淺談當前事業單位檔案管理工作現狀

張麗波

[摘要]事業單位體制改革的速度正在逐漸加快，檔案管理工作事關單位工作人員的切身利益，同時也是單位人員調動、升遷等人事調動工作的重要憑證和依據，其重要性不言而喻；當前科學技術的迅猛發展，事業單位檔案內容電子化工作都已經開始展開，工作性質的改變，對事業單位檔案管理工作也提出更多新的要求；面對一系列新問題、新情況，作為事業單位檔案管理工作者，必須建立符合當前我國檔案管理工作實際情況的規章制度，強化責任意識，讓工作有章可循，從抓檔案管理工作者隊伍素質入手，加強各項教育培訓活動，加大資金的投入力度，健全各種配套設施，確保檔案工作的信息化建設穩步向前發展。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理工作；體制改革

[DOI]1013939/jcnkizgsc201716222

當前社會變革步伐逐漸加快，伴隨著政府職能的轉變的大要求，事業單位體制的改革速度也隨之提升，與此同時，對事業單位檔案管理工作也提出了更高的要求。事業單位的檔案管理工作看似簡單，其實工作比較煩瑣，其中包含檔案相關材料的收集整理歸檔、內容的核查、檔案的保存及為相關部門提供檔案證明材料等工作。這些工作都是關乎事業單位工作人員的工資待遇、養老保險、組織關系、個人進步等切身利益的敏感問題。因此這就對事業單位檔案管理工作人員在思想素質、工作能力、責任心等方面提出了更高的要求。隨著事業單位改革步伐的逐步深入，檔案管理工作中面臨的各種矛盾問題也日益突出。如何立足現有工作條件，發揮積極的主觀能動性，解決好當前工作中存在的問題，為改革深入提供堅強有力的支撐，是我們檔案工作者當前面臨的頭等大事。

1事業單位檔案管理的現狀及面臨的突出問題

（1）部分事業單位人員對檔案管理工作重要性認識不夠。我國事業單位檔案工作的管理水平，較之發達國家相比，還比較落后。一些同志對檔案工作的理解還存在等、靠思想，簡單地認為事業單位的檔案管理工作還停留在“送過來”“保存好”的工作層次上，從根本上制約了檔案工作水平的提升。

（2）事業單位檔案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撐和技術保障。一些事業單位的檔案管理工作還存在墨守成規的現象，依然用“老”“舊”的辦法來管理當前的檔案工作。在當前，事業單位檔案工作的效能低下，不能發揮好它的最大效能。隨著檔案信息量的逐漸增多，以往簡單的紙質檔案，在保存時間上、信息查找上已經不能滿足當前高效、快捷工作的需要，隨著大數據時代的到來，這一切對當前的檔案管理工作形成了嚴峻的挑戰。

（3）事業單位檔案管理人員的專業水平和能力素質還有待提高。作為一線的檔案管理人員，專業水平和能力素質的高低直接影響檔案管理工作效能的發揮，伴隨著信息化步伐的不斷加快，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。當前，我們許多檔案管理人員的業務技能和管理能力與現實需要還有很大差距，具有較高文化水平的檔案管理人員不夠，具備一定檔案專業技術素質的人員更是寥寥無幾。還有一些單位的檔案管理人員是其他部門借調過來、身兼數職，不能將全部精力投入檔案工作當中。檔案專業管理人員相對變動較大，不能形成強有力的“傳、幫、帶”作用，許多同志只能摸索地開展工作，影響了工作效率的提升。

2以事業單位檔案工作的制度化、科學化、效率化為切入點，逐漸解決當前工作中出現的問題

（1）強化責任意識，建立切實可行的規章制度，讓檔案管理工作“有法可依”。首先作為檔案工作者，要通過不斷學習先進的檔案管理知識和理念，不斷提升自身檔案管理工作素養，樹立“大數據化時代”的嶄新檔案管理工作理念。立足現有檔案工作的實際需要，結合先進國家和地區檔案管理經驗，認真研究檔案管理工作遇到的矛盾和問題，積極研究對策，不斷提升自身檔案管理水平。要通過多種宣傳形式，讓大家明確檔案工作是事關一系列個人切身利益的一項工作，讓檔案所有者本人重視起來。檔案內容涉及面比較廣、需要提供信息的部門較多，當前很多部門信息的查詢、確認都需要在檔案里找到真實的“出處”，因此要讓事業單位其他部門及領導也要提升檔案工作重要性的認識。其次應該按照檔案工作相關規定和要求，由相對同級別的檔案管理部門制定一定范圍內的，關于檔案登記、整理、保存、借閱、添減以及使用等方面的相關規章制度。在實際工作中，更要提高檔案工作的保密意識，最基本要做到辦公室、整理室、閱覽室與庫房相分離，嚴格執行非檔案管理人員不能進入檔案室，檔案室不能存儲與檔案管理工作無關的任何物品，以及防火防盜等相關規定和要求。隨著當前科學技術的迅猛發展，保密工作的意識也要逐步提升，要特別關注當前高新科技，防止檔案保密工作中泄密的發生。

（2）提升能力素質，綜合利用各種優秀資源教育進行培訓，為檔案管理工作打好基礎。檔案管理工作長久以來，大家普遍存在工作簡單的錯誤認識，檔案工作不僅對從業人員的專業知識要求較強，而且還要有一定的管理能力和較強的責任心，同時還要具備一定的信息化辦公及文件處理能力。在當前事業單位體制改革步伐逐漸加快的今天，事業單位對檔案工作也提出了更高的要求，這就對當前從事檔案管理工作人員職業素質要求也就更高。為了能適應當前檔案工作對從業人員能力素質的要求，首先從“源頭的質量上”進行掌控。事業單位的領導，要根據本單位檔案工作人員整體情況，有針對性地招錄一些檔案專業的人員充實到本單位的檔案工作人員當中，也可以在工作中發現一些檔案工作方面有特長的同志，將其充實到檔案工作當中。其次要通過教育培訓和交流學習不間斷地為檔案工作從業者“充電”“加油”，以此來適應當前不斷更新的事業單位檔案工作的需要。相當一級別的檔案管理機關，要針對當前工作的實際需要，結合當前先進的檔案工作管理方法和手段，要定期將所屬的檔案工作管理者組織起來，進行集中培訓，培訓手段可以根據工作的實際情況，采取脫產或者視頻會議等形式進行，并將相關資料下發，供廣大檔案管理從業者學習和借鑒，及時收攏當前檔案工作中遇到的問題，集中統一進行解答，保障檔案工作的嚴肅性和統一性。最后事業單位檔案工作單位的領導，要強化檔案工作必須堅持抓好工作的傳承性。在檔案工作中，許多都是在工作中通過不斷的實踐摸索才逐漸掌握工作中的“竅門”和“規律”，對于工作經驗不足的從業者，不可能立刻進入良好的工作狀態，檔案工作中就容易出現偏差，影響檔案工作的效率，給整體工作帶來不必要的麻煩，甚至產生嚴重后果。這就要求我們單位的領導者，在人員的調配、工作的調動中，要將檔案工作人員“接續”問題處理好，保證檔案工作人員的連續性，確保事業單位檔案工作發揮最大效能。

（3）加大投入力度，緊密結合當前事業單位其他部門工作需要，加速檔案工作的信息化建設。一是要加強資金的投入，在“硬件”上保證當前事業單位檔案工作的實際需要。由于當前檔案保存還是以紙質版為主的現狀，這就對保存環境提出了較為苛刻嚴格的要求，除了依照相關要求配備的辦公場所和設備外，還有滿足保存環境的特殊要求，以及防火、防盜等安全設施的配套要求，這都需要事業單位的領導高度重視，在年初的預算中充分考慮，保證檔案工作基本的硬件條件達到滿足。二是加強技術力量的投入，在信息化、數字化的發展節奏中與時俱進，保證檔案工作發揮出最大效能。由于紙質檔案在保存、查閱等方面存在缺陷，因此在確認紙質檔案的準確性的情況下，應該及時將紙質檔案進行掃描錄入，形成電子文檔。檔案工作應該形成自己單獨的網絡軟件系統，對其中的備份、權限、檢索、共享、保密等功能進行有效的控制，形成檔案工作的“大數據”時代，這樣既能有效地減少耗材資金，同時還減少平時工作中檔案調閱、證明等工作的煩瑣，保證檔案工作的嚴肅性和保密性，也增強了對上級、下級檔案工作的監督作用。

3結論

伴隨事業單位改革的逐步深入，檔案管理工作在其中發揮的重要作用也日益凸顯，特別是當前“大數據”化時代的到來，“互聯網+”帶來的變革，對我們當前事業單位的檔案管理工作帶來前所未有的挑戰和機遇。這就要求我們事業單位從事檔案管理工作人員，必須樹立時不我待的改革創新精神，通過自身的不懈努力確保檔案管理工作走在單位各項工作前列，為事業單位改革提供堅強有力的保障。