提高高校基層教務(wù)干事管理工作效率的探討

張婭+張亞軍+汪曉男+謝秀紅

摘要：為了培養(yǎng)“知識、能力、人格”三位一體的創(chuàng)新型人才，提升學(xué)校教學(xué)教務(wù)工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量，高校學(xué)院基層教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)和工作效率的提高須得到重視和改進(jìn)。本文分析了當(dāng)前在高校二級學(xué)院教務(wù)干事隊(duì)伍中存在的一些問題，從隊(duì)伍建設(shè)、自身認(rèn)同、改革創(chuàng)新和激勵體制等五個(gè)方面探討了在新形勢和信息化背景下學(xué)院教務(wù)干事如何提高效率和加強(qiáng)同學(xué)生的溝通交流。

關(guān)鍵詞：工作效率；培養(yǎng)質(zhì)量；教務(wù)管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）23-0011-02

一、引言

2015年10月，國務(wù)院正式印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，對高校以及學(xué)科建設(shè)明確提出了“雙一流”的任務(wù)要求。2016年2月教育部印發(fā)《教育部2016年工作要點(diǎn)》的通知，要求加快世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)。在“雙一流”的重點(diǎn)任務(wù)中，有建設(shè)一流師資隊(duì)伍和培養(yǎng)拔尖創(chuàng)新人才這一點(diǎn)。除了擁有一支優(yōu)秀的教學(xué)科研教師隊(duì)伍外，培養(yǎng)造就一支高效、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也是學(xué)校綜合發(fā)展不可或缺的一個(gè)因素。因此，面對工業(yè)革命給高等教育帶來的新挑戰(zhàn)、創(chuàng)新人才需求給高等教育提出的新要求、以質(zhì)量為核心的高教改革帶來的日趨嚴(yán)峻的競爭局面、招生改革新政下給高校帶來的招生就業(yè)壓力，為了培養(yǎng)具有社會責(zé)任感、較強(qiáng)創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力的創(chuàng)新型人才，只有深化改革，努力提高教育教學(xué)和學(xué)校管理質(zhì)量，才能實(shí)現(xiàn)有關(guān)的教育教學(xué)目標(biāo)。教務(wù)管理工作是高校管理工作中直接面向?qū)W生的最基礎(chǔ)和核心的一線工作，隨著教育改革、招生人數(shù)增加、學(xué)生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，同時(shí)由于城市功能定位和學(xué)校的發(fā)展多校區(qū)出現(xiàn)導(dǎo)致學(xué)生分散，在這種新形勢和信息化背景下，基層教務(wù)干事如何提高效率和加強(qiáng)同學(xué)生的溝通交流，是有必要思考和探討的問題。

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高整體素質(zhì)

長期以來，由于對教務(wù)干事工作認(rèn)識的不足，認(rèn)為教務(wù)干事的工作簡單，只是一些一般性的事務(wù)性工作等，所以在教務(wù)干事的選用上要求不高，使得教務(wù)干事隊(duì)伍具有來源渠道龐雜、素質(zhì)參差不齊、人員結(jié)構(gòu)不合理、知識結(jié)構(gòu)參差不齊等特點(diǎn)。實(shí)際上教務(wù)干事是直接面對學(xué)生的，負(fù)責(zé)學(xué)生的選課咨詢、轉(zhuǎn)專業(yè)和畢業(yè)審核等工作，需要了解整個(gè)專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃和課程設(shè)置等，并在學(xué)生需要時(shí)提供建議參考，同時(shí)教務(wù)干事一般也是學(xué)生學(xué)業(yè)指導(dǎo)中心的一員，因此，高素質(zhì)的教務(wù)干事隊(duì)伍對學(xué)生的發(fā)展是有利、有幫助的。而“十二五”規(guī)劃以來，特別是黨的十八大以來，教育普及程度快速提高，人力資源開發(fā)邁上新臺階，隨著我國教育總體發(fā)展水平的提高，高校行政人員的受教育程度也將逐年提高，構(gòu)建高素質(zhì)的教務(wù)管理隊(duì)伍是切實(shí)可行的。以北京化工大學(xué)為例，教務(wù)干事隊(duì)伍中有多半以上具有研究生學(xué)歷，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過教育學(xué)、心理學(xué)和計(jì)算機(jī)等方面的知識。高素質(zhì)的隊(duì)伍具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織溝通能力、文字與口頭表達(dá)能力、政策理解能力、計(jì)算機(jī)操作能力、信息處理能力、專業(yè)培養(yǎng)方案等理解能力，可為高校提高行政管理服務(wù)水平、培養(yǎng)高質(zhì)量人才、實(shí)現(xiàn)學(xué)校目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)自身認(rèn)同，熟悉崗位職責(zé)

教務(wù)干事要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)業(yè)警示、學(xué)籍處理、畢業(yè)資格審核、學(xué)生注冊、學(xué)生證補(bǔ)辦、學(xué)籍卡成績單存檔等事情。既要跟學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)有工作交集，又要面對學(xué)生的各種問題，同時(shí)還要跟學(xué)院老師打交道，工作非常繁雜辛苦，千頭萬緒。這些工作看著都是細(xì)小的事情，但是每一件卻是教學(xué)進(jìn)程中不可缺少的，牽涉到學(xué)生的整個(gè)大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活以及教學(xué)正常進(jìn)程。在很多人眼中，卻認(rèn)為這些工作都是細(xì)小的事情，沒有什么技術(shù)含量，毫無精彩可言，是誰都可以干的。這些偏見也折射出教務(wù)干事的職務(wù)地位和社會地位不高，得不到重視，崗位低，待遇差，在職稱評定、職務(wù)晉升方面也面臨困難，工作被認(rèn)同度不高，發(fā)展空間不大。因此，在崗位聘任中，應(yīng)聘的人數(shù)也是很少，有的甚至無人應(yīng)聘。這些反過來嚴(yán)重挫傷了教務(wù)干事隊(duì)伍的積極性，使得他們一有機(jī)會就毫不猶豫地轉(zhuǎn)到別的崗位，從而也造成了教務(wù)干事隊(duì)伍的不穩(wěn)定，新來的教務(wù)干事也需要時(shí)間和過程去熟悉教務(wù)管理工作。教務(wù)隊(duì)伍的不穩(wěn)定，勢必會對學(xué)校學(xué)院的正常教學(xué)秩序帶來一定的影響，造成管理工作的混亂和動蕩。事實(shí)上，教務(wù)干事的工作不僅僅是上傳下達(dá)，而是與學(xué)生有密切接觸，通過自身的工作可以幫助學(xué)生提升心理品質(zhì)，端正學(xué)習(xí)態(tài)度，制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，合理選課，避免臨近畢業(yè)出現(xiàn)學(xué)分不夠等問題。因此，教務(wù)干事在選擇這個(gè)崗位的時(shí)候，首先自身要有認(rèn)同感，要認(rèn)識到自身崗位的重要性，有較強(qiáng)的責(zé)任心。如果把這個(gè)崗位工作當(dāng)螺絲釘?shù)脑挘瑥?fù)雜的高校管理機(jī)構(gòu)離不開許許多多螺絲釘?shù)倪B接和固定，正是各個(gè)崗位的有機(jī)組合，才使得高校管理工作正常有序運(yùn)行。在認(rèn)同崗位的基礎(chǔ)上，干事要熟悉自己的崗位職責(zé)和教務(wù)管理制度，知道每一個(gè)教務(wù)管理事務(wù)的辦理流程，這樣在為學(xué)生辦理業(yè)務(wù)和提供咨詢的時(shí)候才能做到精準(zhǔn)到位，保證學(xué)生大學(xué)四年平穩(wěn)度過。

四、加強(qiáng)管理培訓(xùn)，勇于改革創(chuàng)新

在高校的管理工作中，教學(xué)教務(wù)管理是與學(xué)生緊密聯(lián)系最多的工作，是高校管理中最基礎(chǔ)、也是最重要的環(huán)節(jié)，教務(wù)管理水平不僅體現(xiàn)著教務(wù)管理工作本身的效率，而且往往直接影響著高校的整體教學(xué)質(zhì)量和管理水平。此外，事物都是在發(fā)展變化的，面對知識經(jīng)濟(jì)日新月異的發(fā)展和教務(wù)管理工作的重要性，教務(wù)干事要具備終身化的持續(xù)學(xué)習(xí)能力，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，提高自身的素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)管理人員的執(zhí)行力和履職能力。學(xué)校通常會提供培訓(xùn)機(jī)會，一般有面授學(xué)習(xí)培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式。比如我校在線培訓(xùn)中依托的高等教育管理干部培訓(xùn)平臺，就有很多關(guān)于教學(xué)管理、學(xué)生管理和應(yīng)急管理等方面豐富的培訓(xùn)資料。教務(wù)干事人員要珍惜有關(guān)的培訓(xùn)機(jī)會，積極參加學(xué)校組織的管理講座或研討會，多跟其他教務(wù)員交流，提高自己的工作能力，更好地為師生服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高校大規(guī)模的擴(kuò)招，高等教育已經(jīng)從精英化教育轉(zhuǎn)向大眾化教育，教務(wù)干事面對的服務(wù)對象龐大。此外，很多大學(xué)都是多址辦學(xué)。面對人數(shù)眾多和跨區(qū)辦學(xué)的實(shí)際情況，如何保證教務(wù)管理的高效到位，如何提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)解決學(xué)生的問題就成為管理人員要思索的問題。在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，首先可以通過微信、qq等交流工具建立班干部、輔導(dǎo)員、教務(wù)教學(xué)管理人員等相關(guān)人員參與的溝通交流群，這樣可以突破時(shí)間、空間的限制，及時(shí)把有關(guān)政策通知傳達(dá)給學(xué)生，并同時(shí)對學(xué)生進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)；此外，盡管學(xué)生手里都有學(xué)籍管理規(guī)定，但有些具體的流程，比如成績復(fù)議、休學(xué)等的辦理可能并不是很清楚，就會導(dǎo)致學(xué)生比較迷茫，要么拖著不辦理，要么往返很多次，為了避免出現(xiàn)這種情況，可以把學(xué)生在大學(xué)生活中可能碰見的一些辦理流程整理出來，存儲在學(xué)生自己的手機(jī)里或班級群的群文件中，這樣學(xué)生能夠做到心中有數(shù)，可以及時(shí)準(zhǔn)確地解決自己面對的問題。總之，可以根據(jù)學(xué)校的具體情況和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新自己的工作方式，以學(xué)生為中心，提高教務(wù)管理服務(wù)的效率和質(zhì)量，高效做好自己的工作。