淺議信息時代電子檔案的管理與開發(fā)

韓曉燁

（綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心）

摘 要：在新時期發(fā)展的進(jìn)程中，檔案的形式已經(jīng)朝著電子化的方向轉(zhuǎn)移，這是今后檔案發(fā)展的一個主要趨勢，并且也是信息時代下的主流，可以說這與新時期的發(fā)展要求是相契合的，這就需要我們進(jìn)一步分析與研究電子檔案的開發(fā)以及管理，將其重要性凸顯出來，希望在本文的論述下，能夠?qū)窈蟮碾娮訖n案管理與開發(fā)工作帶來一定的幫助，最大化的挖掘其自身所具有的價值，這樣才能更好的為社會服務(wù)，這也是目前檔案管理工作者所面臨的主要問題之一。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；開發(fā)

在信息化的時代發(fā)展下，檔案管理的手段推陳出新，呈現(xiàn)出電子化的發(fā)展趨勢，電子檔案所管理的信息都是具有十分重要收藏價值的信息資源，基本上都是與一些重大事件聯(lián)系在一起的，正是因為如此，就進(jìn)一步凸顯出了電子檔案管理的重要性。尤其是在一些事業(yè)機關(guān)中，電子檔案的管理方式就更加重要了，因此，傳統(tǒng)的檔案管理顯然已經(jīng)不能滿足信息時代的發(fā)展需要了，下面本文就對此展開進(jìn)一步的探析，希望可以滿足社會的發(fā)展需要，更好的提高檔案管理的效率。

1 信息時代電子檔案管理和開發(fā)的重要性

在信息時代的發(fā)展下，電子檔案的管理以及開發(fā)變得越發(fā)重要?？梢哉f電子檔案能夠滿足信息時代發(fā)展過程中的需要，所以其重要性也就因此而得到凸顯。一方面，通過計算機等相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用能夠為電子檔案的管理提供一個有效的平臺，無論是在接收檔案還是傳遞與存儲檔案的過程中，都可以實現(xiàn)一體化的效果，讓檔案得到資源共享，充分的展現(xiàn)出電子檔案所具有的服務(wù)價值。另外一方面，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在管理以及開發(fā)方面的效率都不高，無法將檔案信息所具有的功能展現(xiàn)出來，進(jìn)而也就不能為信息時代的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支持。所以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式以后人們可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案的資源共享，這樣對于各行各業(yè)來說都具有十分重要的應(yīng)用價值。除此之外，電子檔案可以進(jìn)行備份，這與傳統(tǒng)的檔案相比具有明顯的優(yōu)勢，一旦出現(xiàn)損壞，也能及時的得到補救。由此可見，加強電子檔案的有效管理以及開發(fā)是今后的一個主要趨勢，這樣才能滿足更多用戶的需要，并且得到進(jìn)一步的發(fā)展。

2 信息時代電子檔案管理與開發(fā)面臨的挑戰(zhàn)

在信息時代的發(fā)展下，電子檔案在管理以及開發(fā)的過程中會面臨一些問題。我們可以將這些問題當(dāng)作一項重要的挑戰(zhàn)，積極的應(yīng)對電子檔案管理以及開發(fā)過程中所面臨的挑戰(zhàn)，能夠帶動我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。針對當(dāng)前電子檔案管理過程中存在的不足，主要可以從四個方面來分析。首先，缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施，這些基礎(chǔ)設(shè)施是電子檔案開發(fā)與管理的必要設(shè)備，如果配套設(shè)備不足，也就無法滿足信息時代的發(fā)展要求。在基礎(chǔ)設(shè)施方面，主要可以分為軟件和硬件兩類。硬件設(shè)施中包含我們常說的計算機、存儲器等，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的支持，加強對硬件設(shè)施的建設(shè)，能夠充分的實現(xiàn)設(shè)備信息化。但是在經(jīng)費以及后期的維護(hù)保養(yǎng)方面需要投入大量的資金，這也就成為制約基礎(chǔ)設(shè)施得到完善的主要因素。而在軟件環(huán)境方面，主要包含一些重要的系統(tǒng)軟件，對系統(tǒng)軟件的開發(fā)以及進(jìn)一步應(yīng)用，才能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的資源共享，但是軟件管理與開發(fā)目前受到兼容性的制約，所以電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的問題是需要重點解決的。

其次，檔案管理人員缺少先進(jìn)的管理理念，在信息素質(zhì)方面有所不足，這是因為很多地區(qū)的檔案管理依然是紙質(zhì)的，而電子檔案的管理還沒有全面的普及開來，在人們的普遍意識中，只是被動的對檔案進(jìn)行保護(hù)，而沒有做好相應(yīng)的預(yù)防工作，那么檔案所具有的服務(wù)功能也就得不到充分的顯現(xiàn)，在信息時代下，電子檔案可以將信息以一種更加高效、快捷的方式傳播出去，將檔案所具有的價值加以進(jìn)一步的挖掘，這才能夠滿足現(xiàn)代化的電子檔案發(fā)展需要，更好的為人們提供服務(wù)。另外，目前大部分檔案管理人員只具備基本的檔案軟件操作水平，缺乏信息處理和軟件編寫能力，加之人力資源管理投入經(jīng)費較少，優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高，一定程度上影響了電子檔案的管理和開發(fā)工作。

3 信息時代電子檔案管理與開發(fā)的對策

3.1 建立健全電子檔案管理和開發(fā)的規(guī)章制度，使電子檔案的管理和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。對電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔的各個環(huán)節(jié)，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理，確保同一類型的檔案在不同部門和人員間產(chǎn)生的電子文檔格式、規(guī)格、樣式一致，如字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向需求用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。要對電子檔案的密級、開放范圍進(jìn)行規(guī)定，對電子檔案的異地備份和容災(zāi)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)定，要對檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行劃分，對因管理不當(dāng)而導(dǎo)致檔案信息失泄密的人員進(jìn)行追查和處罰，等等。

3.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子檔案的管理和開發(fā)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，既包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又包括信息軟件環(huán)境建設(shè)。要用現(xiàn)代化的觀念、技術(shù)、方法對檔案業(yè)務(wù)流程和管理模式進(jìn)行重新定位，建立系統(tǒng)有序的管理機制，并從組織領(lǐng)導(dǎo)、資金投入各方面給予支持，確保檔案管理和開發(fā)的高質(zhì)量推進(jìn)。要開發(fā)高效、自動共享的管理平臺，研究高性能的檔案信息的查詢系統(tǒng)，加快檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息處理微機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)。檔案信息化和電子化建設(shè)需要具備計算機知識和檔案知識的復(fù)合型人才，因此，適應(yīng)電子檔案的管理和開發(fā)工作，檔案管理人員不僅要具備傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還必須具備一定的硬件設(shè)備操作、電子文件、功能軟件的使用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用維護(hù)和信息安全防護(hù)等方面的能力。所以，要加強人才隊伍建設(shè)，多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人才，尤其是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。同時，要加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高法制意識，更新管理觀念，打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強的檔案管理專業(yè)人才隊伍。

結(jié)束語

除了上述的一些重要手段以外，還應(yīng)該采取行政和技術(shù)手段，加強安全防范管理。檔案信息化建設(shè)逐漸步入信息檢索的開放性和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，電子檔案的安全問題可來自錄入、傳輸、調(diào)用、存儲等各個環(huán)節(jié)，必須完善技防、人防、物防措施，從源頭抓好安全管理工作。要通過木馬監(jiān)控、防火墻等技術(shù)，阻止對檔案信息資源的非法訪問，阻止非訪問權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫非法輸出，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯，等等。

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