高校檔案工作機制創(chuàng)新研究

王雅琴

摘 要：近年來，高校檔案制度建設成效顯著，但仍存在不少問題。文章剖析了高校檔案工作中存在的問題及其原因，在此基礎上，探索了高校檔案工作機制的創(chuàng)新路徑，以期不斷提升檔案工作的水平。

一、高校檔案工作的現(xiàn)狀及原因剖析

近年來，高校檔案制度建設成效顯著，但高校檔案收集難的問題仍然存在，且各高校之間，同一高校不同立卷部門之間存在明顯的不平衡現(xiàn)象。是什么原因造成了這種不平衡呢？據(jù)筆者調查，主要取決于以下兩方面：一是各級領導和教職員工的檔案意識。檔案意識強的單位和部門，檔案工作就做得好，反之就做得差；二是檔案部門的監(jiān)管與服務做得是否到位。

高校檔案工作涉及面廣，費時費力且難以顯示成效。這是檔案工作得不到立卷部門廣泛重視的根本原因，再加上高校檔案部門都為直屬部門，行政管理職能較弱，監(jiān)管力度有限，以致高校檔案收集難的問題長期無法破局。

二、探索檔案工作機制的創(chuàng)新路徑

1.發(fā)揮立卷部門檔案工作小組的作用

在各立卷部門成立檔案工作小組，其主要職責是根據(jù)學校檔案工作的要求，完善本部門的檔案規(guī)章制度；將本部門的歸檔范圍和檔案工作要求分解到各業(yè)務崗位，責任到人；及時收集本部門形成的文件材料，確保其齊全、完整、準確、規(guī)范，并按時向檔案部門移交。

2.正確認識檔案工作與業(yè)務工作關系

檔案工作是業(yè)務工作的重要組成部分，兩者是不可分割的整體，檔案是業(yè)務工作的自然衍生物，有了規(guī)范的業(yè)務工作流程才能形成規(guī)范的檔案材料，而后者是保證業(yè)務工作順利開展的基礎。舉一個真實的事例，某一基本建設項目在施工過程中，因為沒有按照“申請—審批—修改”流程去修改某一設計，以致沒有留下修改該設計的檔案憑證，導致施工單位在項目竣工驗收后不能按實際情況結算工程款而訴之法律，該工程結算工作也無法按時進行。

如何才能使業(yè)務工作與檔案工作相互融合，共同促進？①在制定業(yè)務工作規(guī)章制度時，同時考慮業(yè)務工作和檔案工作的要求；②將檔案工作要求在業(yè)務流程中體現(xiàn)出來，與業(yè)務工作同時檢查；③由業(yè)務人員擔任兼職檔案員，將檔案工作作為其業(yè)務工作的內容，納入其崗位考核。

3.創(chuàng)新檔案工作模式

大力推進電子化辦公，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)、教學科研服務管理系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件在部門之間、教師與管理部門之間的流轉，最終由歸口管理部門整理立卷，向檔案部門移交歸檔。以上級文件為例，由收文單位——校長辦公室掃描紙質文件，電子版在協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉，主辦部門辦理完畢后，將辦理結果提交到協(xié)同辦公系統(tǒng)，電子文件通過協(xié)同辦公系統(tǒng)歸檔模塊實時歸檔，紙質文件連同辦理結果由校長辦公室歸口向檔案部門移交歸檔。

4.監(jiān)管與服務并重

檔案工作模式的創(chuàng)新，使立卷部門和檔案部門的業(yè)務信息能夠及時地進行交換、充分地共享，為檔案工作的服務與監(jiān)管提供了基礎，有利于形成檔案部門與業(yè)務部門相互促進、相互監(jiān)督的工作氛圍。

高校檔案部門要完善學校檔案規(guī)章制度，堅持事前控制（提前指導，為專項重大活動和立卷部門制定歸檔范圍，提出歸檔要求），事中監(jiān)督（系統(tǒng)監(jiān)控，督促），事后考查（對照歸檔范圍，檢查檔案的齊全性、完整性和規(guī)范性，不符合歸檔要求的責令重歸，網(wǎng)上公布），將監(jiān)管融于服務之中。

同時，高校檔案部門堅持為學校中心工作，為部門業(yè)務工作和全校教職員工提供主動快捷的檔案利用服務，使其深切感受到檔案的重要性，因而更加自覺地做好檔案工作。

高校檔案工作涉及方方面面，檔案工作機制的創(chuàng)新，其關鍵是要使每一位教職員工真正認識到檔案工作的重要性，鼓勵其在各自的崗位上創(chuàng)新，不斷提升檔案工作的水平。

參考文獻：

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