論信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理

盛英

【摘要】高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，它記錄和反映了高校財(cái)務(wù)收支操作流程，是高校制定財(cái)務(wù)規(guī)劃、控制高校經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的主要參考依據(jù)，在高校管理工作中占據(jù)重要地位。新形勢(shì)下，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然，高校必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理措施，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；電子數(shù)據(jù)；規(guī)范管理

隨著我國(guó)高校教育事業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求。2016年1月1日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，大力推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為管理者提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。高校應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容及特殊性

（一）會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容

依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。包括：

1、會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。

2、會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

4、其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

5、同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：①形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。②使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。④采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。⑤建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。⑥形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。⑦滿足以上規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作特殊性

高校會(huì)計(jì)檔案由高校各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生，包含高校日常所有財(cái)務(wù)收支項(xiàng)目，具有全面性特點(diǎn)，與學(xué)校其他人事、教學(xué)檔案管理相比具有以下特殊性：

1、高校會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容，均需要專業(yè)財(cái)會(huì)人員通過(guò)相應(yīng)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、會(huì)計(jì)專業(yè)核算、結(jié)算來(lái)完成，具有專業(yè)性特點(diǎn)。

2、高校會(huì)計(jì)工作經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，擁有較為科學(xué)、完整的財(cái)會(huì)工作體系，憑證錄入、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)記賬、會(huì)計(jì)報(bào)表以及財(cái)務(wù)審核等工作均具有相應(yīng)的規(guī)范要求，具有嚴(yán)謹(jǐn)性特點(diǎn)。

3、會(huì)計(jì)檔案與高校其他檔案相比，具有獨(dú)特的形式，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常會(huì)將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行單獨(dú)分類、單獨(dú)管理，具有特殊形式管理。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題

（一）對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不足，專業(yè)水平普遍偏低

在高校日常管理工作中，應(yīng)用并不廣泛，除專職會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員外，其他管理人員對(duì)其接觸較少，從而導(dǎo)致學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不足。多數(shù)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員，并不具備相應(yīng)的專業(yè)技能和管理技能，普遍由學(xué)校檔案室教師兼任。受專業(yè)限制，普通教師較難對(duì)不同種類、性質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)的分類，難以針對(duì)不同的會(huì)計(jì)檔案材料，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)管理，從而導(dǎo)致檔案管理混亂等問(wèn)題。由于疏于管理，會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)設(shè)施、制度以及人員需求落實(shí)得不到有效保障，從而降低了會(huì)計(jì)檔案管理水平。

（二）管理模式老舊、管理制度缺失

1、多數(shù)高校檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，管理模式老舊，不僅工作任務(wù)繁重，且不便于查找和整理。例如高校教師科研結(jié)題、各項(xiàng)審計(jì)、不定期檢查等，需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，查尋會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作重復(fù)增加。

2、有的高校存在憑證裝訂不及時(shí)、檔案歸檔不及時(shí)的情況，容易造成會(huì)計(jì)檔案資料的缺失，無(wú)法保證會(huì)計(jì)資料的完整性。許多高校尚未組建相應(yīng)的專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，管理效率低、職責(zé)模糊。

3、沒(méi)有專門(mén)的檔案存放庫(kù)房，將會(huì)計(jì)檔案存放在辦公室內(nèi)，不能滿足會(huì)計(jì)檔案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。檔案可以隨時(shí)借閱、不及時(shí)歸還，甚至存在損毀的現(xiàn)象，過(guò)期檔案鑒定及銷毀工作滯后嚴(yán)重。

（三）沒(méi)有專業(yè)人員保護(hù)管理，會(huì)計(jì)電子檔案容易泄露

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的高校、企業(yè)通過(guò)電子文檔進(jìn)行檔案儲(chǔ)存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，存在著泄密的隱患。計(jì)算機(jī)電子文件在使用、傳輸和管理過(guò)程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風(fēng)險(xiǎn)。常見(jiàn)的泄露渠道有：通過(guò)計(jì)算機(jī)各種端口進(jìn)行復(fù)制，例如USB、藍(lán)牙等；電腦病毒能完成對(duì)文檔的復(fù)制和破壞；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行復(fù)制。電子檔案的泄露對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展造成嚴(yán)重影響，甚至?xí)斐梢欢ń?jīng)濟(jì)損失。

三、高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

高校應(yīng)學(xué)習(xí)相關(guān)財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要作用，提升整體會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，保障各項(xiàng)規(guī)范性改進(jìn)措施的落實(shí)，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理的良性發(fā)展。高校應(yīng)聘用具有會(huì)計(jì)、檔案管理知識(shí)的專業(yè)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作，如由學(xué)校教師兼任，則應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理教師的會(huì)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理技能，提高其會(huì)計(jì)檔案專項(xiàng)管理意識(shí)；培訓(xùn)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠采用科學(xué)的方法分類整理會(huì)計(jì)檔案，掌握相應(yīng)的軟件運(yùn)用方法、數(shù)據(jù)管理方法，能夠適應(yīng)檔案管理信息化的需求，避免出現(xiàn)檔案管理混亂等問(wèn)題。除管理技能培訓(xùn)外，學(xué)校應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)，提高學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理整體水平。

（二）學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，完善高校會(huì)計(jì)檔案管理制度

高校應(yīng)從自身管理問(wèn)題人手，學(xué)習(xí)參考國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立科學(xué)的檔案管理制度，完整的制度是優(yōu)質(zhì)管理工作的基礎(chǔ)保障。

1、隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化水平不斷提高，電子會(huì)計(jì)資料在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中正逐步代替紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，扮演著越來(lái)越重要的角色。高校應(yīng)建立健全電子檔案的安全保障系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案的歸檔與管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。

2、由學(xué)校統(tǒng)一管理組建專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，健全檔案管理人員崗位責(zé)任制，明確各崗位管理職責(zé)，完善檔案管理操作規(guī)定，使每一項(xiàng)檔案管理操作均有章可循，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范性發(fā)展。

3、高校檔案部門(mén)要對(duì)各教學(xué)單位對(duì)口部門(mén)進(jìn)行定期檢查、驗(yàn)收、評(píng)比、反饋、總結(jié)。制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以提高管理工作者的責(zé)任意識(shí)。高校檔案管理還要突出“服務(wù)”理念，變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的交流與溝通，提高檔案的利用質(zhì)量和效果。

（三）推動(dòng)高校信息化管理，做好電子信息檔案管理的保密防范工作

1、隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然。因此，各高校應(yīng)增加投入，引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備、人員和技術(shù)，盡快完成信息化會(huì)計(jì)檔案管理，突破傳統(tǒng)檔案管理的限制，提高會(huì)計(jì)管理效率和質(zhì)量，從而將會(huì)計(jì)檔案管理的推動(dòng)作用最大化。

2、加強(qiáng)電子檔案使用保密措施的宣傳、學(xué)習(xí)，讓每個(gè)檔案使用者都了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護(hù)和保密措施。了解哪些行為是不可取的，增加法律知識(shí)宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發(fā)生率。要持續(xù)開(kāi)展檔案保密培訓(xùn)，時(shí)刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業(yè)水平。檔案管理部門(mén)更是要有效利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保密，定期檢查檔案有無(wú)缺損或誤差，嚴(yán)格遵循保密法的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，不得對(duì)外泄露檔案內(nèi)容。要落實(shí)管理責(zé)任制，將保密工作貫穿于高校運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

3、傳統(tǒng)檔案管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案管理的需求，這主要是由于現(xiàn)代檔案用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而計(jì)算機(jī)是由軟件和硬件構(gòu)成的，每個(gè)環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險(xiǎn)，例如錄入錯(cuò)誤、分級(jí)錯(cuò)誤、誤刪操作、硬件設(shè)施過(guò)于陳舊、軟件運(yùn)行錯(cuò)誤導(dǎo)致資料丟失、機(jī)房建設(shè)不完善等因素都會(huì)導(dǎo)致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會(huì)通過(guò)各種方式破壞計(jì)算機(jī)的軟件和硬件防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致電子文檔的丟失或系統(tǒng)的癱瘓。高校電子檔案主要是通過(guò)服務(wù)器、軟件和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存、查詢和共享的，因此必須加強(qiáng)電子檔案的軟、硬件設(shè)施建設(shè)。

4、有效運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)防范技術(shù)。例如備份技術(shù)：電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。防火墻技術(shù)：當(dāng)今社會(huì)中的防火墻技術(shù)正朝著病毒預(yù)防、避免黑客入侵等方面努力，在電子檔案管理系統(tǒng)和機(jī)房安裝防火墻產(chǎn)品，從而控制訪問(wèn)的安全，避免黑客的入侵。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應(yīng)用效果；并且能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低費(fèi)用成本。高校會(huì)計(jì)檔案是高校領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)劃、控制經(jīng)費(fèi)支出、高校財(cái)務(wù)決策的主要參考依據(jù)。因此，高校應(yīng)當(dāng)提高管理意識(shí)、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)、提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性和保密性，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率，推動(dòng)高校教育事業(yè)的飛速發(fā)展。