基于信息化管理理念的工程設計單位檔案管理研究

馬楠

（哈爾濱市市政工程設計院）

摘 要：自改革開放以來，經濟以及科技的快速發展帶動了各行各業的蓬勃發展，其中工程行業的發展最為快速，這即是由于社會的基礎設施離不開建筑工程的建設，也是由于建筑工程行業對于改善民生具有十分重要的作用，而工程設計是保證工程質量的先決條件，其中設計單位的檔案管理對于管理工程設計具有不可估量的重要作用。本文主要通過闡述工程設計單位檔案管理的概念以及其特色，探討目前我國工程設計單位檔案管理中所存在的問題，并提出相應的解決對策，并重點強調信息化管理理念在工程設計檔案管理中的必要性以及重要性。

關鍵詞：信息化管理理念；工程設計單位；檔案管理研究

前言

目前隨著城市化建設的步伐逐漸加快，各個區域處于建設的工程量十分大，而一般情況下，所有的工程必須滿足當地的人文情懷等因素，而這就需要工程設計人員能夠掌握當地的環境以及人文特色，而作為科技檔案的重要組成部分，工程設計檔案的作用十分明顯，不僅可以為設計師提供一個參考，同時也可以便于相關單位對于工程的管理，但是無論是何種工程的建設周期都十分長，這也就導致在實際中的工程設計單位的檔案管理上存在很大的問題，進而影響了檔案管理的發展。

1 工程設計單位檔案管理的綜述

科技檔案是我國檔案的主要組成部分，其中絕大多數的科技檔案均是工程設計檔案，而所謂的工程設計檔案一般所指的就是工程設計過程中所形成的文件材料，不僅包括設計文件，同樣也包括設計圖紙，而工程設計檔案管理就是對這些文件進行一定的管理，使由于工程的不同，所以工程設計檔案的管理存在一定的區別，但是總體來說所有的工程設計檔案管理都存在相同的特點，即綜合性、成套性、專業性、階段性以及周期長、數量多、整編量大，其中綜合性以及專業性是由于工程設計的特點造成的，這是由于工程建設過程中的學科交叉型極強，因此在設計過程中，設計人員需要掌握一定的知識儲備，而這也就會導致相關的檔案材料十分復雜，既包括電子檔案、也包括圖紙檔案等；而成套性以及周期長是由于工程設計過程中，設計師從設計書的提出到設計成為現實這一過程中，需要反復的根據實際情況進行更改，而工程各行建設過程周期十分長，因此導致工程設計檔案的管理周期較長，具有較強的成套性；工程設計的圖紙以及電子圖紙的量十分大，因此相關的管理人員在收集、保存、管理的過程中所面對的檔案內容繁雜且數量極大，同時也要根據不同的階段對工程設計檔案進行歸檔保存工作。

2 目前工程設計單位檔案管理中所存在的問題

2.1 重視度問題

由上可知工程設計單位的檔案管理工作對于檔案管理的發展十分重要，但是在實際中，相關的管理人員對于自己工作的認知不健全，導致管理工作存在大量的疏忽，進而影響了檔案的管理工作，這主要是由于相關的高層領導對于工程設計檔案管理的工作不重視造成的，由于絕大多數的人員不能正確的認識到工程設計檔案管理在社會發展以及當地經濟發展中的作用，使得工程設計的檔案管理形同虛設，嚴重影響檔案管理的發展。

2.2 設施不健全

由于檔案管理在我國形成系統的體系的時間不長，這也就導致在工程設計單位檔案管理中，存在一定的設施問題，目前我國所使用的檔案管理設施都過于陳舊，無法滿足當前社會對于檔案管理的要求，同時由于信息化建設的步伐正在逐漸加快，這也就導致傳統的管理措施一定的會被時代所拋棄，因此工程設計單位檔案管理的設計不健全不僅會影響當前檔案管理的工作效率，同樣也會制約信息化時代檔案管理的發展。

2.3 管理體系不健全

雖然我國在較短的時間內形成了一套更適用于我國的檔案管理體系，但是由于時間尚短，我國的管理體系相對于發達國家并不健全，所有的管理過程都存在管理后置的現象，這嚴重影響管理的工作效率，而在檔案管理中也是同樣如此，相關的檔案管理體系不健全，導致管理工作人員在工作過程中存在懈怠的情況出現，在影響管理的工作效率的同時，還在一定的程度上影響了工程設計檔案的作用的發揮。

2.4 人員素質問題

無論何時何地，人都是一個行業、一個單位、一個國家乃至是一個社會發展打的核心，而在工程設計單位的檔案管理工作中同樣如此，但是由于目前從事工程設計單位檔案管理人員的專業素質不高，相關的專業技能沒有得到掌握，這就會降低檔案管理的工作效率，同時由于目前從事工程設計單位檔案管理的工作人員對自身工作存在誤差，使得相關的工作人員往往身兼數職，這也在一定程度上影響了工程設計單位檔案管理的工作效率。

3 改善工程設計單位檔案管理的現狀

3.1 加強重視度

為了能更好的發展工程設計單位檔案管理，就必須采取措施解決目前工程設計單位檔案管理工作中所出現的問題。因此就必須提高工程設計單位檔案管理相關工作人員對其的重視度，可以通過開展講壇，宣傳等方式使得工程設計單位的人員能明確工程設計檔案管理在社會發展中的重要性，明確檔案管理的含義以及特殊性，加強工程設計單位工作人員對工程設計檔案管理的重視性，從而使得功臣搞設計單位檔案管理工作能供高效、有序的進行。

3.2 引進設備

由于計算機技術以及網絡技術的發展，信息化檔案管理一定會成為檔案管理的主要發展趨勢，而這就需要對檔案管理的設施有一定的要求，所以必須及時的更新目前檔案管理中所使用的相關設備以及設施，加強安全管理，避免檔案因為意外而丟失的情況出現，除此之外，也可以通過引進相關的設備，自主研發更適用我國檔案管理的系統，從而提升我國工程設計檔案管理設備的先進性，提高檔案管理的工作效率。

3.3 健全管理體系

管理體系的不健全是影響工程設計單位檔案管理工作不盡人意的主要因素，因此為了能保證工程設計單位檔案管理能夠有序、高效的進行，金必須健全相應的管理體系，這可以通過制定相應的管理規則，加強監督，例如可以通過定時、不定期的抽查確定檔案管理人員的工作過情況，除此之外也可以引進發達國家的檔案管理的管理體系，提高我國的工程設計單位檔案管理的工作效率，進而促進我國檔案管理事業的發展。

3.4 提高人員的工作素質

為了能保證檔案管理的工作效率以及工作質量，就必須提高相關管理人員的工作素質，這就需要對相關的管理人員進行定期的培訓，使得其能及時的掌握先進的管理理念，進而提高工程設計單位檔案管理人員的工作效率，除此之外，也可以在大學設立相應的專業，進而提高員工的專業素質，加強員工的檔案管理管理效率以及質量。

4 信息化管理理念下的工程設計檔案管理的必要性

隨著計算機技術以及網絡技術的發展以及普及，使得信息化建設成為了社會的主要潮流，因此將信息化管理與檔案管理相結合是檔案管理發展的主要趨勢，所以將信息化管理與工程設計檔案管理相結合是十分必要的，并且信息化管理基礎上進行檔案管理的工作效率明顯得到了提升，這也就會使得檔案管理能夠在社會發展中發揮更多的作用。

結束語

綜上所述，檔案管理是我國管理的主要也是重要組成部分，對于國家的整體發展有著十分重要的作用，而作為科技檔案的主要組成部分的工程設計檔案同樣對于國家的民生建設十分重要，所以為了能更好的促進社會發展，將信息化管理與檔案管理相結合不僅能提高管理的工作效率，同樣使得檔案的作用得到了更高的發揮。

參考文獻

[1]華成，陶園.工程建設行業信息化發展的現狀[J].工程建設與設計，2009（10）：125-127.

[2]朱媛.新時期設計院檔案管理探析[J].中小企業管理與科技.2014（6）.endprint