)督效果的一個重要舉措。因為在檔案管理的長期工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理中易出現(xiàn)一些與貪腐行為掛鉤的案例。所以，為了預(yù)防此類借助改革契機(jī)實現(xiàn)個人企圖并從中獲利的違反紀(jì)律與法律的行為，必要通過終身追究制達(dá)到防微杜漸目的。

制度是檔案管理的“大腦”，機(jī)制是檔案管理的“手腳”；要更好實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的深化與升級優(yōu)化，應(yīng)該手腦并用。具體來看，可以按照紙質(zhì)一電子檔案統(tǒng)一實施數(shù)據(jù)化、流程化管理的體系雛形，按照“預(yù)算制度”中的管理思維，將每個指標(biāo)具體化到“精確數(shù)據(jù)或信息”：將這種管理思維平移到檔案管理中，既需要按照深化后的檔案數(shù)據(jù)庫及信息化流程設(shè)計，具體到每一個考核與評估的子項之上，設(shè)置對應(yīng)的評估機(jī)制。另一方面，當(dāng)前發(fā)展形勢與現(xiàn)狀表明，可以在激勵機(jī)制、競爭機(jī)制實踐過程中，更好的實現(xiàn)各機(jī)制間的對接與關(guān)聯(lián)性運用；構(gòu)建一個以評估機(jī)制為中心，其他多機(jī)制共同并進(jìn)的運行機(jī)制體系，保障當(dāng)前高職院校檔案管理信息化體系的可操作性，并使其能夠落到實處。另外，在管理過程中，應(yīng)引入信息化管理制度措施具體規(guī)范條例，如增設(shè)攝像頭監(jiān)督檔案管理工作，安裝一些帶有監(jiān)控功能、記錄點擊頻率與次數(shù)的電子元件，提高針對電子檔案應(yīng)用中的技術(shù)安全防護(hù)。尤其需要制定與此相契合的懲罰措施，以達(dá)到高職院校檔案管理信息化深化實踐后管理制度的升級優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理工作中的防腐敗、提效率、專業(yè)化水平。

3.結(jié)語

通過現(xiàn)階段高職院校檔案管理信息化革新后的現(xiàn)狀分析，可以認(rèn)識到其中暴露的問題，因此，需要采取對應(yīng)的措施加以改進(jìn)。除了上文提到的幾點措施之外，還應(yīng)該在持續(xù)性改進(jìn)與完善過程中，增加針對檔案管理中的部門合作，盡可能將院校內(nèi)部門合作，與院校外相關(guān)部門的合作貫穿于當(dāng)前的管理體系之中，并利用技術(shù)工具之便，將媒介融合、資源融合進(jìn)一步推進(jìn)，從而提升我國高職院校檔案管理信息化水平，提高檔案利用率，為我國教育行業(yè)的資源調(diào)配作出更大貢獻(xiàn)。