泰興市某醫院檔案管理工作現狀調查

朱霞美

泰興市人民醫院器械科，江蘇泰興 225400

泰興市某醫院檔案管理工作現狀調查

朱霞美

泰興市人民醫院器械科，江蘇泰興 225400

目的摸清泰興市某醫院檔案管理工作現狀，找出工作薄弱環節，為進一步推動檔案管理工作星級建設提供理論支持。方法隨機選取該院562名職工，自行設計問卷調查表，經過預調查對調查表進行修正后，由經過統一培訓的調查員開展面對面問卷調查，數據錄入SPSS 17.0統計學軟件，做有關統計學分析。結果醫院檔案管理工作負荷大，480名被調查的職工中，對檔案工作不滿意者超過1/3；醫院臨床醫生在檔案的利用上高于后勤管理人員，差異有統計學意義（P＜0.05）。檔案管理信息化水平滯后，總體檔案開發利用水平低。結論該醫院檔案管理工作壓力大，人力資源配置不足，檔案的開發利用率低，應采取有效措施，提高檔案管理人員的配置，采取信息化管理手段，以提高檔案開發利用效率和管理水平。

檔案；工作現狀；統計學；醫院；管理學

醫院檔案工作好壞事關單位星級水平創建，也和醫院提升管理服務水平、更好地解決人民群眾看病難看病貴問題息息相關。為了解該院檔案管理工作現狀，找出工作中存在的薄弱環節，采取針對性措施解決問題，更好地促進醫院星級水平建設有效實施，筆者于2016年11—12月，對醫院562名職工開展了醫院檔案管理工作現狀調查，現將結果報道如下。

1 對象與方法

1.1 研究對象

某醫院全體職工，合計總人數1 716名，其中臨床醫生490名，檔案管理9名，其他1 217名。

1.2 研究方法

采取分層隨機抽樣方法，從1 716名職工中抽取480名職工，采用專家設計的檔案管理現狀調查問卷，由經過統一培訓的調查員，開展面對面問卷調查。開始調查前，開展預調查，以修正調查表，并對調查表回收、數據核對、錄入作出具體要求，盡量消除統計誤差。

1.3 研究內容

主要包括檔案室的硬件設施、人員配備、信息化建設、職工對檔案管理工作的滿意度、檔案管理工作中存在的問題和不足、檔案信息資料的開發利用情況，以及檔案管理人員的服務質量和水平、提高檔案管理水平的合理化建議等內容。

1.4 統計方法

全部數據先行錄入EpiData軟件，對數據做有效剔除后，導入SPSS17.0統計學軟件，做有關統計分析。其中，計數資料用[n（%）]表示頻數分布，資料的比較采用χ2檢驗，檢驗水準α取值0.05。P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 基本情況

該醫院有專門的檔案室，檔案室容量基本適應檔案數量，各類檔案資料分門別類擺放有序。配有計算機12臺，掃描儀2臺，打印機5臺，攝像機3臺，復印機2臺。各項管理制度基本齊全，針對不同種類的檔案資料制定了不同的保管措施方法和制度。現有職工總人數為1 716名，其中臨床醫生562名，占32.8%；檔案管理人員9名，占0.5%，后勤管理人員（含護理、技工、行政管理、后勤等）1 217名，占70.9%。檔案管理人員9名中，從學歷上看，其中本科6名，專科3名。從職稱上看，高級職稱2名，中級職稱5名，初級職稱2名。按照分層隨機的抽樣方法，在臨床與后勤管理人員中抽取480名職工，臨床醫生按照科室，共抽取216名。后勤管理人員按照部門分工不同，隨機抽取264名。

2.2 職工對檔案管理工作的滿意情況

本次共調查480名在職職工，其中對該醫院檔案管理工作非常滿意的僅為65名，占13.5%；基本滿意的247名，占51.4%；不滿意者高達168名，占35.0%。具體調查的結果詳見表1。

經構成比χ2檢驗，臨床醫生與后勤管理人員對檔案管理工作的滿意情況差異有統計學意義，表明臨床醫生對檔案管理工作的滿意度明顯低于后勤管理人員（P＜0.01），與葛秋蓉的調查結果基本一致[1]。

2.3 檔案信息化建設情況調查

隨著計算機的普遍應用，檔案管理信息化的步伐不斷加快，而檔案管理星級創建中，信息化管理是重要考察內容。該次調查發現，醫院人員配備9名實施檔案信息化管理，其中3名對資料掃描、上載、傳輸等業務不熟，尚未建立信息化查詢系統，大部分檔案信息還是以實物的形式存在，檔案資料的編碼整理錄入也有待完善。

2.4 檔案開發利用率調查

建立檔案管理的目的，是為了將其信息價值轉化為知識創造力和推進醫學進步的要素，更好地服務于醫療衛生事業的發展。該次調查的480名中，醫學檔案信息的發掘再利用率普遍較低，超過一半的人一年內幾乎不查檔案資料，臨床醫生檔案利用率明顯高于后勤人員，具體調查結果見表2。

表1 泰興市某醫院檔案管理工作滿意情況

表2 泰興市某醫院檔案信息開發利用率情況

從表2可見，醫院職工對檔案的利用率不高，偶爾使用者，即使用1~3次/月者占總調查人數的31.7%；經常使用者，即超過3次/月者僅占9.6%；而幾乎不用者達到58.8%。經構成比χ2檢驗，臨床醫生與后勤管理人員對檔案利用的頻次差異有統計學意義，表明臨床醫生對檔案信息的查詢利用率明顯高于后勤管理人員（P＜0.01）。

2.5 檔案管理工作存在的問題調查

充分挖掘利用檔案的價值，是我們開展檔案建設工作的主要目的之一，而這一功能在很大程度上被醫院決策層忽視了。在醫院，檔案建設的目的往往圍繞醫院升級為目標，按照醫院分級的不同，來配套設施檔案的軟硬件建設，而忽視了檔案價值的開發利用便捷性、有效性、實用性方面展開。通過對480名工作人員進行的檔案管理工作存在的問題調查發現，排在前3位的原因依次為檔案人員配備不足（75.0%）、檔案資料收集不全（73.3%）、信息化程度不夠（60.4%），其次，分別為檔案儲存條件差（58.3%）、管理手段老套（52.6%）分別排在第4、第5位。其中臨床醫生和管理人員在檔案資料收集方面的應答差異有統計學意義（P＜0.05）。見表3。

表3 泰興市某醫院檔案管理工作存在的問題調查結果

該院安排檔案管理人員僅為9名，只占全院職工的0.5%，且大多為兼職員工，面對龐大的醫療信息資料，人手顯然不夠。再者，醫院檔案資料產生于不同的科室，如果每天資料歸檔，則工作量顯然是巨大的；如果1周或者1月1整理歸檔，則很容易造成檔案信息的遺失，要么就是工作擠壓導致的分類混亂，也影響了檔案資料的管理質量；還有就是，信息化的應用雖然帶來了檔案管理質量的飛躍式提升，但相關的信息化檔案管理人才隊伍的建設跟不上，也會制約檔案信息資料的應用。

3 討論及建議

3.1 加強組織領導，重視檔案人才隊伍建設

高水平的人才隊伍建設是提高檔案管理工作的首要前提。該調查中，醫院檔案管理人員只有9名，與繁重的檔案管理工作任務是不相匹配的，這也是導致該院職工對檔案管理工作不滿意的人員超過1/3的直接原因。從職工的態度調查中，檔案管理人員隊伍缺乏排在第1位，也證實了這一點。這就要求醫院領導要切實重視檔案人才隊伍建設，將編制向檔案管理工作傾斜，引進高層次人才，尤其是計算機方面的人才。因為目前信息化技術在檔案管理中得到廣泛應用，需要懂軟件技術、懂編碼技術的計算機人才充實到檔案管理隊伍中來。還有就是加強在崗人員的再培訓，畢竟眼下是新知識日新月異的年代，每個人都要加強新知識、新經驗、新方法的學習。同時，注重檔案工作人員職業素質的塑造，工作作風的引領，尤其是培養敢于打破條條框框和管理模式的創新型人才，力爭在檔案業務上有所創新，在檔案的價值挖掘上領先一步[2-3]。

3.2 強化責任落實，嚴把檔案資料收集關

一個人的責任心強不強，工作做的細不細，直接影響工作質量和效率，對于檔案管理工作也是如此。檔案資料的質量高低和完善性是影響檔案再利用的重要因素。該調查顯示，480名被調查者中，73.3%的人認為檔案資料收集不全，說明該院在檔案人力資源配備不足的前提下，開展好這項工作難度極大。樹立責任意識，以科學嚴謹的態度對待檔案資料收集工作。檔案資料的收集難體現在資料過于分散、數量逐年增加、管理制度沒落實等方面[4]。解決這些問題：①要制定科學嚴謹的檔案資料歸檔制度并嚴格落實，將檔案資料收集工作納入年度工作考核指標內容，與獎金福利掛鉤，以行政手段來倒逼工作效率的提高；②改變過去那種靠人工送檔案資料的土辦法，多采取網絡傳輸手段，減少跑路和勞頓；③在檔案資料的整理上規范化。檔案資料的科學化管理，對于保全檔案資料也至關重要。比如對于紙質檔案，從分類—組卷—裝訂—存儲，分類要嚴謹，防止資料歸類亂；組卷要規范，防止時間跨度不一；裝訂要及時，防止二次整理；存儲要合理，防止使用時找不到。

3.3 把握時代潮流，推進檔案信息化建設

當今世界日新月異，歸結于計算機的普及應用。各行各業都離不開計算機，檔案管理工作也一樣如此[5-6]。雖然大多數的醫院也將檔案工作信息化擺上議事日程，作為年度工作大事來抓，但檔案管理工作的信息化絕對不是買幾臺電腦、裝幾個軟件那么簡單。有研究指出，隨著現代化網絡信息技術的廣泛應用，檔案管理的方式演變為檔案實體和檔案信息分離，也就是說數字化檔案已成為趨勢[6]。在此情形下，原先的建立在手工操作的傳統紙質檔案、聲像等實物管理方式必須全面改革。這就要求檔案管理人員花費大量的精力將這些實物信息轉化為電子信息，繁重的編碼和歸類，掃描和復制等。這也需要檔案管理人員必須精通計算機網絡知識和軟件數據庫的使用知識。該調查中，該醫院9名管理人員中，有3名對計算機業務不熟，對資料掃描、上載、傳輸等業務不精通，且醫院尚未建立信息化查詢系統，檔案管理信息化建設任務還比較艱巨。

3.4 明確兩個意識，實現檔案價值最大化

醫院檔案科學化建設的本質目的是推進檔案信息利用的效率化、最大化[7-8]。該調查發現，該院職工中接近六成的人從來不用檔案，造成檔案資源的閑置和浪費。因此，建議醫院檔案工作決策層在完善檔案室軟硬件建設的同時，進一步強化檔案管理人員的服務意識和全體職工檔案使用的效率意識。檔案管理人員要恪盡職守，堅守工作崗位，耐得住寂寞，把服務搞上去，把敬業精神拿出來，優雅的借閱環境、擺放整齊的資料、方便檢索的計算機，讓所有來檔案室查閱信息的人體會到獲取知識的快樂。同時，要體現檔案使用的效率意識。要讓職工查閱方便、下載快捷，檔案管理的科學化也至關重要。要及時歸檔、合理分類、隨時更新，讓職工能方便快捷地找到自己想要的信息，同時強化職工及時歸還檔案資料的好習慣，這也是促進檔案利用的重要方面。

[1]葛秋蓉.泰州市某醫院檔案管理工作滿意度調查[J].中國衛生產業，2015（9）:174-177.

[2]朱霞惠，何敏.科學挖掘衛生監督業務檔案的利用價值[J].中國醫藥導報，2010（5）.

[3]朱霞惠.提高衛生監督檔案管理水平的幾點做法[J].中國當代醫藥，2010,17(3):121.

[4]劉梅.對醫院檔案管理以及相關制度的幾點認識[J].中國衛生產業，2016（12）:107-109.

[5]閆成聚.新時期檔案信息化管理及其創新策略[J].中國衛生產業，2017,20（5）:175-177.

[6]趙敦雷.淺析醫院信息化與醫院管理現代化[J].中國衛生產業，2017,20（5）:199-200.

[7]鄭瑞康.醫院檔案管理中檔案信息化建設中的運用[J].中國衛生產業，2017,20（2）:143-144.

[8]楊興梅.開發利用聲像檔案服務地方病宣傳工作[J].中國衛生產業，2016（35）:168-169.

R47

A

1672-5654（2017）05（b）-0176-03

2017-02-17）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.14.176

朱霞美（1970-），女，江蘇泰興人，本科，助理館員，主要從事醫院檔案管理。