淺議初級(jí)中學(xué)檔案管理工作

田鳳華

什么是檔案管理呢？檔案管理指的是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。從這一概念就可以看出來，檔案管理肩負(fù)著重要的使命與責(zé)任，無論什么樣的單位，都不可或缺檔案管理。即使是一所鄉(xiāng)村初中，同樣面臨著總結(jié)歷史、開創(chuàng)未來的任務(wù)與職責(zé)，如何做好初級(jí)中學(xué)檔案工作，既是一種管理上的挑戰(zhàn)，也是一種光榮的歷史使命。

目前初級(jí)中學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.管理手段落后

信息化的時(shí)代，各項(xiàng)事業(yè)飛速發(fā)展，給檔案管理帶來諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。目前，很多初中學(xué)校都在進(jìn)行信息化的教育教學(xué)改革，多媒體技術(shù)、電子平板、樂教樂學(xué)等信息技術(shù)已經(jīng)引入了多種學(xué)科的課堂，走進(jìn)了學(xué)生和老師的學(xué)習(xí)世界。學(xué)校目前的檔案管理總體上說，還不夠現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，許多應(yīng)該用現(xiàn)代信息技術(shù)加以完善細(xì)致科學(xué)有效的管理。比如教師的基本信息管理和年度工作管理還沒有完全到位。一些學(xué)校還使用老舊的檔案袋子進(jìn)行各種材料的管理，既浪費(fèi)了紙張又?jǐn)D占了空間。查找利用都不方便，還有一些檔案甚至出現(xiàn)丟失、損毀的情況，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的安全管理。

2.檔案資料歸檔不及時(shí)

平時(shí)的教育教學(xué)中，很多教師課堂教學(xué)使用的教案和學(xué)案，學(xué)校各個(gè)學(xué)期的各種計(jì)劃與總結(jié)，開展的一些大型的教研活動(dòng)的照片與實(shí)物資料、學(xué)校開展的規(guī)模較大的文藝體育等課外活動(dòng)等等，缺少專門的分類整理。有人拍照了，記錄了，但是，卻沒有專人對(duì)此上升到檔案的層次進(jìn)行整理歸類，沒有認(rèn)識(shí)到這些實(shí)物與照片是學(xué)校一個(gè)時(shí)期歷史發(fā)展的見證。隨著時(shí)間的流逝，等到認(rèn)識(shí)到了它們的價(jià)值，已經(jīng)殘缺不全或者散失掉了。

3.學(xué)校“志史”編寫缺失

一所學(xué)校從誕生到今天的發(fā)展，期間經(jīng)歷了很多的波瀾，既有輝煌的成績(jī)，也有很多經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；既有沉淀的文化內(nèi)涵，又有厚重的精神傳承；既有豐富多彩的歷史遺跡，又有內(nèi)容詳實(shí)的各種文獻(xiàn)資料。從不同時(shí)期的辦學(xué)理念到辦學(xué)規(guī)模，從師資隊(duì)伍的培訓(xùn)與建設(shè)，到各個(gè)年代學(xué)生的成長(zhǎng)變化，從學(xué)校硬件建設(shè)到軟件的開發(fā)，教科研的成果到學(xué)校班子成員的變化，從名師成長(zhǎng)到學(xué)校取得的各項(xiàng)成績(jī)，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的教師自身成長(zhǎng)的回顧，到學(xué)校發(fā)展歷程的歲月影像，等等，都值得抒寫與分類整理成“志史”的。這也是一種綜合性的檔案整理，更有價(jià)值與意義。目前初級(jí)中學(xué)的檔案管理大多還沒有開展這項(xiàng)工作。

4.檔案管理觀念落后

一些學(xué)校沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的歷史意義與現(xiàn)實(shí)意義，管理手段和管理措施與當(dāng)前電子檔案信息化管理嚴(yán)重脫節(jié)。沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理事關(guān)學(xué)校的發(fā)展與未來，以史為鑒可以知興衰，一個(gè)單位的歷史遺存都丟失了，文化的傳承，精神的接力何在？如果不改變這樣的觀念，必然跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。

初級(jí)中學(xué)檔案管理工作對(duì)策

1.加強(qiáng)初級(jí)中學(xué)教師檔案理念的培養(yǎng)

初級(jí)中學(xué)的檔案管理要以各項(xiàng)合理有效、科學(xué)易行的檔案管理規(guī)章制度與方法作為基礎(chǔ)，不可動(dòng)搖。學(xué)校應(yīng)該在每一年的學(xué)期初工作會(huì)議上將檔案管理納入到學(xué)校的各種工作安排之中去，上升到學(xué)校各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)工作之中來認(rèn)識(shí)。不斷對(duì)于教師進(jìn)行檔案管理重要性的思想引導(dǎo)與科學(xué)培訓(xùn)，以引起每一位教師的重視。通過檔案工作布置。使全體教師，在平時(shí)的工作中注重收集整理教育教學(xué)等各種檔案，還要重視并實(shí)施對(duì)于檔案人的管理培訓(xùn)，可以采用請(qǐng)進(jìn)來或者走出去的方法，去實(shí)行檔案管理優(yōu)秀的學(xué)校進(jìn)行參觀取經(jīng)，切實(shí)解決存在的各種問題。學(xué)校還應(yīng)該將檔案管理納入到年度考核當(dāng)中，作為一種項(xiàng)目實(shí)施，這樣就可以從根本上扭轉(zhuǎn)檔案管理落后的被動(dòng)局面了。

學(xué)校要重視并實(shí)施電子信息化管理，引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與設(shè)備，對(duì)相關(guān)教師與檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，教師在平時(shí)的工作中，養(yǎng)成良好的信息檔案管理的意識(shí)與行為，及時(shí)整理以電子文本或者圖片等形式的檔案并且定期分類上交，還要在每一年度進(jìn)行總結(jié)表彰，發(fā)揮檔案管理先進(jìn)個(gè)人的引領(lǐng)與輻射作用。

2.加強(qiáng)初級(jí)中學(xué)校志編寫工作

關(guān)于校志的編寫，可以組織單位具有檔案管理業(yè)務(wù)特長(zhǎng)的專門人員或者聘任校外人員，以年度形式撰寫，對(duì)于學(xué)校以前的歷史發(fā)展過程，可以組織老教師與老領(lǐng)導(dǎo)召開專門的會(huì)議，做好口述與書面形式的回憶，并認(rèn)真撰寫相關(guān)文字材料，有照片和其他實(shí)物的，給予征用落實(shí)或者借用拍攝留存。查找學(xué)校現(xiàn)存的各種檔案文件，進(jìn)行年度或者內(nèi)容上的分類編寫。

3.將檔案管理作為一種文化來傳承

學(xué)校不同時(shí)期的各種豐富多彩的檔案，是不同年代的廣大師生與學(xué)校近期與遠(yuǎn)期而形成的一種有著歷史意義與精神價(jià)值的實(shí)物資料與信息，期間有很多的文化閃光點(diǎn)，也蘊(yùn)含著豐富深刻、雋永流韻的文化味道。例如，學(xué)校參加上級(jí)組織的各種文化活動(dòng)，如藝術(shù)節(jié)，歌詠比賽，朗讀大賽，知識(shí)競(jìng)賽等等，取得的成績(jī)。參加的人員，比賽用的底稿、比賽時(shí)的照片等等，都是一種文化的承載。學(xué)校內(nèi)部組織的各種教育教學(xué)活動(dòng)與文娛體育活動(dòng)，期間的各種照片，文檔資料，人員事跡等等都閃爍著人文的光彩，在整理成電子檔案的同時(shí)，以展板樣式定期展出，也是將檔案管理外在化的一種文化呈現(xiàn)，能起到很好的精神傳承與引領(lǐng)教育效果。可以更好展示學(xué)校的文化底蘊(yùn)。增強(qiáng)全體教師的文化自豪感。更好推動(dòng)學(xué)校的各項(xiàng)工作走向更高的平臺(tái)。

當(dāng)然，初級(jí)中學(xué)檔案管理千頭萬緒，需要提高與總結(jié)規(guī)范的地方還有很多，只要我們秉承為學(xué)校和師生的發(fā)展負(fù)責(zé)，為歷史負(fù)責(zé)的精神與信念，通過不斷完善修訂改革各種檔案管理的規(guī)整制度與方法，提高每一位教職員工的檔案管理意識(shí)，提高專業(yè)檔案員的科學(xué)有效的管理水平，那么，我們的初級(jí)中學(xué)的檔案管理就會(huì)步入一個(gè)信息化科學(xué)化專業(yè)化的時(shí)代，步入一個(gè)管理到位，目標(biāo)明確，理念清晰，效果俱佳的境界，使檔案管理走入常態(tài)化，科學(xué)化，專業(yè)化。

（作者單位：平泉市檔案史志局 ）