探索檔案信息化管理規范性的策略

鄧啟飛

摘要：實現檔案信息化管理是社會發展的需要，也是提高檔案管理效率和為檔案使用者提供優質服務的重要途徑。本文就如何在檔案信息化管理進程中實現規范化管理提出了一些可行性措施，以期給檔案信息化管理工作者提供參考。

關鍵詞：檔案信息化 管理 規范

檔案管理信息化是社會發展的需要，它可以實現檔案信息快速便捷的查詢，提高檔案管理效率。但是，隨著社會的發展與信息量的不斷增加，傳統的檔案管理方式已經不能滿足人們對檔案信息的要求，檔案信息化管理也存在諸多問題。

根據檔案信息化管理存在的問題，工作人員必須采取針對性策略，實現檔案信息化管理的規范，從而提高檔案服務質量與效率。

一、檔案信息化管理存在的問題

1.檔案信息化管理不規范

我國檔案信息化管理還處于摸索階段，檔案信息化管理只確立了大的方向，但在細節方面還比較模糊。如檔案管理結構設計不嚴格，不能有效滿足信息使用者的需求，也不能保障信息在日常生活與生產中的應用；某些檔案信息只用于收藏，很難被開發運用，這種信息也就等同于無用信息，檔案也就形同虛設，導致信息流失嚴重。

2.檔案信息化管理者素質不高

檔案信息化管理對檔案管理者的素質提出了更高要求，但是，目前檔案管理者素質較低，阻礙了檔案信息化管理規范的進程，部分檔案管理者業務技能不高，不熟悉檔案信息化管理的流程，造成了海量信息不能有效利用等問題，且檔案信息管理人員與設備都沒有得到最大化利用。

3.檔案信息化管理意識與技能不高

一些相關領導對檔案信息化管理工作缺乏重視，信息化建設方面政策與資金支持力度不夠，導致檔案信息化管理很難落到實處。在檔案信息化管理方面，我國缺乏相應的法律法規作為指導，使得檔案信息化管理處于混亂狀態，為規范檔案信息管理增加了不小的難度。由于缺乏對檔案信息化管理的正確認識，檔案管理人員仍然沿用紙質檔案管理形式，甚至排斥檔案信息化管理形式，導致檔案信息化管理舉步維艱。同時，檔案信息化管理是以電子檔案為存儲形式的，為檔案的調取與查詢提供了便捷，但是在檔案形成、傳輸、存儲過程中，以及計算機自身的問題，造成了部分信息的流失，再加上一些系統的錯誤、人為的惡意破壞與攻擊，檔案信息的安全面臨著嚴峻挑戰。

二、檔案信息化管理規范性的策略

1.建立健全檔案信息化管理法律法規

檔案信息化管理目標的實現，必須依靠國家出臺相關的法律法規作為保障，建立健全檔案信息化管理法律法規，可以為檔案管理提供方向性指導，是推進檔案信息化管理持續發展的重要手段。

實際上，檔案信息化管理離不開網絡平臺，信息資源的查詢也是在信息技術環境中進行的。因此，國家必須根據網絡信息的特點，建立相關法律法規，并且依據法律法規進行強有力的規范管理，從而為使用者查詢信息提供安全的網絡環境。

2.加強檔案信息化管理安全體系建設

只有建立和完善檔案信息化管理安全體系，才能確保檔案信息化管理工作的安全推進。檔案管理者要采取安全管理措施，才能做好檔案信息化管理安全維護工作，為檔案信息使用者提供高質量的服務。如識別信息使用者的身份，加密處理與安全審計信息資源，設置信息使用者的權限等。這樣，才能維護信息技術系統，確保信息資源的安全，保障檔案信息化管理工作的有效運行。

3.及時更新檔案信息

信息更新的速度越來越快，是當今信息社會的特點，這也對檔案信息化管理提出了挑戰。信息的不斷更新，使得檔案信息化管理系統也需要更新與升級，以保障信息資源的準確無誤。但是，目前我國檔案信息化管理還不能確保信息的隨時更新。這就需要檔案管理者認真探索，確保為信息使用者提供更準確的信息資源。

4.強化檔案信息優質服務意識

檔案管理服務意識在市場經濟發展過程中占有重要地位，為了有效利用檔案信息資源，檔案管理者應該強化服務意識，使檔案信息化管理更加人性化，以自身的實際行動，改善檔案管理服務環境，提高檔案管理服務質量，以便更好地發揮檔案信息化管理體系的作用。

三、結語

實現檔案信息化管理的規范是信息社會發展的必然要求。筆者認為，只有加強檔案信息化管理的規范化建設，才能為信息使用者提供更安全、更優質的服務，推進檔案信息化管理工作的不斷進步。

（作者單位：云南省昭通市檔案館）