《企業檔案工作規范》解讀

二、企業檔案工作管理職責

5.2.5企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。

根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，企業對本企業的集體或個人在檔案工作方面做出突出成績的，應當給予獎勵。給予獎勵的事跡，包括對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的；對檔案學術和科技研究做出重要貢獻的；同違反檔案紀律、法規的行為做斗爭，表現突出的等。

對發生檔案違法行為，造成檔案損失的，企業對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予處分。

三、企業部門檔案工作職責

5.3.1企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責。

企業文件材料是企業生產和管理、科學研究、建設項目等活動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強企業文件材料形成過程的管理，才能維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。因此，企業文件形成部門應對文件的真實性、可靠性、完整性、系統性、可用性負責。

5.3.2企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。

文件是有價值的信息資源和重要的企業資產。為了保護并保存活動的證據，采用系統的方法對文件進行管理是必要的。文件管理系統是業務活動的信息源，這些信息可以為業務決策及其后續活動提供支持，也可以確保為當前和未來提供利用。

5.3.3專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時，凡是有不符合文件材料質量要求的，應督促文件形成者提交符合質量要求的文件；在歸檔文件整理時，應按照相關標準規范進行整理，確保案卷質量符合檔案整理相關標準規范的要求。

5.3.4企業各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發〔2002〕5號文件要求。

文件管理職責應由機構內所有員工分組，不僅包括文件管理人員，還包括相應的信息專業人員、行政人員、業務部門負責人、系統管理員及形成文件的其他人員，此外還應在崗位職責描述和同類說明中對其文件管理責任作出明確規定。

企業文件管理，首要是建立能夠適應企業管理需要的文件管理制度。一是應按業務需要和業務流程形成文件，充分地記錄其參與的業務活動；二是應確保支持業務活動的信息系統和處理系統形成適宜的文件，作為業務活動支持的有機組成；三是建立平時立卷制度，確保文件妥善保管和充分利用；四是確保文件得到有效的維護、存儲和保管；五是確保文件只有經過既定的批準程序才可進行處置。

其次是應該明確參與文件形成與管理各類員工的權力和責任。一是企業職能部門及負責人制訂文件管理程序和標準要求。二是專業人員在工作過程中按照已經確立的程序和標準形成并保管文件，確保各種記錄的原始性、真實性、系統性。

第三是加強文件形成過程的歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。