解析文件向檔案轉化的條件和標志

于敬文

（富?？h機關事務管理中心）

摘 要：根據發生的事件過程、時間、地點、原因以及結果，進行相應的記錄這就是文件，文件具有一定的完整性和敘事性，通過文件記錄的內容不同，衍生出文件多種的表現形式。這其中文件的形式包括圖像文件、聲音文件、視頻文件、文字文件等等，但是主要的目的就是記錄，隨著社會的發展和進步，記錄的文件越來越多形式也是多種多樣，這為文件的管理帶來難度，在這種情形下文件應當向檔案轉變，按照檔案的管理對文件的進行管理，可以有效的提升文件的保密性，同樣也有助于文案的管理和使用，下面針對文件向檔案轉化的條件和標志進行分析。

關鍵詞：文件；發展；歸檔

根據現階段的文件管理情況，對于文件歸檔情況，仍舊有許多需要注意的問題，首先目前的檔案管理形式發生了一定的變化，部分檔案的管理工作隨著科學技術的發展發生了改變，所以使檔案的歸檔工作發生了一定的變化。針對傳統檔案出現的相關問題，現階段的檔案管理進行了相應的改革，這樣也會使文件歸檔的條件產生一定的變化。根據目前大量的文件歸檔的情況，為文件的檢查、篩選、歸檔帶來一定的難度。所以應當制定相關的規定對文件的歸檔進行管理，從而保證每一個文件都能夠發揮自己的文化價值，本文將對文件向檔案轉化的條件和標志進行闡述，希望能對今后的文件歸檔工作提供一定的幫助，以下內容僅供參考。

1 文件轉化為檔案的條件

根據檔案和文件的自身性質的研究，發現檔案和文件之間有一定的根本性的區別。雖然檔案和文件都是針對某一時間進行記錄的在載體，但是從發展的角度將文件的記錄是在檔案之前的，檔案的準確性等受到文件的影響，雖然文件轉化成檔案是一種必然的結果。但是產生轉化會受到一定的條件制約，下面針對文件向檔案轉化的條件進行分析。

1.1 文件的內容需要具有一定的完整性才能夠存入檔案，也就是在文件記錄和更改的過程中不能夠進行歸檔工作，因為一旦文件歸檔就不會輕易的發生改變，所以文件歸檔的首要條件就是文件的內容是完整的。

1.2 文件的價值決定文件的歸檔，在現階段由于社會的發展，我們需要文件記錄的東西越來越多，這樣在判斷文件是否可以轉化成檔案時，就要注意文件的內容是否具有一定的價值，將有價值的文件轉化成檔案并保存，對于今后社會的發展非常有利。

1.3 在歷史的發展過程中，我們通過文件記錄著社會發生的事情，這些記錄的文件雖然數目龐大，但是還有一定的規律可循的，發現文件和文件之間的關聯性，正所謂“有因必有果”，按照一定的規律進行文件向檔案的轉化工作，保證每一個歸檔文件有一定的規律性和完整性。對于文件向檔案轉化是一種最終的結果，在這其中歸檔的工作對于文件來說就是一個轉折，決定著文件接下來的存在方式。而歸檔就代表了文件向檔案的轉化條件與標志。

2 傳統文件歸檔的變革

當代社會是信息社會，計算機普及運用，計算機技術的應用也越來越廣泛，檔案事業為了適應社會的發展，在檔案工作中也加入了電子計算機技術，隨著電子時代的來臨檔案工作也發生變化，傳統文件向檔案轉化也遇到了沖擊，并在沖擊下不斷變革。

2.1 計算機的發展逐漸形成辦公自動化，然而，辦公自動化的形成會使歸檔的文件產生了兩大類型，電子文件和紙質文件。這兩種是完全不同的類型，類型不同，文件在歸檔載體上也是不同的，特別是在網絡飛速發展的環境下，電子文件有網絡歸檔和介質歸檔兩種形式，因此，歸檔自身的標志又變得模糊，在明確歸檔含義前，把歸檔作為文件向檔案轉化的標志，再指導檔案工作不會有效果。

2.2 文件檔案一體化是文件的最終結果，也是檔案管理的要求，在這種管理模式下，檔案管理系統的最大特點就是實現文件工作與檔案工作的同步發展。任何文件一旦確定有保存價值，就要進行歸檔，用符號作標記通過網絡歸檔，最終處于檔案室的監控之下。在這種系統中，文件沒有在處理完畢后歸檔，而是在文件形成或收到之時就進行歸檔，文件工作和檔案工作區分也不嚴格。

2.3 文件形成或收到就可以網絡歸檔，因此介質歸檔也不那么重要了。部分檔案館保存文件時受到保管條件的限制，一般紙質文件可以不歸檔，由各部門進行保管，只有那些可以作為證據的紙質和膠質文件才必須集中保管。

綜上所述，傳統的文件向檔案轉化的條件已經發生變化，辦理完畢和集中保存已不再是文件轉化檔案的必要條件了。文件不必辦理完畢后歸檔，也不用集中保存，只要被確定文件具有價值就可以轉化為檔案了。而鑒定就是確定文件價值的過程。因此，價值鑒定是文件向檔案轉化的標志和界限。

3 文件價值運動規律是文件向檔案轉化的內在動力

文件具有現實和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運動的客觀規律，目前從文件劃分運動階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國等為代表檔案界認為檔案是經鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國為代表的國家認為檔案涵蓋了整個文件生命周期全過程。第三種，是國際檔案理事會主持編寫的《多語種檔案術語詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國定義較為類似，但它們并不強調檔案必須具有永久價值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值而保存經過挑選或未經挑選的非現行文件。第四種，以我國和蘇聯為代表的檔案定義，即認為辦理完結歸檔保存的

4 對“以‘歸檔作為文件向檔案轉化的標志”的總結

在現階段文件向檔案的轉化的條件和標志，可以與歸檔的工作性質相等同，歸檔工作是指將處理完畢，并且具有一定的保存價值的文件經過系統的相關整理之后，交至檔案室或是檔案館進行保存的過程，所以歸檔的文件具有一定的保存價值。對于文件向檔案轉化的條件和標志，在一定的時間內等同于歸檔的條件，但是歸檔僅僅會影響文件在今后的保存形式，而文件向檔案轉化的條件和標志會由于社會的發展產生一定的變化。

5 結論

在現階段的文件向檔案轉化的過程，是文件的保存形式和自身存在方式的轉變過程，而歸檔與文件向檔案轉化的條件和標志也會有一定的區別，歸檔是文件向轉化的必經之路，也可以說成歸檔是一個必然的固定過程，而文件向檔案轉化的條件和標志會隨著社會的發展，以及需要進行相應的改變。通過文件記錄事件的形式，對于歷史的發展具有重要的意義，但是因為社會的進步與發展記錄的內容逐漸增多，增加了文件向檔案轉化的難度，而轉化的條件和標志隨著歷史的發展也在進行變化，跟對目前的情況應當加強檔案管理工作人員的專業程度，以及對檔案管理工作進行創新，從而有利于社會的發展和不斷的進步。

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