大學生資助管理信息化實踐及效果研究

熊小麗

摘要：本文通過對廣西中醫藥大學利用學工管理系統進行信息化資助管理的實踐，并進行系統滿意度調查分析，得出利用學工管理系統進行資助管理信息化過程中存在著信息數據采集困難、信息錄入效率低等問題。提出逐步完善管理系統功能，切實滿足資助管理信息化；協同相關部門管理系統消除資助管理“信息孤島”的局面；建立一支高水平的資助信息管理隊伍三個對策，來提高資助管理信息化建設。

關鍵詞：高校；問卷調查；資助管理信息化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）23-0269-02

《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》中指出信息技術對教育發展具有革命性影響，必須引起高度的重視，其中特別強調要進一步加強基礎設施和信息資源建設。結合我校的實際情況，我校在2014年引入《KINGOSOFT高校學生綜合管理系統》，2015年1月正式在資助模塊子系統啟用，通過這樣一個信息化管理平臺的推廣使用，來與以往傳統的資助管理工作對比研究，并從實踐中發現問題，提出解決策略。

一、學生管理系統使用滿意度問卷數據的統計與分析

（一）問卷調查的基本情況

筆者以研究者本人為施測主體，采取隨機調查，問卷采用匿名答題的方式，主要使用李克特量表從學工系統易用性、資助工作程序便捷性、資助工作反饋及時性、資助工作查詢修改高效性、信息安全性5個維度設計。問卷共計發放300份，實際回收288份，回收率為96%，有效問卷268份，有效率為89.3%，回收率與有效率均符合統計要求。

（二）系統易用調查結果分析

通過實踐，現階段學工管理系統學生能使用的功能是：（1）填寫貧困生檔案，查看各類獎助學金以及勤工助學的情況，對于教師而言可以審核學生的貧困申請，建立貧困生檔案。（2）依據學生貧困檔案及學生綜合表現，確定獲得助學金學生。（3）審核學生勤工助學申請，確定勤工助學學生。（4）依據學生貧困檔案，確定貧困資助學生。每位教師和學生都各自擁有獨立的賬號，登錄賬號就能進行相關操作。由于該系統當前只能使用PC端的網絡版進行登錄，這就給廣大“低頭族”用戶帶來了很大的不方便。調查表明，78%的教師及92%的學生認為這個系統最大的不易性是不能使用手機進行操作，而且64%的學生會忘記系統的賬戶與密碼，進而打消了他們使用系統的積極性，通過訪談部分學生，學校很多部門都使用系統讓學生填報各類信息，系統一多他們就容易忘記各個系統的賬戶名與密碼，這樣就要到管理人員那里修改、找回密碼。

（三）資助工作程序便捷性、反饋及時性、信息修改高效性調查結果分析

對于資助工作程序便捷性調查，主要是針對資助工作管理的老師與二級學院的資助管理人員，現階段學工管理系統老師使用的功能主要是：貧困生檔案的錄入、審核各類獎助學金、勤工助學申請審核，使用系統前這些全是通過手工操作審核，使用系統后作為學工資助管理工作人員在審核方面便捷與效率提高了很多；但是對于一些二級學院的資助管理人而言，很多都還是要通過手工操作才能提交審核工作，這樣他們覺得既要使用手工又要進行系統操作，特別是一些信息化能力較差的資助管理人員覺得是增加了工作負擔，因為系統的使用對他們來說也是一項新的任務，操作不熟悉反而增加了工作負擔。信息的反饋及時性提高效果不明顯，但是這個學工資助管理工作人員及二級學院管理工作人員來說，使用系統后的信息修改高效性提高不少。

（四）信息安全性調查結果分析

使用系統后，學生可以使用自己的賬戶進行貧困生檔案、獎助學金以及勤工儉學方面的查詢，教師也可以對學生的各類獲獎情況進行查詢，只有學工系統資助管理人員才具有賬戶密碼的重置權限，這個賬戶是唯一且實名的，保證了各類信息的安全性。94.6%的學生對于這個信息安全性還是比較滿意的，只是覺得修改比較麻煩，需要攜帶學生證與身份證去管理員那里才能修改信息。而所有管理資助的老師還是比較滿意系統的安全性。

二、資助管理信息化實踐存在問題以及建設對策

（一）從實踐及調查中資助管理系統存在的問題

1.信息數據采集困難，信息錄入效率低。實踐中發現，管理系統的信息數據采集比較困難，信息錄入效率低。信息錄入工作一般是開放一段時間，讓學生完成基本信息的錄入，如貧困生檔案這塊由于填報的信息比較多，我校學生又涉及高年級轉校區、轉院系的情況，導致學生填報的信息錯誤率較高，而且不及時。加上學生使用系統本身只能通過PC網絡端進行操作，這就影響了學生及教師的積極性，從而導致信息缺失。又如獎助學金及勤工助學申請這塊，由學院先審核，而且學生也需完善相應的紙質材料，最后由資助管理人員錄入審核，在系統操作過程中雖然有模板導入，但是由于有額外的手工操作，完成數據匯時總會導致數據丟失和錯亂，這樣資助管理人員只能再次進行手工操作核查數據，進而增加了學生資助管理人員的工作量，也導致了信息錄入效率低下。

2.系統功能模塊不完善，增加了資助工作量。在實踐中只實現了部分資助管理的工作，如獎學金模塊不能包含學生的成績審核，只能是最后的評定結果，資助中心的工作者也要匯總各學院上報的審核情況，才能把數據錄入系統。此外，根據部分二級學院資助管理人員的訪談，他們認為系統操作有很多模塊不符合實際工作，主要也是系統的開發人員對資助業務不熟悉，因為他們基本是計算機專業人員，并未從事過高校資助工作，因此增加了資助的工作量。

3.系統孤立不能與其他部門協同辦公。在實踐中，學校很多部門都有自己的系統，但是不能進行信息的交換，部門之間不能協同辦公。老師與學生都反映學校的系統比較多，他們填報的信息也多，所以經常忘記各系統的用戶名與密碼，特別是老師需要使用好幾個系統來管理學生。但是各個部門有很多內容都是需要協同辦公的，像資助工作的很多流程都要經過財務跟教務，由于系統不能協同，所以就要使用紙質審核進行工作，系統孤立就造成大量數據交互使用手工，資源也會浪費，進而導致效率低下，出錯率也會偏高。

（二）提高資助管理信息化建設的對策

1.逐步完善管理系統功能，切實滿足資助管理信息化。通過實踐及調研，大部分資助管理人員缺乏必要的計算機網絡知識，同時由于系統開發人員不熟悉資助管理工作的流程，在軟件需求和服務方面，為更好地發揮信息化系統的功能，雙方也是很難達到共識。學校系統管理人員要將學校管理者、學院管理者以及學生多種需求反饋給開發者，然后協調盡快完善系統，解決系統出現的問題，并在實踐中不斷探索，將各模塊的功能不斷優化，減少重復操作，完成軟件的二次開放，使系統功能達到最優化。

2.協同相關部門管理系統，消除資助管理“信息孤島”局面。在系統的使用過程中，資助管理系統就類似一個“信息孤島”，學生資助工作信息化建設應建立“條塊結合”的模式，以業務協同、數據共享為目標，制定數據共享規范與接口標準。協同校內各個相關部門的信息管理系統，在業務和數據方面相互疏通，免去其中手工操作的短板，優化資源配置，減少資源浪費，提高資助管理信息化建設。

3.建立一支高水平的資助信息管理隊伍。在資助工作信息化管理中，人是推動其發展和完善的最本質和最重要的因素，是建設中必不可少的關鍵力量。在系統實行中，部分資助管理工作人員不愿意使用系統工作，原因在于計算機能力較弱，使用系統比較困難，因此要推進資助管理信息化建設，建立一支高水平的資助信息管理隊伍是極其重要的。

三、小結

資助管理信息化建設是一項長期的大工程，只有不斷實踐和不斷發現問題、解決問題，使系統更加符合資助管理的現狀，讓管理系統真正實現信息化辦公，使資助管理工作實現科學化、人性化、公平透明化。

參考文獻：

[1]楊明，高校資助管理信息化建設的探索與實踐[J].佳木斯教育學院學報，2014，（02）.

[2]劉鴻飛.高校學生資助工作信息化管理平臺的開發與應用[J].教育管理，2016，（06）.

College Finance Management Informationization Practice and the Research Result

XIONG Xiao-li

（Science and Engineering Department，Guangxi College of Traditional Chinese Medicine Industry，Nanning，Guangxi 530200，China）

Abstract：This article through to the Guangxi university of Chinese medicine using student worker information management system to fund management practice.And system satisfaction survey analysis it is concluded that use of labor management system for finance management informatization difficulties exist of the process information data collection and information input efficiency is not very good。Improve management system function three countermeasures to improve finance management informatization forward；to meet the funding management informationization；coordinate relevant department management system eliminate "information island" fund management situatin；establish a high level of support information management team.

Key words：colleges and universities；problem study；finance management informatization