人事管理信息化給高校人事管理帶來的變革及啟示

王晶

[摘 要]在信息化社會的大趨勢下，許多高校加快了信息化進程，人事管理信息化是其中一個重要的方面。其高效的信息處理手段帶來了高校管理理念的變化，為管理流程的進一步梳理與優化帶來了管理機構的重組，與各個部門及時便捷的溝通和協調提高了人事管理的水平。各高校要抓住信息化的機遇，積極進行業務流程優化以及信息管理系統的標準化建設，推進機構變革以及管理觀念的革新，為高校事業又好又快發展提供助力。

[關鍵詞]高校人事管理；人事管理信息化；人事管理變革

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2017）06-0166-03

黨的十八屆三中全會通過了《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》，在全面深化改革的大背景下，高校人事管理、人才制度變革勢在必行。人事管理信息化是推動高校人事改革的重要手段，利用信息技術可以實現人事業務的規范化、精細化、科學化，快速響應變革的要求。這將成為當前和未來人事管理工作的重點。

一、人事管理信息化給高校人事管理帶來的變革

筆者通過調研北京、上海、江蘇等地高校人事信息系統的推行，發現各高校的人事管理信息化正給高校人事管理悄然帶來變革。其具體體現在以下三個方面。

（一）人事管理信息化帶來管理觀念的變化

管理信息化從根本上是要為管理提供服務。在人事管理信息化的過程中，管理的服務職能凸顯，更加強調人本管理。

1.人事管理信息化提高了人本管理的可能性

人事管理信息系統大體上由人事檔案管理、學院部門管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、績效管理、考勤管理、培訓管理、招聘管理以及系統管理這十大功能組成。[1]目前已經有比較多的高校開發了自己的人事管理系統。在人事管理系統中，教職工可以選擇性地看到自己的基本信息，可以在線提交業務并隨時關注業務的流程動態，可以看到考核以及績效評價的結果，相關的通知公告也可以在人事信息系統中一站式獲得。這種溝通與交流的直接性以及獲得信息的便利性大大提高了教職工參與管理的幅度。在教職工參與管理的過程中，用價值觀來培育和強化教職工的歸屬感、滿意感、成就感和責任感，讓他們感覺到自己是值得信賴和尊重的，激發了教職工的進取心和創造性，為文化管理的最高層次開辟了通道。[2]

2.人事管理信息化提高了人本管理的必要性

人事管理不只是人事部門的管理，而是一個實現學校整體發展藍圖的工具。通過有效的人事管理，可以實現學校的總體發展目標與規劃，體現各學院、各部門的發展方向與重點，實現教職工個人的職業生涯規劃。因此人事管理要創造條件支持學校各學院、部門以及學校教職員工的積極參與，提供信息溝通與交流的平臺，發展以教職工為中心的激勵、創新和參與的人事管理環境。

信息化使得人力資源管理從簡單的重復勞動中解放出來，從單一的、自上而下的管理模式向互動、多方位、專業化的方向發展，促進了全員參與管理，形成了新的互動管理的局面，人本理念逐步提升，在管理過程中更強調“關心人、理解人、尊重人、保障人”。

（二）人事管理信息化帶來管理機構的重組

在一個組織機構中，根據機構的特點以及人員的具體情況，以提高效率為準則，對于管理層次和管理幅度的劃分應該有一定的比例。一個組織機構成功的關鍵問題就是處理好管理層次與管理幅度之間的關系。傳統組織的特點表現為層級結構，當組織的規模擴大時，提高效率的有效辦法是增加管理層次。但是在信息化社會中，由于信息技術的應用，信息處理渠道的增多，信息溝通與交流加強，也可以通過增加管理幅度來提高效率。當一個機構不是通過增加管理層次而是通過增加管理幅度來提高效率時，其組織形式就會趨于扁平化。這一改變使得組織結構緊湊、干練，反應迅速，各層級之間的溝通快速順暢，合作協調關系加強。[3]

從根本上來看，信息化也是一個過程，是一個技術+管理變革+人員素質+業務流程整合和優化的過程，其目標是給相關的組織和人員提供便利，提高效率與管理功效。在信息化的過程中，需要對管理流程、工作方法進一步梳理，優化管理流程，這一過程帶來人事組織機構的進一步重組。

傳統的高校人力資源部門包括人事部門、師資部門、績效考核部門、薪酬與福利部門、檔案部門等。筆者調查了國內信息化程度較高的北京、上海、江蘇等地的高校，發現許多高校人事處的組織機構正悄然變革，從傳統的人事、師資、勞資、檔案部門的組織機構變為重服務、重人才、結構更加合理、流程更加優化的組織機構。其變革具體表現在以下兩方面。

1.檔案管理的功能被弱化

在人事管理信息化的過程中，檔案部門通常與人事系統管理部門合并，以利于信息系統的維護以及檔案信息的利用。在這一過程中出現了諸如“信息檔案科”之類的機構名稱。

2.重視人才

成立以“人才工作辦公室”“人才引進辦公室”“高層次人才科”“人才服務與管理辦公室”等命名的職能部門。人事處許多重復勞動被替代，使得機構內人員可以把更多精力放在人才服務上，信息系統的應用也使得人才服務的效率大大提高。

（三）人事管理信息化帶來管理水平的提高

隨著信息技術的發展，高校的人力資源管理也進入了資源整合階段，其表現為：人事管理不再僅僅是人事管理，而應該以高校的戰略發展目標為依托，以人事管理信息化為契機，實現人事、財務、教學、科研等管理系統的一體化，實現總體管理水平的提高。這個具體體現在以下兩個方面。

1.實現了各部門的資源共享

各個系統的管理都必須以基本的數據為依據，人事管理信息化的過程也是基本數據信息化的過程。通過對基本數據的有效管理，學校各部門都可以對這些數據加以利用，實現了各部門的資源共享。人事信息系統使原本獨立的管理模塊有了互相溝通的紐帶，加強了各部門之間的溝通和協作。

2.提升了人事部門的服務水平

人事部門作為服務部門，在組織中具有承上啟下的作用，教職工、各級領導以及主管部門都會對人事管理工作提出更多、更高的要求。人事管理信息化使人事部門由簡單地提供人力資源信息轉變為提供人力資源管理知識和解決方案，其強大的統計和分析報表功能使管理者能夠在第一時間了解和掌握教職工的詳細信息，經過研究、分析，使決策者更加準確、高效地進行管理。

信息公開和透明促進了各部門以及各環節的溝通和協調，有利于有效收集內部和外部信息，在同一業務流程進行的過程中，人員的交流和反饋更加及時，團隊精神得以發揮，促進了人事管理工作由傳統的手工管理向現代人事管理的轉化。

二、人事管理信息化給高校人事管理帶來的啟示

根據人事管理信息化給高校人事管理帶來的變革情況，可以有以下幾方面的啟示。

（一）要抓住信息化的機遇，實現業務流程的優化

在信息化的過程中，不能把辦公自動化簡單地等同于信息化，要抓住信息化的機遇，對業務流程進行梳理和改革。人事管理信息化從根本上說， 就是從流程、指標、職責、權限等各個方面深刻規范高校人事管理過程，把高校人事管理的全部流程、標準、制度等重新深入細化，對原來的管理業務流程做重新思考和徹底的重新設計，用計算機語言進行深層次的規范，把標準固化到管理細節中去。流程優化的過程堵住了粗放式人事管理的漏洞，降低了管理成本，提高了工作效率。

業務流程優化可以按照以下四個步驟來進行：第一，改變思維習慣，樹立業務工作的流程觀。第二，分析關鍵成功要素，確定關鍵流程，對問題嚴重、機能失調的流程以及舉足輕重、影響巨大的流程制定切實可行的流程方案。第三，對現行流程重新設計。第四，實施新流程并獲得反饋。在業務流程優化的過程中要注意以下問題。

1.業務流程優化要圍繞目標進行統一規劃

集成的管理需求與職能型的組織機構往往是矛盾的，這就要求我們在業務流程優化的過程中注意圍繞人事管理的目標進行統一的信息化規劃。

2.業務流程的優化與信息化的過程要相互促進、并行不悖

人事管理業務流程的優化可以這樣理解，即通過工作環節的整合，輸入必要的信息，經過信息加工，可以成為下一個環節工作的依據。比如，通過新進人員基本信息的輸入，可以生成相關人員的出國（境）信息，可以作為兌現相關待遇的依據；相關的學歷學位信息以及人才工程信息，可以作為建立人才儲備庫的依據。這一切業務流程的有效實施，都需要通過數據的信息化來實現。換言之，如果沒有及時準確的信息錄入與更新，沒有對信息化的有效利用，就不能真正地實現業務流程的優化。

（二）要注重信息系統的標準化建設

早在1993年中國標準出版社就出版了《人事信息管理系統代碼標準手冊》，編錄了國家標準規定的38項人事信息分類代碼。2002年《全國干部、人事管理信息系統指標體系分類與代碼》（GB/T14946-2002）出臺，對人事管理工作中所需要的各種信息進行了描述，集成了人事管理機構以及個人各方面的指標。

人力資源管理系統在許多高校已有應用，但在標準化指標的執行過程中，各個高校對標準指標體系的選擇和組合不同，從而出現低水平、重復性開發的現象，這不但會造成資源的浪費，而且會導致信息系統應用軟件移植和推廣的困難。這就要求在設計的過程中考慮軟件的共享性、易維護性、可對接性，進行標準化開發。

在標準化建設的過程中要注意以下問題。

1.要加強領導，建管并重，總體規劃，分級實施

在信息化建設的過程中，要根據本校的實際情況，認真分析本校信息化的現狀以及存在的問題，科學規劃信息化建設的總體戰略，抓好具有軟件開發能力的技術專家隊伍以及精通業務流程的管理專家隊伍，完善信息化建設的內容及檢查、監督機制。信息化建設的周期一般比較長，要從最能體現管理信息化價值的地方入手，逐步推進，分級實施。

2.正確處理個性化與標準化、兼容性之間的關系

標準有其通用性，在各系統的互連、互通、互操作上能體現其優勢。但是，如果執行標準的全部內容，會造成系統的龐大和冗余，降低其易用性。因此，人事信息系統設計要在考慮通用標準的同時，根據各個高校的個性化需求，從具體的功能上著眼，根據工作內容選定相應的標準規范。設計系統時要做好需求論證工作，對選用的標準進行裁剪，使其更符合高校的實際情況，更有針對性，提高其易用性。[4]

人事信息系統的作用不僅僅是減少工作量，更大的作用是規范人事管理工作，以適應各管理信息系統的信息對接；同時要協調好職能部門與集成的管理需求之間的矛盾，建立合理的工作流程。高校人事管理信息化給人事管理帶來了巨大的變革，學校在尋求進一步發展的過程中，要抓住信息化的機遇，科學理解，慎重實施，循序漸進，全面落實，積極進行機構變革以及管理觀念的革新，使信息化的過程和管理的過程相互促進，為高校事業又好又快發展提供助力。

[ 注 釋 ]

[1] 閆潔瑜.基于SOA架構的人事管理信息平臺建設[J].中國人力資源開發，2015（10）：54-61.

[2] 陳晶瑛，余劍鋒.18 世紀末以來西方人事管理思想的演進、特點及發展方向[J].學術研究，2010（1）：70-77.

[3] 戚汝慶.信息技術對組織結構變革的影響[J].科技信息，2009（3）：463+406.

[4] 徐憶.和平時期的辦公業務信息系統標準化[J].船舶標準化工程師，2015（4）：54-55+59.

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 賈蘭英.推進事業單位人事管理信息化建設的思考[J].中醫藥管理雜志，2011（9）：854-857.

[2] 高校人事管理與信息化深入應用交流會順利召開[EB/OL]. 2014-12-23 http：//net.chinabyte.com/413/13185913.shtml.

[3] 黃炎磊，葉青.談實現高校教育管理的信息化[J].中國成人教育，2013（20）：36-38.

[4] 方莉. 高職院校人力資源管理系統的設計與實現[D].吉林：吉林大學，2011.

[5] 王小露.高校信息化建設風險評價研究[J].中國成人教育，2014（22）：22-24.

[6] ?？∥?云計算對高校信息化的影響[J].大學教育，2012（4）：80.

[責任編輯：龐丹丹]