淺析新時期機關檔案管理的發展

付檸檬

（廣西壯族自治區欽州市人大常委會法制研究所）

摘要：隨著經濟的飛速發展和改革開放的深入，我國的一些制度也作出了相應的調整，諸如人事制度。對其檔案的管理也是一項極為重要的工作，檔案管理工作是一些人事單位日常運行的基礎，對新時期企業或部門的發展具有重大的意義。隨著時代的發展，我國檔案管理的工作有了巨大的進步，但是，事物的發展過程并不總是順風順水，在機關檔案管理發展過程中不可避免的存在著一些問題。本文旨在對新時期機關檔案管理的發展情況進行分析，為促進檔案管理工作更好的適應時代、社會的發展提供理論支持。

關鍵詞：機關檔案管理；發展；問題；措施。

【引言】檔案是機關、企業、個人的社會活動的產物，意義重大，不僅應用在個人管理方面，在國家的外交、政治等信息方面也發揮著不可估量的作用。隨著我國經濟的發展和科技的進步，檔案的管理的手段和方式也在不斷更新中。但是在經濟和科技飛速發展的今天，機關檔案的管理仍存在著一些問題。

一、現今機關檔案管理工作存在的不足

1、 檔案管理的結構不完善、時代性不強

現今我國機關檔案體系的結構不完善，主要表現在檔案來源、檔案內容和其分類等三個方面。首先，在檔案來源的方面，有很大一部分的機關檔案的負責機構大多只留存了第一機構而缺乏第二、三級的檔案。其次，在機關檔案的內容方面，有很大部分的機關檔案注重國家的內政外交和社會團體的社會活動的記載，在普通群眾的相關面方面，則很少記載。最后，在檔案的分類方面，多使用文字檔案，而利用科技的方式則較少利用。音頻、視頻等的檔案則較少。文字檔案的作用毋庸置疑，但是，目前正處于信息化時代，電子檔案擁有方便、易于保存、重復利用率高等方面的優勢，但是，文字檔案的保存成本高以及工作量大，電子檔案正在逐漸取代文字檔案。

2、人才的缺乏

人才是機關檔案管理工作的前提和基礎。然而，當前在機關檔案管理工作方面卻存在著人才缺乏、隊伍建設緩慢的問題。究其原因，主要是因為高校專業設置、現有檔案工作人員的專業背景和檔案管部門對工作人員培訓的缺乏等方面。首先，高校開設檔案管理的專業的時間較晚，所以到目前為止培養的人才無論在數量和質量上都有很大的提升空間。其次，現有檔案工作人員的專業人員，很大一部分都未系統的學習過相關的專業知識。再者，一些機關檔案管理部門對沒有專業背景的工作人員的繼續教育重視程度不夠，日常的理論和實踐培訓較為缺乏。最后，檔案管理部門的財政支持不足，也是阻礙檔案工作人才培養的一個重要因素。

3、相關制度的制定和實施方面不夠完備

有一部分機關檔案管理部門缺乏完善的基本制度，更有甚者，在崗位職責方面也未有明確的制度，一些機關檔案管理部門雖然也制定了一些制度，但在制度的科學性和系統性方面有待提高。此外，在相關制度的實施過程中，一些機關檔案管理部門不能嚴格執行，諸如由于工作人員的疏忽，導致檔案材料的真實性有待于核實。另外，檔案管理工作人員對相關材料進行收集和保管的主動性不高，造成一些檔案材料不完整和向信息的缺失。

4、檔案的信息化阻力強大

隨著經濟和科技的發展，目前世界已經進入信息化時代。但是我國一些機關檔案管理部門的管理者多信息化的重要性認識不夠，加之我國擁有完整體系的傳統檔案管理方法，所以目前的檔案管理工作多是對文字資料的整理。此外，受人力、物力、財力等因素的制約，這使得檔案管理信息化工作難以開展實施。

二、新時期機關檔案管理發展新趨勢

當今的社會，科學技術是第一生產力。科技已經滲透到社會的各個方面，對于機關的檔案管理也不例外。隨著信息化時代的繼續推進，新時期機關檔案的管理會更加多元發展、技術性強，信息化的程度高。這樣的趨勢主要體現在對檔案資源的機構調整和整合方面。

機關檔案管理部門更加重視經濟、科技等內容的檔案資源的開發和利用以適應社會、經濟的發展。檔案結構在不斷地進行調整，檔案資源的時代性和地方性則更為顯著，一方面，它與社會、人民的聯系更為密切，對社會問題的反應更為及時準確。另一方面，獨具地方特色的檔案資源得到重視并恰當開發利用使得我國檔案資料更為豐富。同時，機關檔案管理體系也在逐步得到完善。除此之外，在檔案的整合方面，對檔案資源進行科學合理的分類，利用信息技術使得檔案資源管理體系更加完善豐富。檔案管理體系的系統化、科學化、信息化是其發展的大趨勢。

三、改進新時期機關檔案管理工作

改進新時期機關檔案管理工作是一項長期而艱巨的任務。筆者認為應從制度和組織建設、管理模式的創新和信息化等方面入手。

1、加強制度和組織建設，強化執行，培養人才

制度是機關檔案管理機構正常運行的保障，要使機關檔案管理工作更為科學、規范就要建立健全相關的規章制度。第一，應該明確各個崗位的責任和分工，對失于職責的行為應該進行嚴格有效的懲治措施。第二，完善機關檔案管理部門的財政制度，做好預算，在完善相關設備的同時要進行相關的專業培訓方面等軟件的財政支持以提高機關檔案管理的社會服務和科技水平。

人才同樣是機關檔案管理機構的重要組成部分，工作人員的的水平對機關檔案管理工作的質量水平有很大影響，所以，應該加強相關的組織建設。一方面，現今的機關檔案管理機構在進行招聘時，應首先考慮有檔案專業的學習背景，以提高人才隊伍的專業水平和管理水平。另一方面，針對目前在職的工作人員，應多開展相關專業知識的培訓班。在信息技術飛速發展的當今社會，也更應該使這類員工更新觀念和方法，與時代接軌，促進檔案管理水平的提高。

2、管理模式的創新

現代社會，信息技術的發展速度愈來愈快，對人類社會的影響同樣如此。信息技術使得生產的觀念、方式發生了巨變，運用現代技術，管創新理模式是新時期機關檔案管理發展的新趨勢。將信息、數字引入管理體系中來提高檔案管理水平是實現新時期機關檔案管理發展更好更快的重要途徑。

3. 機關檔案管理的信息化，建立數據庫

機關檔案數據庫的建設是構建科學化、信息化的新時期機關檔案管理體系的重要方法。對檔案信息進行數字化處理，然后存入數據庫中，將極大方便檔案信息的使用和管理。在科學技術飛速發展的現今，新時期機關檔案管理應該堅持創新，借鑒吸收他國先進的檔案管理經驗，與時俱進。機關檔案管理的信息化應涉及人才隊伍、制度建設、信息的保管和利用以及數據庫等各個方面，將信息技術引入到檔案管理工作的各個環節，促進新時期機關檔案管理工作的不斷進步。

四、結語

新時期機關檔案管理工作的意義重大，涉及到國家、社會和個人。因此做好機關的檔案管理工作，適應時代發展的重要性不言而喻。在科技飛速發展的現代社會，信息化、科學化是大勢所趨，相關檔案管理部門應積極創新，努力發展，為社會主義現代化做出應有的貢獻。

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