淺議文書檔案管理工作一體化

畢建偉

一、文秘工作與文書檔案管理工作的關系

文秘工作與文書檔案工作密切相關，文秘工作是檔案工作的基礎，文書檔案工作是文秘工作的延伸和發展，兩者的有效結合、相輔相成，是實現文書檔案管理一體化的重要保障。

（一）做好文秘工作是實現文書檔案管理工作一體化的基礎

文秘工作和文書檔案管理工作的密切關系源于共同的主體——公文。公文作為文秘工作的主要產品，正是文書檔案的前身。公文經過組件、分類、排列、編號、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規范與否直接關系到公文質量的高低，而文書檔案的質量直接取決于公文的質量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規范的文秘工作基礎之上的。因此，做好文秘工作是實現文書檔案一體化的基礎。

（二）文書檔案是檢驗和提高文秘工作質量的重要手段之一

文書檔案在實際工作中，發揮著提供信息、指導查考、積累知識、總結經驗、發展生產、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規章制度、撰寫領導講話等，也可以在處理糾紛、落實政策等工作中借助文書檔案找到相關依據。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發現文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗文書處理工作的水平，對進一步提高文秘工作效率和質量具有重要作用。

二、制約文書檔案管理工作一體化發展的主要因素

（一）在文檔實體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現斷口

眾所周知，與文檔實體生成密切相關的兩個部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責，稍大的機關或企事業單位往往將公文處理和檔案管理實行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設。分設的管理模式，雖然實現了職責明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導致在工作標準、交接時限等方面出現明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。

（二）在文檔管理過程中，前緊后松現象制約了一體化發展進程

文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點和歸宿，在實際工作中，往往容易出現前緊后松的現象。公文處理是一個單位的“門面”。公文處理質量和辦文效率是衡量一個單位工作水平、工作作風的重要指標之一，在一定程度上代表著一個單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財力方面舍得投入。相對而言，檔案管理工作的性質決定了檔案工作是幕后的，很多單位領導認識不全面、不透徹，認為檔案管理工作極為簡單，人力物力的投入無法創造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴重影響了檔案管理工作的發展，同時也制約了文檔管理一體化的發展進程。

（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統與檔案管理系統無法實現無縫對接影響了信息利用效率

提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標。通過公文處理系統與檔案管理系統的無縫對接，充分利用公文處理過程中形成的數據信息，避免檔案管理部門的重復勞動，使公文的收發、登記、起草、運轉、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體，從而實現文件處理精煉化、案卷生成標準化、查找利用自動化。但在實際工作中，公文處理系統與檔案管理系統往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發，且不同步，極易出現標準不一致、接口不統一、兼容性差、數據共享困難等問題，嚴重影響了文檔信息的利用效率。

（四）在文檔規范方面，雙重標準成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石

文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯系的，又是相互獨立的。《國家黨政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）作為黨政機關公文規范化的重要依據，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關系，公文處理工作應為文書檔案管理工作奠定良好基礎。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節，導致公文處理各環節與文書檔案管理工作規范、標準不一致，人為地影響后續一體化工作的順利實施。

三、進一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對策和建議

文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢所趨，要切實提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：

（一）建立“一體化”流程

對于由一人同時負責公文處理和檔案管理的單位來說，實現文書檔案工作一體化相對容易，但對于文秘部門和檔案管理部門分設的單位來說，要實現文書檔案管理一體化，就需要對部門和人員分工進行統一布局，對流程進行精心設計，對文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進行通盤考慮，實行統一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結果等，整理和排列時要注意結果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴格履行相關手續。

（二）強化“一體化”意識

首先，要在領導層面樹立文書檔案管理一體化意識，要充分認識檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎性工作，要求文秘人員必須具有較強的文書檔案意識。在公文起草、登記、運轉和制發等過程中，要嚴格執行有關規范、標準，從源頭上提高檔案實體質量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質量好和符合檔案管理規范、標準的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環節使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發前做好檢查和復核，重點對審批手續、內容、文種、格式等進行復核。最后，要加強檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關要求和標準向文秘人員宣講。

（三）制定“一體化”制度

為了實現科學化、標準化、制度化管理目標，保證文書檔案管理工作一體化得到長效發展，必須建立相應的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業務部門）分工和職責制度化，具體將各項工作、各個環節責任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規章制度形式予以規范、明確，以保證工作全過程的制度化、規范化和長效化；最后，要將人員培訓、考核、獎懲、晉升等制度化，以激發文秘和檔案管理人員的主動性、積極性，形成良性循環。

（四）培養“一體化”人才

對于文秘和檔案管理部門分設的單位來說，文秘和檔案管理工作人員的日常工作雖有交叉，但由于工作內容、性質和要求各不相同，很難深入了解、熟悉彼此的工作，如果能培養出既能熟練把握文秘工作有關要求又能熟知檔案管理工作規范的“一體化”人才，必將大大加快文書檔案工作一體化進程。培養“一體化”人才可以從以下方面入手：一是靠文秘、檔案管理人員自學、互學，綜合掌握文秘、檔案管理相關流程、規定、要求；二是靠參加交叉外派培訓，提高相關文秘人員的檔案管理業務水平，培養檔案管理人員的文秘工作技能；三是靠交叉輪崗，使文秘、檔案管理人員在實際工作中得到鍛煉，綜合素質得到提升。

（作者單位：河北交通投資集團公司）