淺析城建檔案數字化管理利用的設計與實現

李曉靜+李靜怡

（1公主嶺市城建科技檔案館（136100） 2伊通縣發改局（130700））

摘要：隨著現在經濟的不斷發展，我國的城市化進程正在顯著加快。其中先進的科學技術讓我們的生活帶來了極大的方便。在城建檔案方面我們加入了數字化技術和信息化技術，大大的提高了工作人員的工作效率。因此我們應該利用現有的科學技術，將電子化信息技術與城建檔案管理進行科學合理的有效結合，尤其是在數字化管理方面進行深入的研究。這樣就可以為城市建設檔案管理提供一個全新的發展方向。因此，本文就針對城建檔案數字化管理利用的設計與實現進行相關探討。

關鍵詞：數字化管理、城建檔案管理、效果

引言

隨著科學技術的不斷發展，就目前而言我國城建檔案朝著數字化管理的方向正在不斷的發展。因此如何將數字化管理準確的應用到城建檔案中，是我們正在不斷探索的目標。而且一旦進入數字化管理系統后，我們在城建檔案的管理方面就有很大的進步與發展。在與時代接軌的同時，還能夠提高工作的準確率。通過數字化管理能夠在城建檔案的管理方面提供更好的保障，同時還能夠方便我們的生活。

一、舊有城建檔案管理系統的缺陷以及現有系統的優勢

城建檔案的管理是指對一個城市的發展進行客觀的記錄，因此城建檔案記錄有著多年的悠久歷史。與現在相比，舊有的城建檔案管理系統中存在著不小的缺陷。首先，作為客觀記錄一個城市發展史的資料，是需要進行妥善保存的。為了將多年的城市發展記錄保存完好，我們需要消耗大量的人力物力對這些城市發展建設的文字資料進行妥善的分類和管理。又由于這些資料太過繁多和復雜，因此給從事該事業的工作人員造成了極大的勞動負擔和腦力負擔。這是過去紙質檔案中極大的劣勢。與之相比，電子檔案則具有更大的優勢。

在傳統的城建檔案管理中，與現有的數字化管理相比，除了在紙質檔案方面存在劣勢以外，在其他方面也有一定的缺陷。隨著現代城市化進程的不斷加快，城市建設檔案變動的頻率也在不斷的增加。因此如果使用傳統的檔案管理方案則會消耗比以往更大的人力和物力。而且在過去的檔案管理方法中，還存在著準確率差的缺點，不僅投入成本高，效率還比較低下。如果城市建設檔案的管理系統不隨著時代的改變而進行不斷的更新，那么將會有更多的問題出現。因此就目前而言，電子檔案開始出現在工作人員的電腦中，與工作人員辦公桌上的紙質檔案并存。這樣就在很大的程度上克服了在紙質檔案中存在的保存困難和查詢困難的問題。而且還極大的節約了在紙張方面投入的財力和物力，這樣就能夠降低城市建設檔案管理中所需的成本。在城市檔案管理的過程中使用數字化管理除了提高工作人員的工作效率外，還能夠促進城市檔案的管理系統朝著智能化方向不斷發展。

在使用數字化管理系統后，我們就可以將城市建設的發展過程進行更加細致清晰的記錄，與此同時，還能夠實現這些檔案完整有效的保存。這樣就能夠為將來的城市建設提供更加充足的資料信息。在舊有的城市檔案管理系統中，主要通過高強度的人力操作來實現這些城市檔案的統計與整理。而在電子信息時代，我們在人才需求方面從普通的勞動力型人才轉換成了技術型人才。因此在今后的城市檔案管理系統中，能夠熟練掌握相關技術的人才才是我們迫切需要的。與此同時，電子當然還有其他紙質檔案不可能具備的優勢。首先就是電子檔可以通過錄音、影像、圖片等方式對現有的城市發展情況進行一定的統計整理，因此它能夠更全面的描述城市發展的現狀。在城市資源的收集、整理、梳理和排列方面與傳統方法都有一點的優勢。因此這些更加詳細細致的城市資料可以為以后的城市建設提供更加清晰、直觀的城市外貌，這樣可以幫助城市建設者完成更完整具體的城市規劃，以免由于資料不完整而造成城市建設和決策方面的失誤。

二、城建檔案數字化管理方面的設計與實現原則

在城建檔案管理的過程中，任何一種管理方案都有其相應的行業準則。沒有規矩，不成方圓。其基本行業準則能夠更好的保障城建檔案的管理情況。因此在設計數字化管理初期，就根據當前的城建檔案管理需求設立了相應的行業準則。首先，我們要滿足國家標準和國際校準的基本要求。其次在系統的設計過程中要滿足規范性和通用性的需求。與此同時，還可以給相應的城建管理部門設計單獨的系統，但還是要保證其良好的兼容性，以免在與其他部門進行信息傳送過程中有低速等情況的出現。

三、城建檔案數字化管理的現狀以及面臨問題

在城建檔案管理中數字化管理的提出是時代不斷發展和技術人員不斷創新的結果。數字化管理能夠大大提高工作人員的工作效率，與此同時還能夠提高工作人員的準確率。它在給工作人員帶來方便的同時也對工作人員提出了新的要求。因此我們需要注重在城建的數字化管理方面相關人才的培養，我們在推行數字化管理的過程中，就需要面對相應的問題。由于舊有的工作人員大多通過手工進行城建檔案的記錄和整理，因此沒有太多的技術含量。如何解決這批工作人員的去留情況以及如何新一批技術人員的來源問題是我們目前需要關注的，由于現有先進技術與舊有勞力資源不對等問題的出現，就目前而言推行數字化管理面臨著一定的困難。

先進的數字化管理技術與舊有的城建檔案管理技術存在著一定的沖突。首先面臨的沖突就是人才需求方向的不同。因為舊有管理制度并不需要太多的技術含量，因此在推行數字化管理技術時就勢必要進行一定的改革。在數字化檔案管理的過程中，需要相關的專業人員進行信息的搜集，錄制，分類，整理以及記錄歸檔等工作。這些工作需要成立各個工作部門分類進行。因此相關的工作人員只要掌握其中一項技巧即可。但是這些工作都有一定的技術含量，對一些新興的電子產品的使用熟練度也有著一定的要求，操作也比過去復雜得多。但就目前而言，我們也無法將城建檔案管理完全轉化為數字化管理制度。因此兩種管理制度并行就是城建檔案管理現狀。我們在需要網絡管理和技術開發方面的人才時還需要數據庫管理方面的人才。而且由于目前相關的專業管理團隊發展還不夠成熟，因此相關人才還比較缺少，這樣就使得數字化管理制度在落實過程中面臨著極大的困難，存在著相關技術人才供不應求的問題。

在相關工作人員的問題處理方面，首先要解決舊有工作人員的去留問題。我們可以進行競賽制，讓他們學習先進的數字化管理技術。通過對該技術掌握的熟練程度決定舊有工作人員的去留。與此同時，我們還要招收相應的專業技術管理人員。數字化管理技術主要是利用多媒體技術進行城建檔案資料的收集與整理。通過能夠熟練掌握該技術的工作人員來帶動和幫助舊有工作人員進行該技術的學習。隨著時代的不斷發展，舊有的城建檔案管理技術將會不斷的淘汰。因此工作人員只有不斷的進行學習和充實自我才能跟上時代的步伐，只有能夠熟練掌握該技術的工作人員才不會被時代所淘汰。

除了在相關專業人才的需求方面，在推行數字化管理技術的過程中，還有其它方面問題的出現。在每一次技術改革的過程中，不僅需要不斷的探索，還需要大量的資金與相關設備的支持。首先是資金問題，推行一個全新的管理制度，首先需要的就是引進相關的電子設備。與此同時，還要聘用相關的高技術人才。因此新技術在操作初期的資金投入狀況遠遠大于舊有的城鎮雖然管理技術。與此同時，各個地區對數字化管理技術的開展重視度相對不足。在擁有完整的紙質檔案管理模式下，對于新型的數字化管理系統知之甚少，而且還面臨著大型投資等問題，更重要的是，該技術還處在探索階段。因此在正式投入使用后也無法避免一些技術的問題的出現。這就使得資金問題成為了阻礙數字化管理技術推行的因素之一。

在推行數字化管理技術時，相關的電子應用設備是必不可少的。如果沒有電子辦公設備，只有工作人員是無法完成城市檔案管理工作的。而且由于電子辦公設備的缺少，當地的政府機構重視程度不足，這就使得工作人員無法切實的感受到數字化管理帶來的為他們工作帶來的好處。正是由于他們的不了解，才使得他們更傾向于舊有的紙質檔案管理模式。正是由于引入了先進的數字化管理技術，許多舊有的管理技術受到了極大的沖擊，這樣就導致了兩種管理技術并存局面的出現。因此在新電子設備的置辦方面造成資金浪費的同時，舊有的管理制度又造成了人力資源的浪費。但是我們只有通過專業的技術人員帶動就業工作人員對先進的數字化管理技術進行學習，使得舊有的管理制度逐漸的被淘汰甚至消失。這樣不僅能夠打破目前兩處管理技術并存的僵局，還能夠減少人力資源浪費等情況的出現。

四、城建檔案數字化管理的發展目標

鑒于誠信檔案的數字化管理系統存在著的各類問題，我們在推行數字化管理系統的過程中有著一定能發展方向。首先我們要強化工業體系的建設。工業氣息講求的是對于工作內容有著層次清晰、分類明確等要求。完整有效的工業體系，能夠更好的幫助數字化管理系統進行全方位的開展。在工業體系中首先就要制定具體的操作細則和完善的管理監督標準，這樣在方便相關工作人員學習的同時，還能夠提高工作時的準確性，避免操作不當等情況的出現。工作人員通過對你的是操作細則進行深入的研究，不僅能夠提高其個人能力與工作時的工作效率，還能夠增強工作人員在面對突發事件時能夠做出及時且準確處理的概率。在政府部門進行相關體系建立的同時，還能夠極大的提高相關部門對新技術推廣的重視程度。這樣他們在重視體系建設的同時，我會加強對人才培養工作的重視程度。就目前而言，在重視技術型人才培養的同時還要注重專業檔案管理團隊的人才建設情況。這兩種人才的培養情況直接決定了數字化管理系統的運轉情況。因此我們要加大對這兩種人才的培養力度。

正是由于先進的數字化管理系統在推行時需要進行信息的搜集、錄制、分類、整理和記錄歸檔等工作，因此我們急需各個部分相關的技術人才和管理人才。正是有一個個部門分類進行，我們才需要將資源收集性人才、歸納存儲類人才、分析整理型人才、計算機與網絡技術開發型人才進行全部集中后，在進行較長時間的磨合。只有這樣才能夠增加各個部門的默契度，以此來提高團隊的工作效率。與此同時，我們對各個類型的相關人才都有極大的需求，因此建立相應人才的培養機構是必不可少的。只有相關技術型人才呈現源源不斷的趨勢，我們才能夠保證數字化管理系統在城建檔案管理過程中保持穩定高效的運行情況，并使該系統在創建檔案管理業務中獲得持久穩定的發展。

我們為了實現創建檔案數字化管理的有效推廣，都必須要加強數字化系統的研發和管理工作。數字化管理系統與原有系統相比具有極大的優勢，它不僅能夠方便城建檔案的存儲和保管，還能夠延長檔案的使用有效期。在電子網絡上，還有助于檔案的公開與查詢。城建檔案的作用在于記錄過去城市的發展史和對城市進行改造時提供一定的資料。因此一旦將創建檔案系統應用于網絡中，相關部門就能夠極大的節約在調動檔案和查閱資料浪費的時間。相關部門信息的公開化還有助于增強政府的透明度，在相關文檔的存儲和使用中實現了一體化服務。

五、城建管理檔案數字化系統的利用情況

我們在推行數字化管理系統的過程中，必須要注意以數字化管理為核心的基本觀點。在數字化管理系統推行初期，需要將現有的紙質檔案通過計算機等電子設備將文字轉化為數字信息，這樣才能夠保障城建檔案管理中用數字化的形式實現檔案的存儲。在城建檔案管理的過程中還要實現現代化的特點，新推行的數字化管理系統不僅能夠包含傳統但管理系統中的所有功能，還增加了許多有效功能。其中檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲、計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案自動化標引等多種不同方面的新興功能，與此同時，檔案館還能夠實現辦公自動化、安全保護技術現代化等現代化功能。在檔案數據庫的建立和輔助檔案館庫房管理方面還有其他特色功能。這些功能是政府鼓勵推行數字化管理的原因之一，與此同時，它還是創建檔案管理過程中有效利用數字化管理的另一基本點。

在城建管理檔案數字化管理系統的利用過程中還要實現檔案資源的共享化，由于城市化建設步伐的逐漸加快，而紙質檔案更新速度較慢，而且占有極大的空間。但是新技術的革新需要一個過程，而我們在推行數字化管理系統時實現資源共享是一個特別有效的推行手段。我們可以根據當地城建管理館對具體情況充分利用電子信息網絡資源，將檔案資源信息實現共享化，并將每一份資料發送至有需求的客戶手中，只要客戶們感受到了便利，才能夠有助于數字化管理系統的推行。而服務社會是城建檔案存在的根本目的。

我國城建檔案在管理的過程中，主要采用分散制和集中制這兩種主要制度，因此我們在推行數字化管理過程中也要采用這兩種基本的制度。創建和管理過程中的分散管理模式是指讓檔案館內的各個不同部門通過自己獨有的方式進行檔案資料的管理。而集中制則是指對所有統計整理后的檔案資料實行集中化管理。因此在數字化管理過程中，我們也可以采用部門分散式管理和最終統計時的集中式管理。使用分散式管理可以返回出口部門的管理特長，還在進行最終的集中式管理時可以發現各個部門檔案的空白區和重疊區，這樣我們在最終進行發布時還能夠進行一定的修改。這樣我們不僅能夠促進檔案統一化管理的不斷形成，還能夠完善城市檔案的內容。

我們在城建檔案管理過程中，只有充分的了解數字化系統的使用情況和其基本的功能，我們才能夠實現對數字化系統的充分利用。城建檔案管理數字化系統中不僅涵蓋了館內所有檔案的類別，還需要現代電子設備和信息技術的支持。更重要的是，它的有效推廣離不開其他部門的團結協作。只有城建檔案管理過程中的各個部門都積極有效的使用數字化管理系統，并且能夠實現相互協調與配合，這樣才能夠實現城建檔案更加集中有效的管理。

結束語

隨著科學技術的不斷發展，越來越多的電子設備進入了我們的生活中，為了順應時代的潮流，城市建設檔案管理方面也逐漸從紙質檔案系統向著數字化系統不斷轉化，為工作人員提供了極大的便利。一旦數字化技術系統實現了全方位的推廣，那么它就能夠在檔案資料的收集、分類整理等方面實現一體化服務。不僅能夠節約人力物力的成本，還極大的縮減了工作人員在工作過程中使用的時間，因此在城建檔案管理過程中，積極的推廣數字化系統是我們目前發展的目標。我們也會不斷的完善和發展數字化技術系統，希望能夠給人們的生產生活帶來更大的便利。

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