關于加強新形勢下檔案管理工作的思考

祁曉靜

摘要：各個單位在尋找各種資源時，首先使用的是檔案里的信息，因此檔案具有重要的科學價值，有必要加強對檔案的有效管理。傳統的檔案管理系統已經無法適應新形勢的要求了，對此，本文著重挖掘檔案管理的潛在的問題，從而提出更好的解決方法。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；問題

一般檔案管理主要分為整理、分類以及排序等部分，發揮管理的高效性作用。目前對檔案管理的新要求是提高管理的質量，與現代的信息接軌以及實現智能化。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

在職權的劃分、規劃統籌、考核制度等方面，各自存在不同程度的問題。例如檔案的內容沒有及時補充新的索引目錄，導致后期的劃分凌亂。另外，收集的各種資料沒有一個統一的標準進行整理、裝訂等工作，對后期翻閱查看資料造成一定的影響。同時管理工作的人員在處理信息資料時，缺乏深入的交流，導致工作對接不順利。這會直接消減其工作積極性，例如缺勤率的增高與人員更換崗位次數的增多。

（二）與現代信息接軌差

隨著全球化經濟的發展，辦公理念趨于環保，提倡無紙化辦公并廣泛推廣。作為辦公的一部分，檔案管理必須更新其內容來適應當前的信息技術發展。全面使用無紙化辦公仍存在一定的難度，因此大部分企業還是以紙質為主的管理辦公，這在一定程度上導致檔案管理與現代模式脫軌。這對檔案管理帶來不好影響是較為嚴重的，一是企業須加大管理方面的資金，二是沒有充分利用管理潛在的資源以及可利用的空間。此外，企業還需重新調配人手來進行管理工作，這不僅比檔案管理的效率低下，而且對查閱者造成使用問題。

（三）缺乏優秀檔案管理人才

作為檔案管理工作的核心力量，資歷深厚的管理人才無疑為單位發展提供優質的管理效果。大部分企業就以劃分的資料室或是檔案中心為核心，在人力資源方面缺乏長遠的眼光，造成與現代信息接軌的管理人才的數量少。他們會選擇業余管理人員來進行管理工作，并沒有做出完善的專職人才的選拔標準。相比于專業人士，業余管理者缺乏專業素養，對檔案管理無法進行深入的探討，以及工作熱情相當低下。另外，業余管理者的選擇范圍更大，流動性大，導致檔案管理工作無法更好與下一任對接，信息連貫性降低。即使有管理人才被企業招聘，但對其培訓力度不足以及自身的素質不高，無法更好帶動檔案管理工作的發展，缺乏實際與創新結合的思維。

二、新形勢下加強檔案管理工作的方法

（一）豐富檔案管理的法律內涵

目前的市場競爭激烈，企業一般采用法律手段保護自身利益。增強法律作用體現在一方面可為檔案管理提供有效的法律幫助，同時還可以利用法律手段規范檔案管理的制度，制定統一的管理標準來提高管理的質量。改革開放后期，我國已經出臺多項文件來規范檔案管理制度，例如資料的收集、分類以及存檔等工作，加強法治建設。由于出臺的時間較為久遠，其中內容無法很好與現代的信息接軌。對此，除了法律文件支撐，應充分利用檔案管理的資源來協助企業發展，發揮其信息價值。可從目前我國檔案管理的現狀分析，把握當前檔案管理的發展趨勢，從而制定相應的法律制度來規范。最為重要的是，檔案管理工作具有極大的靈活性，所以要根據不同地域特色來制定管理模式，從而滿足當地企業對檔案資料的需求。

（二）提升檔案管理的質量

檔案管理的技術水平隨著時代的發展，其要求也越來越高，提升的空間也很大。目前，急需解決的問題是怎樣讓檔案管理工作添加信息技術相關內容。作為檔案管理的核心人物，管理人員根據不同工作內容的特性以及難易度，同時改變傳統的管理方式，從而實現管理先進化與高質量的工作目標。同時人員本身還需補充自身專業知識，來挖掘檔案管理潛在的使用空間。企業各個生產環節都必須加強凝聚力，并具有一定的耐心與決心來完成這一現代化的目標，克服其中的困難。在檔案管理的基本工作中，例如收集、整理與存檔等，可將信息技術的內容補充在各個環節之中，從而使兩者更好的融合。計算機技術的優勢在于用智能機器代替人工操作，減少人為錯誤，從而加快資料查找的時間以及準確性，大大降低企業的管理成本。

（三）加強檔案管理的制度規范

優質的檔案管理可為經濟社會帶來便利，提供完善的經濟信息等。根據市場的發展趨勢，調整檔案管理的內容，充分弘揚檔案管理的科學價值。在完成檔案管理的基本工作時，人員應考慮當代的發展狀況來選擇合適的檢索工具，從而高效提高檔案資料的質量與水平。除了工作完成，還需有完備的監督制度來監控資料的完整性，尤其在處理重要的檔案資源。一個完整的管理制度還需有良好的客觀環境支持，例如完善檔案管理的基礎設施、調整檔案管理的模式以及措施等，從而營造濃厚的工作氛圍。高效有序的制度管理不僅大大提高工作效率，也為社會作出貢獻。對此，作為檔案管理的一部分，管理人員應加強自身的管理素質，端正工作態度來協助企業的發展。

（四）加大對檔案管理人才的培訓資金

從主觀來說，檔案管理人員須與時俱進。利用發達的信息交通工具來學習不同的檔案管理知識。例如可在圖書館或是社交軟件等途徑，獲取檔案管理的內容，更新自身的管理思想。可參考國外一些對企業的檔案管理改革成功的典型案例，從中汲取有用的信息，不斷創新自我。除了理論知識的豐富，管理人員還需多與各個部門進行工作思想碰撞，從而更好實現檔案管理的各項工作的對接，保持資料的連貫性。從客觀來說，企業要不斷加大資金投入，開展培訓活動來增強管理人才的競爭能力。根據不同管理人才的素質能力的特點，弄清工作完成的情況，制定不同的培訓內容以及培訓模式等，從而更好切合管理人員的工作性質，提高工作效率。同時也要意識到培訓的作用是為了改善當前管理人員的素質，形成強大的人才支撐。

三、結束語

簡而言之，新形勢下檔案管理工作必須與時俱進，滿足企業、社會的需求。同時檔案管理人員應充分利用現代互聯網工具，提升自身的創新能力，不斷完善管理制度，從而促進市場經濟的發展。

參考文獻

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