黨政機關檔案“6S”管理的探析與應用

張曼

一、檔案管理與“6S管理”的高度契合性

檔案管理是黨政機關工作中的一項最基本的組成部分，包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、統計、利用等，是機關工作社會信息系統的基石。做好檔案工作，不僅對促進本單位工作具有積極的意義，更因其系統性、歸納性、歷史性對一個區域或一項工作具有深遠的影響。

“6S管理法”起源于日本，被譽為現代企業管理的經典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡稱“6S”）。“6S”管理主要是為了提高效率、保證質量，使工作環境整潔有序、預防為主、保證安全，本職上就是一種執行力、強調紀律性的工作文化，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。

現階段，檔案管理需要與時俱進，黨政機關引入現代工廠通行的“6S管理法”，傳統融入現代，二者辯證統一，具有高度契合性，注入新的理念，實現有機融合，必將極大地促進檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。

二、黨政機關檔案管理的意義及存在問題

黨政機關檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區域或一項工作具有重要影響”，尤其是在當前機關工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規范化、制度化、科學化也愈發顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備，通過對檔案的規范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據，為領導決策提供豐富、準確、詳實的參考。三是通過檔案的科學性、規范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標準化、制度化，能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平，提升自身形象。但傳統意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。

（一）數量龐雜，分類不清。對于一個單位或一個系統而言，因其工作千枝萬節，檔案管理往往會形成海納百川之勢，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔，會對今后的調閱、查詢造成巨大的負擔，嚴重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學化，如何更好地運用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案（如紀念章、獎杯、錦旗等），是今后需要認真考慮并加以解決的問題。

（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對檔案形成嚴格成型的制度，沒有統一的標準，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個單位造成工作被動。

（三）人才不足、環境滯后。一方面，檔案管理是一項專業性較強的工作，需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業的隊伍、專業的人才、固定的崗位、固定的場所，且人員的流動性較強，長此以往便難以保障檔案管理的標準化和延續性。同時，基礎條件投入不足，且很少有單位會嚴格按照《檔案館建筑設計規范》執行，面積過小，環境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴重制約了檔案管理水平。

三、“6S管理法”在現代檔案管理中的應用

（一）整理——有留有棄、騰出空間，營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點和歸納所有現存的各類資料，除歸檔范圍之內的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環境。

（二）整頓——科學布局、標識管理，嚴格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執行標識化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管，同時按照“三級”原則，即：以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理，收納文件隨時錄入電子化檢索系統。通過以上標識化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃——清除垃圾、美化環境，務求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除，重點對檔案存放地點的各邊角和隱藏處進行定點清理。二是制定清掃標準，作為長期固定規范張貼在顯著位置。三要保障設備運行。鑒于檔案管理工作隨機性強、工作量大等因素，每日要隨時查看計算機、打印機、掃描儀、文件柜等設備是否正常運行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數據遺失給檔案工作帶來的巨大損失。

（四）清潔——建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態。在嚴格落實整理、整頓、清掃的基礎上，制定嚴格的工作制度和程序標準，并一以貫之地執行下去，使每個環節都有據可依、有章可循、有序推進。通過一系列規章制度的落實，讓標識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運轉的狀態。

（五）安全——高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務求實現“三個零”目標，即：登記錄入零差錯、設備運行零故障、物品安全零風險。作為檔案管理員，尤其要嚴格對照《檔案館建筑設計規范》，確保檔案保管場所達到耐久、耐火、抗震標準，認真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。

（六）素養——養成習慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細作業，也是系統工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質和業務水平。一方面要堅持習慣養成，強化精細意識和工作執行力，并將過往形成的好習慣、好作風、好制度落實好、傳承好，形成人人依規辦事、工作簡潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結合工作崗位實際，重新梳理和細化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。

四、結語

將“6S管理法”引入檔案管理，既符合時代要求，也便于工作開展，更是檔案管理的必然趨勢，同時也需要做大量艱苦而細致的工作，這為檔案工作者提出了更高的要求。只要不斷加強學習，注入新的理念，以精益求精的工作態度提高業務水平，就一定能夠在檔案管理工作中開創出新的局面。

（作者單位：邯鄲市城鎮化辦公室）