工程建設項目檔案工作協調機制的構建與完善

葉小泮

工程建設項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，它記錄了建設全過程，貫穿于工程項目的可行性論證、立項審批、勘察設計、招投標、施工、監理和竣工驗收等一系列活動，是工程項目運營管理、改造維護的重要依據。工程建設項目檔案形成單位多、形成周期長、數量龐大、專業復雜，給檔案管理工作帶來一定的難度。項目檔案管理工作是一個系統工程，它不是建設單位單方面就能做好的，還需要設計、施工、監理以及供應商等其他參建單位密切配合，相互協作。因此，構建并完善工程建設項目檔案工作協調機制十分重要。

探討工程建設項目檔案工作協調機制，必然涉及誰來協調的問題。一方面，項目建設單位（業主單位）作為最終責任者，要負責組織、協調和指導勘察設計單位、施工單位、監理單位以及材料、構件和設備供應單位編制項目竣工文件和整理項目文件；另一方面，勘察設計、施工、監理單位及供應商作為工程項目的參建方有責任履行各自檔案工作職責，并按合同要求將各自形成的檔案移交業主方。因此，項目建設單位（業主單位）是工程建設項目檔案工作的主動協調者，設計、施工、監理單位以及供應商要服從建設單位的協調管理。本文從合同管理、歸檔標準、檔案培訓、文檔檢查、檔案驗收等方面探討了工程建設項目檔案工作協調機制的構建與完善（如圖）。

一、實施合同管理，明確參建單位的檔案工作責任

從項目建設一開始，建設單位（業主單位）應統一管理工程建設項目檔案工作，把文件資料的收集、整理和歸檔納入到各參建單位的合同管理之中，以明晰業主方與其他參建單位的檔案工作責任，為檔案工作提供法律保障。在簽訂項目設計、施工、監理以及材料供應合同、協議時，應設立檔案專門條款，明確設計單位、施工單位、監理單位等有關方面的檔案收集、整理、移交的責任和要求，并具體規定各參建單位文件材料的歸檔范圍、份數、歸檔時間、整理質量等。同時，項目檔案工作還須和各參建單位的經濟利益掛鉤，合同規定從各個參建單位工程款中扣留5%作為檔案保證金，待工程完工之后，各參建單位按合同規定向業主單位移交檔案并經驗收合格后，才能結算工程尾款和檔案保證金。

二、制定歸檔標準，明確參建各方歸檔范圍及質量要求

工程建設項目檔案管理實施遵循“統一計劃、分塊實施、集中歸檔”的原則，建設單位（業主方）制定檔案管理總體計劃、明確檔案管理的統一目標、統一標準、統一要求。在完成招投標工作并簽訂合同、協議之后，建設單位檔案管理部門應以《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《建設工程文件歸檔整理規范》等規范性文件為依據，深入施工現場，了解工程建設內容和程序，對工程建設各個環節上形成的文件資料做到心中有數，在此基礎上起草各參建單位歸檔文件目錄。參建單位以建設單位檔案部門提供的歸檔文件目錄草案為基礎，按照過往的施工經驗和項目特點，對本單位歸檔文件目錄中的文件進行適應性刪改，然后返回給建設單位檔案部門審核。建設單位檔案部門在與其他參建方多次往返協商的基礎上，審核制訂《設計單位歸檔文件目錄》《施工單位歸檔文件目錄》《監理單位歸檔文件目錄》《建設單位歸檔文件目錄》，并以此作為工程項目文檔檢查和檔案驗收的依據。對于材料、構件和設備供應單位提供的合格證、使用說明書，檢驗報告、圖紙等文件資料，材料、構件和設備的使用單位和管理部門要負責整理，并核實其完整性。歸檔文件質量要合乎標準，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，格式規范，簽字認可手續完備，載體和書寫材料符合耐久性要求。文檔管理要合乎規則，各參建單位要建立文檔管理機構、文檔保管室，制定收發文登記、借閱利用登記和文件保管制度等，使項目檔案工作從一開始就按統一的標準規范有序地運行。

三、實施檔案培訓，提升檔案人員的業務水平和綜合素質

工程建設項目涉及面廣，參建單位多，各參建單位的檔案資料員流動性大，缺乏檔案專業訓練，影響檔案工作質量。在施工和監理單位進駐工程項目之后，建設單位檔案管理部門牽頭組織建設方、勘察設計方、施工方、監理方的檔案員、資料員、工程技術人員集中進行一次檔案培訓，學習國家、省市有關建設項目檔案管理規定、行業標準，學習合同條款中項目檔案歸檔責任，明確本單位的檔案歸檔范圍、質量要求。建立項目檔案工作QQ群或者微信群，通過QQ和微信平臺公布相關的檔案管理制度、業務規范以及日常檢查中發現的問題，進行檔案業務指導和工作交流。培訓以業務操作為主，制定科學系統的檔案收集、組卷歸檔管理辦法，統一和規范各參建單位竣工資料的內容和樣式。培訓重點放在參建單位檔案工作的協作與配合上，比如，監理單位如何與施工單位協作，發揮監理的審核職能，確保施工單位移交的竣工檔案合格；建設、施工單位以及供應商如何協作，確保材料、構件和設備開箱隨機資料齊全完整地收集歸檔；建設、設計、施工單位如何有效配合，確保設計變更材料齊全，變更依據和變更后的具體圖紙相關聯，等等。通過培訓，理順項目檔案管理關系，落實檔案管理制度，構建起“以業主為中心、以監理為保證、以施工為主體”的項目檔案工作協作模式，促進項目檔案工作順利開展。

四、加強文檔檢查，確保參建各方的檔案工作落到實處

工程建設項目檔案的特點要求項目檔案管理必須實施文件質量過程控制。建設單位（業主方）是項目檔案管理的主體和核心，在項目建設過程中要及時了解項目的建設進度，采取定期檢查和不定期抽查相結合的方式，對文件歸檔工作進行認真檢查，發現問題及時糾正，協調參建各方的檔案工作。一是成立文檔檢查機構。建設單位檔案管理部門應牽頭組建項目文檔檢查小組，成員由建設單位的工程部門、質保部門和檔案部門的人員以及監理單位的人員組成，檢查小組定期進行文件檢查，小組成員從各自的專業角度發現問題，提出改進措施，以提高檔案文件質量。二是制定《工程文件整理檢查計劃》。項目一開工，檢查小組就以工程項目施工進度計劃為依據，編制全年工程文件整理計劃，并正式發布。三是實施現場文件檢查。根據工程文件整理檢查計劃，文檔檢查小組成員每月至少實施一次現場文件檢查，檢查要點包括以下幾個方面：①施工文件收集的及時性，查看施工文件收集整理是否與項目建設進度同步，是否存在事后突擊補充文件資料的現象，施工文件是否及時立卷并移交到檔案部門存檔；②施工文件收集的完整性，檢查開停工報告、施工組織方案、原材料報審、質量檢測評定記錄、隱蔽工程驗收記錄、竣工圖、工程照片等；③施工文件的規范性，重點檢查文件材料和表格的格式是否規范，技術參數是否準確、簽章手續是否完備、是否為原件，竣工圖折疊、標注、蓋章是否規范。四是定期召開文檔例會。每月召開一次文檔例會，參會人員包括文檔檢查小組成員、施工單位人員。會議主題包含以下方面：①最近一次文件檢查發現的問題及整改時間要求；②施工單位匯報當月文件收集與工程建設進度的同步情況；③各方在文件收集整理過程中需要協調解決的問題。文檔檢查能督促參建各方及時收集整理文件，及時協調、解決項目檔案歸檔工作中出現的問題，為項目檔案專項驗收打下堅實基礎。

五、做好檔案驗收，把好竣工檔案質量關

建立檔案預驗收工作機制。在項目檔案正式驗收前，項目建設單位（法人）組織項目設計、施工、監理等方面負責人以及有關人員，根據檔案工作的相關要求，依照《重大建設項目檔案驗收內容及要求》對項目檔案進行全面自檢，對檔案文件進行預驗收。首先 ，細致審閱工程項目全套檔案資料。采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式，檢查項目檔案，抽查檔案數量應不少于100卷。審閱檔案的要點包含以下幾方面：①對照項目檔案歸檔范圍，依據附錄標準中各參建單位歸檔文件目錄，認真核對參建各方提交的竣工檔案驗收目錄，檢查檔案文件是否齊全，是否出現漏收漏歸的現象；②查看檔案的結構劃分是否合理有序，檔案項目是否完整，檔案要件資料是否齊全；③根據工程情況介紹及工程實物現狀，檢查檔案材料內容是否準確，圖、文、物是否相符；④竣工圖編制是否規范、準確，竣工圖是否反映了各種類型的變更，修改后的圖上是否注明了變更依據，每一份竣工圖是否有專業工程師簽字認可。其次，形成檔案預驗收意見。在對項目檔案全部材料進行審閱后，形成預驗收意見，對于發現的問題，給予細致耐心的解答，提出切實可行的整改意見。參建單位落實責任到人，對照預驗收意見限期完成整改，確保項目檔案完整、準確、系統，符合相關規范要求。項目檔案質量達到國家規定的標準，則可以申請檔案正式驗收。項目檔案正式驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。

（作者單位：華南農業大學檔案館）