企事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策解析

李崢

摘要：檔案信息化管理是指將信息化技術運用到檔案管理工作中，有效的提升檔案管理的工作效率、節約成本。本文通過分析當前企事業單位中數字化檔案管理的現狀，提出如何做好數字化檔案管理的相關措施，為企事業單位檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：企事業；檔案管理；數字化；問題；建議

一、檔案管理系統建設現狀

某企業設計項目檔案管理系統是于2009年1月建設完成并投入使用，2016年4月進行了第1次升級改造。該系統是在網絡建設和數據庫建設的基礎上，實現了實體檔案和電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀全流程信息化管理。將電子檔案作為工作的重點，對其進行處理上傳至服務器，實現網絡應用的目的，具體功能有3部分。

（一）文件信息管理部分

檔案管理系統通過數據一體化接口，按照檔案信息采集流程要求，將業務系統中的待歸檔信息直接采集至檔案管理信息系統中。截至目前的檔案管理系統是與運行的生產管理系統建立了無縫接口，實現設計產品電子文件從計劃——生產——質量控制——歸檔的全生命周期的管理。

（二）檔案管理部分

主要是完成日常的檔案管理工作。包括：1.驗收整編、檔案管理；2.鑒定銷毀；3.檔案統計。驗收整編和檔案管理主要完成對數據的管理，包括對各類檔案進行整編、著錄、形成電子脊背，打印之后貼在案卷盒上即可。同時還可以對電子條目進行維護，提高電子檔案的準確性和完整性。鑒定銷毀主要完成檔案的鑒定工作和檔案的銷毀管理工作。檔案統計主要完成與檔案管理工作相關的各種統計工作：可以進行檔案庫統計和借閱庫統計的工作，具體細化為歸檔率、館藏量、出圖費用、借閱統計等。

（三）檢索利用部分

檔案查詢是通過網絡提供各種方式的檢索和利用，包括：普通檢索、分類檢索等多種網上信息檢索利用方式，實現在線瀏覽、查詢的功能，達到資源共享。檔案的借閱管理主要包括：1.在線辦理借閱審批手續；2.查看登記的在借用戶、待借用戶、催還用戶的信息。及時了解檔案借閱和出庫情況，各借閱用戶還可在其計算機上查詢到本用戶借閱內容情況，及時掌握本用戶在借檔案，確保檔案的及時歸還。

二、信息化檔案管理系統產生的效益

（一）實現了電子文件全過程管理

由于某企業的生產管理系統與檔案管理系統高度集成化，無縫對接，沒有任何數據接口問題產生，工程設計資料在設計過程中進行收集，經過完成全質量流程的生產作業環境，實現一鍵式移交，在系統內自動生成PDF文件長久保存，電子文件真實、準確、完整、系統。因此，實現了設計項目電子檔案100%歸檔，檔案完全來自設計流程，同時也確保了電子檔案與實物檔案內容、版本的一致性。

（二）優化了檔案管理流程

真正改變了傳統的檔案工作模式，將檔案管理前置到打印出版階段，原有的檔案整編模式進一步整合并減少工作環節，改變了傳統的以案卷為單位的粗放型管理整編模式，優化為包含電子文件在內以件為保管單位而進行的3個層級的管理。由于電子文件處理過程高效、結果精確，有效地減少了檔案人員的人工工作量，從而避免了人工操作誤差，提高了工作效率。

（三）提高了檔案利用效率

在工程設計資料利用上，以電子檔案為主，在線瀏覽取代了實體檔案借閱，生產人員可直接查詢、借閱電子檔案，提高了電子檔案利用率。另外，電子檔案也不再受到“孤本”的限制、不再受到地域、時間的限制，可以方便地通過網絡，進行隨時隨地多人同時共享利用。便利的知識利用環境和豐富的電子檔案資源，促進了生產設計人員的學習、使用電子檔案的積極性，方便了各級人員深入利用信息和知識資源，檔案資源得以充分利用。

（四）有利于原始檔案的保存

檔案在長期保存過程中，不可避免地因為種種原因而受損。如反復利用對于實體檔案的破壞，實體檔案調閱出庫存在的遺失風險等。所以，紙質檔案轉換為電子文件后，電子文件可以代替原件使用，紙質檔案的利用頻率將大幅度降低，實體檔案可以保存起來，減少人為接觸，降低在紙質檔案利用過程中受到磨損和外力損壞的幾率，從而得到有效保護。

（五）電子檔案的備份方式靈活

通過利用磁盤和磁帶等載體，使得電子檔案的備份方式更加靈活，實現完全備份和差異備份的可行性遠高于實體檔案，有效地降低了在突發事件中檔案的安全風險，為企業信息化建設打下堅實的基礎。

三、企事業單位做好信息化檔案管理的建議

（一）完善檔案信息化管理體系

除傳統的設計項目檔案已實現信息化管理外，多門類綜合性檔案管理的信息化管理系統尚未健全，距離“數字化檔案室”的要求尚遠。目前的檔案信息系統對于文書檔案、聲像檔案等其他類型檔案的電子文件仍無法進行全生命周期的管理，與其相對應的管理模式和管理水平已嚴重滯后于設計項目檔案。此外，企業發展轉型所開拓的新業務類型的檔案也未能在系統中實現信息化管理。因此，需要在今后的檔案系統建設中整合、完善企業各類型檔案的信息化建設，從而豐富信息系統的檔案資源。

（二）應推進檔案信息系統集成化建設

目前的業務系統中僅有生產管理系統與檔案管理系統高度集成，而其他類型檔案仍停滯人工管理方式，從而影響了檔案信息資源的收集與利用。因此，企業檔案信息化建設需要納入企業信息化建設的總體發展規劃之內，實現檔案信息化建設與企業信息化建設的同步發展。

（三）標準化、規范化工作有待提高

檔案管理信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。在信息化條件下，檔案管理工作比傳統的檔案管理工作更需要標準化、規范化，需要有統一的檔案信息采集標準，統一的規范化數據類型。實行科學管理、統一技術標準、建立完善的檔案信息資源開發系統，快捷、有效、有序地把檔案信息資源數字化，大幅度地提高檔案數據庫的信息量。搞好企業各類檔案基礎業務的標準化、規范化建設是加強檔案信息化管理的前提和基礎。

四、結語

隨著企業的轉型升級，對檔案管理工作的要求也不斷的提高。加強企業檔案信息化建設，逐步完善檔案管理系統，對檔案集中、有序地科學管理，并使其數字化、信息化，提升檔案管理的服務工作水平，才能為企業各項業務的決策、運營和管理提供有力保障，提高其運營質量和效益，提升其在社會中的競爭力。

參考文獻：

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