淺談辦公室事務管理工作之我見

徐小曼

摘要：綜合事務管理負責企業的重要后勤工作，承擔著員工健康、計劃生育、物業管理、房產管理、離退休及自用料采購等重要任務，其工作具有復雜性、多樣性和重復性等的特點，是一個企業不可缺少的重要部門，擔負著收集、篩選、上傳下達、部門協調、內外聯絡的綜合部門，為領導者提供全面、準確、及時的信息服務的職能。

關鍵詞：綜合事務；協調；職能；影響

辦公室事務管理工作是對企業內部的規范與強化，在日益激烈的市場競爭環境下，企業的各項管理工作的效果直接影響到企業的發展與市場份額，辦公室事務管理工作便是其一。辦公室的事務管理代表著企業的綜合管理水平，也直接影響著企業的業務開展工作及企業的日常運營。辦公室事務管理工作作用可以大到影響著企業的管理革新與調整，還擔任著企業的管理、服務、決策等責任。

一、提高規范化管理水平

規章制度要細化，要準確，要完善，照著能做、有操作性。建立健全綜合協調制度、考核評比制度、督察督辦制度、信息報送制度等各項規章制度，使之有章可循，有規可依，違規必究，真正做到用制度管事管人。辦公室事務管理工作的勝任需要進行一定的學歷及課程培訓，這就表明其管理工作的專業性。在辦公室事務管理的課程中包括辦公室事務管理禮儀培訓、電話用語培訓、應用文案類的寫作等。辦公室事務管理的主要職能是事務管理與業務服務。在事務管理工作中需要一定的應用文案的寫作技能、基本的管理理念，而業務服務職能則需要管理人員具備合格的電話禮儀，電話禮儀是企業電話業務交流時的必需技能，良好的電話禮儀是管理人員在業務服務中提升企業業務水平的基礎。辦公室事務管理的專業性于此體現。

二、做好服務策劃工作

辦公室工作的立足點就是搞好服務：為領導服務、為各科室服務、為一線員工服務。為公司的發展，為員工安心工作做好后勤保障，在條件允許的情況下，積極做好企業的“后勤部”。辦公室工作政策性強，涉及面廣，工作人員的素質直接關系到完成工作的效率和全局形象。我們從辦公室的實際出發、加強業務培訓和業務考核，提高每個同志的文字表達能力，綜合協調能力和調研分析能力，使辦公室工作既出工作，又出人才。辦公室事務管理工作還具有服務性與主動性。辦公室事務管理工作是服務性質的，辦公室事務需要進行辦公室環境的美化，美化的目的在于塑造企業形象，還能為企業員工提供良好的環境，有助于提高員工的工作效率。辦公室事務中最大的服務項目便是企業的業務服務，管理人員要為企業內部提供協調性服務，以便參與企業的決策。

三、統籌兼顧，做好3個善于

辦公室工作在時間安排上大致可以劃分為日常性工作（文秘、檔案、接待、司機、信訪等）和突發性工作兩類（上級突然分派任務、特殊時期的特殊事情），繁重的日常工作和不可預測的突發性工作決定了辦公室必須具備統籌安排的基本素質，否則就只能手忙腳亂。精神疲憊最終導致效率不高、質量不佳，所以要做到三個善于：

1.善于制定計劃，不要盲目。辦公室工作雖然雜，但仍有一定規律的。

2.善于主動工作，防止被動。對于常規性工作必須心中有數，早部署、早安排，分內的工作做得井井有條。如工作計劃、工作總結，檔案整理等工作。

3.善于突出效率，千萬不要拖拉。凡事已經明確了的工作任務要在規定的時間內完成，否則只能造成工作積壓，領導是有意見的。

四、會議安排靈活

做好會議的統籌安排是辦公室事務人員必須掌握的一項工作技巧，是行政事務人員辦公室事務人員工作細不細，考慮深不深的有效反映。一個好的辦公室事務人員，在會議前會做詳盡的準備工作，收集、整理并擬定議題，將議題資料準備穩妥后及時向領導報批。從細節上考慮到會議的每一個環節，將會議的時間、地點、人員都確定好并通知到位。并事先做好會議的計劃和制定應急預案，從而確保會議能順利進行。在會議進行的過程中，密切注意會議的細節和變化，第一時間處理應急事件，讓會議進行的有條不紊。會議后更需要做好會議精神的整理、總結和歸檔工作。

五、做好協調工作，促進人際關系

無論辦公室工作的任務繁雜程度如何，服務領導、服務基層、服務群眾始終貫穿與各項工作始終。只有爭取理解服務的內涵，分清服務的層面，把握服務的深度，才能抓住辦公室工作的核心。

1.下行協調注意姿態。要堅持聯系基層、服務基層，加強與基層的聯絡與協調，傾聽他們的意見，幫助他們一起解決困難和問題，不做高高在上姿態。

2.平行協調多交流。辦公室與其他部門加強溝通，密切配合，相互扶持，保證機關的正常運轉。辦公室有一條工作原則，屬于辦公室的工作要完成，不屬于辦公室系列的工作找到了也要完成，不屬于辦公室的工作發現了問題要說話，及時與相關業務科室溝通，不能讓工作出現真空。

3.上行協調多請示和匯報。在落實上級和部門領導的指示及配合上級有關部門的調研中，堅持多請示、多匯報，認真做好各項協調配合工作，把工作落實好。

六、加強采購管理，樹立勤儉節約意識

采購管理包括全處自用料及機關辦公用品的采購，以最優的價格和上乘的物資質量保障全處的生產需求。加強采購管理，首先要規范采購計劃并嚴格遵守逐層逐級審批制度，通過實地走訪調查等從需求、數量、規格型號、實用性等方面核實基層采購計劃，避開虛報、竊取私利等行為的發生。其次，在采購過程中，要以市場為導向，對所需物資分類進行區別采購，不僅保證了生產急需用料，又確保了采購物資的質量，也大大降低了采購成本。最后，要嚴格執行公司規定，杜絕超標準配置，對已配置的物品進行登記、建賬，責任到人，確保各單位、科室辦公配置件件有登記，發放有憑證，查找有出處，報廢有依據。

總之，辦公室事務管理工作是企業內部較為繁雜的工作，為企業擔負著服務、管理、參與決策的職能，意義重大。做好辦公室事務管理需要對工作的特點進行分析，不斷進步，希望取得更好的管理效果。