企事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策解析

李崢

摘要：檔案信息化管理是指將信息化技術運用到檔案管理工作中，有效的提升檔案管理的工作效率、節(jié)約成本。本文通過分析當前企事業(yè)單位中數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，提出如何做好數(shù)字化檔案管理的相關措施，為企事業(yè)單位檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：企事業(yè)；檔案管理；數(shù)字化；問題；建議

一、檔案管理系統(tǒng)建設現(xiàn)狀

某企業(yè)設計項目檔案管理系統(tǒng)是于2009年1月建設完成并投入使用，2016年4月進行了第1次升級改造。該系統(tǒng)是在網(wǎng)絡建設和數(shù)據(jù)庫建設的基礎上，實現(xiàn)了實體檔案和電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀全流程信息化管理。將電子檔案作為工作的重點，對其進行處理上傳至服務器，實現(xiàn)網(wǎng)絡應用的目的，具體功能有3部分。

（一）文件信息管理部分

檔案管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)一體化接口，按照檔案信息采集流程要求，將業(yè)務系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集至檔案管理信息系統(tǒng)中。截至目前的檔案管理系統(tǒng)是與運行的生產(chǎn)管理系統(tǒng)建立了無縫接口，實現(xiàn)設計產(chǎn)品電子文件從計劃——生產(chǎn)——質(zhì)量控制——歸檔的全生命周期的管理。

（二）檔案管理部分

主要是完成日常的檔案管理工作。包括：1.驗收整編、檔案管理；2.鑒定銷毀；3.檔案統(tǒng)計。驗收整編和檔案管理主要完成對數(shù)據(jù)的管理，包括對各類檔案進行整編、著錄、形成電子脊背，打印之后貼在案卷盒上即可。同時還可以對電子條目進行維護，提高電子檔案的準確性和完整性。鑒定銷毀主要完成檔案的鑒定工作和檔案的銷毀管理工作。檔案統(tǒng)計主要完成與檔案管理工作相關的各種統(tǒng)計工作：可以進行檔案庫統(tǒng)計和借閱庫統(tǒng)計的工作，具體細化為歸檔率、館藏量、出圖費用、借閱統(tǒng)計等。

（三）檢索利用部分

檔案查詢是通過網(wǎng)絡提供各種方式的檢索和利用，包括：普通檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式，實現(xiàn)在線瀏覽、查詢的功能，達到資源共享。檔案的借閱管理主要包括：1.在線辦理借閱審批手續(xù)；2.查看登記的在借用戶、待借用戶、催還用戶的信息。及時了解檔案借閱和出庫情況，各借閱用戶還可在其計算機上查詢到本用戶借閱內(nèi)容情況，及時掌握本用戶在借檔案，確保檔案的及時歸還。

二、信息化檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的效益

（一）實現(xiàn)了電子文件全過程管理

由于某企業(yè)的生產(chǎn)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)高度集成化，無縫對接，沒有任何數(shù)據(jù)接口問題產(chǎn)生，工程設計資料在設計過程中進行收集，經(jīng)過完成全質(zhì)量流程的生產(chǎn)作業(yè)環(huán)境，實現(xiàn)一鍵式移交，在系統(tǒng)內(nèi)自動生成PDF文件長久保存，電子文件真實、準確、完整、系統(tǒng)。因此，實現(xiàn)了設計項目電子檔案100%歸檔，檔案完全來自設計流程，同時也確保了電子檔案與實物檔案內(nèi)容、版本的一致性。

（二）優(yōu)化了檔案管理流程

真正改變了傳統(tǒng)的檔案工作模式，將檔案管理前置到打印出版階段，原有的檔案整編模式進一步整合并減少工作環(huán)節(jié)，改變了傳統(tǒng)的以案卷為單位的粗放型管理整編模式，優(yōu)化為包含電子文件在內(nèi)以件為保管單位而進行的3個層級的管理。由于電子文件處理過程高效、結果精確，有效地減少了檔案人員的人工工作量，從而避免了人工操作誤差，提高了工作效率。

（三）提高了檔案利用效率

在工程設計資料利用上，以電子檔案為主，在線瀏覽取代了實體檔案借閱，生產(chǎn)人員可直接查詢、借閱電子檔案，提高了電子檔案利用率。另外，電子檔案也不再受到“孤本”的限制、不再受到地域、時間的限制，可以方便地通過網(wǎng)絡，進行隨時隨地多人同時共享利用。便利的知識利用環(huán)境和豐富的電子檔案資源，促進了生產(chǎn)設計人員的學習、使用電子檔案的積極性，方便了各級人員深入利用信息和知識資源，檔案資源得以充分利用。

（四）有利于原始檔案的保存

檔案在長期保存過程中，不可避免地因為種種原因而受損。如反復利用對于實體檔案的破壞，實體檔案調(diào)閱出庫存在的遺失風險等。所以，紙質(zhì)檔案轉換為電子文件后，電子文件可以代替原件使用，紙質(zhì)檔案的利用頻率將大幅度降低，實體檔案可以保存起來，減少人為接觸，降低在紙質(zhì)檔案利用過程中受到磨損和外力損壞的幾率，從而得到有效保護。

（五）電子檔案的備份方式靈活

通過利用磁盤和磁帶等載體，使得電子檔案的備份方式更加靈活，實現(xiàn)完全備份和差異備份的可行性遠高于實體檔案，有效地降低了在突發(fā)事件中檔案的安全風險，為企業(yè)信息化建設打下堅實的基礎。

三、企事業(yè)單位做好信息化檔案管理的建議

（一）完善檔案信息化管理體系

除傳統(tǒng)的設計項目檔案已實現(xiàn)信息化管理外，多門類綜合性檔案管理的信息化管理系統(tǒng)尚未健全，距離“數(shù)字化檔案室”的要求尚遠。目前的檔案信息系統(tǒng)對于文書檔案、聲像檔案等其他類型檔案的電子文件仍無法進行全生命周期的管理，與其相對應的管理模式和管理水平已嚴重滯后于設計項目檔案。此外，企業(yè)發(fā)展轉型所開拓的新業(yè)務類型的檔案也未能在系統(tǒng)中實現(xiàn)信息化管理。因此，需要在今后的檔案系統(tǒng)建設中整合、完善企業(yè)各類型檔案的信息化建設，從而豐富信息系統(tǒng)的檔案資源。

（二）應推進檔案信息系統(tǒng)集成化建設

目前的業(yè)務系統(tǒng)中僅有生產(chǎn)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)高度集成，而其他類型檔案仍停滯人工管理方式，從而影響了檔案信息資源的收集與利用。因此，企業(yè)檔案信息化建設需要納入企業(yè)信息化建設的總體發(fā)展規(guī)劃之內(nèi)，實現(xiàn)檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設的同步發(fā)展。

（三）標準化、規(guī)范化工作有待提高

檔案管理信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。在信息化條件下，檔案管理工作比傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標準化、規(guī)范化，需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標準，統(tǒng)一的規(guī)范化數(shù)據(jù)類型。實行科學管理、統(tǒng)一技術標準、建立完善的檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)，快捷、有效、有序地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度地提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量。搞好企業(yè)各類檔案基礎業(yè)務的標準化、規(guī)范化建設是加強檔案信息化管理的前提和基礎。

四、結語

隨著企業(yè)的轉型升級，對檔案管理工作的要求也不斷的提高。加強企業(yè)檔案信息化建設，逐步完善檔案管理系統(tǒng)，對檔案集中、有序地科學管理，并使其數(shù)字化、信息化，提升檔案管理的服務工作水平，才能為企業(yè)各項業(yè)務的決策、運營和管理提供有力保障，提高其運營質(zhì)量和效益，提升其在社會中的競爭力。

參考文獻：

[1]張永寬.科技檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2014（08）：238.

[2]葉蓉.開展檔案信息化管理構建企業(yè)檔案數(shù)字化平臺[J].辦公室業(yè)務，2012（03）：78.

[3]賀莎.探析檔案信息管理與知識管理之融合[A].“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學術研討會”論文集（下）[C].2016.