打造與電網建設工程配套的精品檔案

高子靜

隨著電網建設的發展，各參建單位在人員緊、任務重的情況下，把主要精力都放在項目建設上，重工程輕檔案的情況普遍存在，導致工程檔案的諸多問題影響到工程項目的創優、驗收和運行管理。完整的工程檔案對工程項目的建設有著不可替代的作用，如何打造與電網建設工程配套的精品檔案呢？

一、建設項目的各級領導應高度重視檔案工作

建立和落實項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量進行監督。各參建單位領導在基建工作中，都要把檔案工作同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。及時建立檔案管理機構，配備相應的檔案管理人員，形成檔案管理網絡。在項目建設單位的領導下，由監理牽頭，成立由設計、施工、監理、調試等單位有關人員參加的檔案領導小組和檔案協作組，從組織上保證建設項目檔案工作的開展。

二、檔案人員要加強學習，掌握電網建設項目檔案管理的有關規定

檔案人員要不斷提高業務水平和自身素質，積極主動與有關部門人員聯系，了解項目建設的動態，做好每一環節的歸檔工作。工程檔案是記錄工程項目開始、發展、結束的原始信息，是推動工程建設業務流程發展的驅動器。只有將工程文件、檔案的管理真正作為工程實體檢查評分并且設立重要考核指標，加強工程項目檔案的全過程控制和質量控制，才能實現以工程檔案管理促進項目管理，使工程檔案管理與工程項目管理同步進行，互相支持，互相促進。

三、制定符合項目特點的檔案規章制度

明確各參建單位在項目檔案上的職責，是做好建設項目檔案工作的保證和協調檔案工作的依據。從建設項目開始，建立科學、合理、適用和可操作性強、力度大的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方職責等方面做出明確規定，將文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等問題，提出具體要求。

四、健全檔案管理網絡，發揮檔案管理網絡的作用

依靠一線兼職檔案員，健全檔案管理網絡，各參建單位分工負責。網絡成員各司其職，使建設單位部門由單純地收集、整理檔案，變為負責整個工程檔案的管理、協調、指導。加強對工程檔案全過程的協調、監督和指導，統一工程檔案標準和要求，定期對兼職檔案員進行業務培訓。

五、開展工程檔案管理的前期策劃和技術交底

在工程項目建設前期，應制定檔案管理的總體目標和整體戰略策劃，建立符合項目實際需求的檔案管理體系，明確各參建單位歸檔職責和過程文件、檔案的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求，并將具體責任落實到人。

1.前端控制

前端控制要求工程項目檔案管理人員在工程開始前就提前介入，并對文件的形成、整理、保管和利用全工程負責。只有在工程開工前對所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策劃，才能有效地加強對文件的前端控制。

2.過程控制

過程控制主要體現了全員參與的理念。要求在整個工程項目建設各個階段中全員參與。同時，要將工程檔案管理納入基建工程計劃及工程管理工作程序之中，納入有關部門和有關人員的職責范圍之中，檔案人員要參與設備開箱、工程竣工驗收等相關活動，做到工程檔案收集、整理工作與工程管理、工程進度同步，把工程檔案的管理作為整個工程管理的一部分，而不是單獨地、孤立地檔案管理。

3.后端控制

后端控制即對文件轉化為檔案的階段里對檔案的控制。必須對這個階段的工程檔案的歸檔質量和整理規范進行嚴格控制，維護工程檔案的真實、準確、完整、規范和系統，同時還應以工程創流動紅旗檢查、質量監督檢查、工程中間驗收和竣工驗收檢查及達標投產、創優檢查等活動為契機，對各參建單位檔案資料嚴格把關、抽查，對歸檔資料不規范、不齊全的參建單位，及時提出口頭或書面意見并敦促整改，最終達到形成檔案工作責任管理和檔案資料考核機制的目標。

六、強化聲像檔案資料的管理

當前，電網建設加快發展階段，抓好電網項目品牌建設工作、保持良好社會形象，對維護企業良好發展環境具有十分重要的意義。工程建設期間，各參建單位對工程建設關鍵節點、重點施工環節和工程建成后情況等進行全面拍攝，并積極宣傳和展示電網建設者“不畏艱難，建功立業，爭先創優”的精神風貌。這些聲像檔案都應進行全面、系統的收集和整理。

（作者單位：唐山供電公司）