面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究

王微

當(dāng)代高校檔案數(shù)據(jù)的管理工作，應(yīng)當(dāng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景為基礎(chǔ)，采用科學(xué)的檔案管理模式，依靠專業(yè)化的人才，全面提高高校檔案管理質(zhì)量。

本文在探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理意義的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前高校檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且找出提高檔案管理效率的策略。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理的價(jià)值

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代采用信息化的檔案管理方式，可以提高高校檔案的存儲(chǔ)和管理質(zhì)量，發(fā)揮出高校檔案的實(shí)用價(jià)值，對(duì)滿足高校檔案使用人員的需求有重要價(jià)值。首先，可以開發(fā)出檔案的更多功能，可以提高檔案的使用效率，能夠依靠現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)快速傳輸和數(shù)據(jù)信息的共享。其次，可以打破傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，節(jié)省了大量的時(shí)間和成本，延伸了檔案的服務(wù)范圍，可以滿足新時(shí)期社會(huì)各方面的使用需求。第三，符合了國(guó)家及社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，彰顯了現(xiàn)代檔案工作的意義，為高校聚集了寶貴的財(cái)富，對(duì)高校的未來(lái)發(fā)展和決策有重要的價(jià)值。第四，還可以與社會(huì)進(jìn)行信息溝通，是時(shí)代背景下進(jìn)行信息溝通的重要渠道，為高校人才與社會(huì)接軌，解決大學(xué)生的實(shí)際問(wèn)題貢獻(xiàn)了力量。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理不足

基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不足。現(xiàn)代信息化社會(huì)的快速發(fā)展，要求高校檔案管理部門切實(shí)提高數(shù)據(jù)信息搜集能力，不斷滿足日益嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，但是高校現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備不足以支撐檔案管理部門，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息收集與整理方式較為落后。首先，現(xiàn)有高校的檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)人員相對(duì)較少，具備信息化操作能力的專業(yè)人才不足，限制了高校檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的發(fā)展。其次，高校檔案管理工作主要還停留在傳統(tǒng)紙制檔案的管理模式上，現(xiàn)有的場(chǎng)地面積、辦公設(shè)備等是圍繞著紙制檔案管理需要配置的，還沒(méi)能滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。第三，與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代相配套的檔案管理設(shè)施設(shè)備還處于發(fā)展階段，有的學(xué)校信息化檔案管理還沒(méi)能開發(fā)出完善的系統(tǒng)，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與使用系統(tǒng)的綜合連接，存在著信息化檔案管理價(jià)值不高，軟件及設(shè)施設(shè)備不完善，檔案信息化的經(jīng)費(fèi)有限，無(wú)法滿足現(xiàn)階段高檔檔案管理的實(shí)際發(fā)展需求。

紙制檔案沒(méi)能數(shù)字化。如何把傳統(tǒng)的紙制檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅是高校檔案使用的實(shí)際需求，也是現(xiàn)代檔案管理對(duì)傳統(tǒng)檔案提出的要求，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要意義，但是這項(xiàng)具體而艱巨的工作還處在緩慢發(fā)展中。首先，有些檔案數(shù)字化的操作過(guò)于粗糙，存在著檔案數(shù)據(jù)信息錄入錯(cuò)誤問(wèn)題，現(xiàn)有數(shù)碼掃描、激光照相技術(shù)還不足以滿足檔案管理的實(shí)際需求。其次，高校檔案管理的數(shù)字化的工程甚為浩大，現(xiàn)有人力物力難以支持具體工作的順利開展，因此導(dǎo)致了該項(xiàng)工程進(jìn)展緩慢，現(xiàn)有高校檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化還要有個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，還要堅(jiān)持不懈地進(jìn)行。第三，隨著數(shù)據(jù)庫(kù)資源的不斷充實(shí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的維護(hù)難度增大，如何有效地解決技術(shù)瓶頸成為制約高校檔案管理信息化的重要難題需要解決。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理策略

建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。提高高校檔案管理的信息化水平，滿足高校檔案管理面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的需求，就必須從傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式向著現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式轉(zhuǎn)變，建立起高校完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這樣才能推進(jìn)高校檔案管理向著數(shù)字化、信息化的方向不斷前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的“互聯(lián)網(wǎng)+”需求。首先，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)手段不斷豐富和完善高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，注重“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校數(shù)據(jù)檔案的數(shù)據(jù)策略和制度建設(shè)。其次，注重更新高校數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，全面提高高校數(shù)據(jù)檔案的處理能力，圍繞時(shí)代的需要廣泛收集存儲(chǔ)圖片、視頻、聲音等各種類型的檔案，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)際價(jià)值。第三，提高檔案數(shù)據(jù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)分析能力，特別是要加大與科研和學(xué)生相關(guān)信息的處理分析能力，這樣才能發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的實(shí)際價(jià)值，為高校的決策和具體教學(xué)業(yè)務(wù)工作提供必要的依據(jù)。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了發(fā)揮高校數(shù)據(jù)信息檔案的作用，必須采用信息化的檔案管理建設(shè)方法，具體運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，提高檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案的智能化應(yīng)用，在互聯(lián)網(wǎng)渠道快速的傳遞和使用檔案數(shù)據(jù)，發(fā)揮檔案的價(jià)值。首先，依靠先進(jìn)的高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)高校數(shù)據(jù)檔案實(shí)施分類管理的辦法，在分類管理的基礎(chǔ)上面向“互聯(lián)網(wǎng)+”提供標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)。其次，推動(dòng)高校檔案管理和存儲(chǔ)工作的格式化，加強(qiáng)高校檔案制作的前端控制工作，保證檔案制作與存儲(chǔ)的規(guī)范性。在整體檔案生命周期中，保證檔案數(shù)據(jù)資源的準(zhǔn)確性，依靠標(biāo)準(zhǔn)化提高檔案管理工作的質(zhì)量。第三，借助標(biāo)準(zhǔn)化的手段實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的突破，進(jìn)而達(dá)到高校數(shù)據(jù)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境共享、共贏目的，建立廣范的高校檔案使用機(jī)制。

實(shí)現(xiàn)高校檔案的個(gè)性化管理。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求提供個(gè)性化的服務(wù)，滿足不同服務(wù)對(duì)象的個(gè)性需求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代不僅提高檔案的質(zhì)量，還要提高檔案服務(wù)的水平。首先，依靠當(dāng)前流行的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合管理，設(shè)立智能化的檔案管理部門，為檔案使用部門開發(fā)出智能化的操作界面，滿足檔案使用人員的實(shí)際需求。其次，采用科學(xué)的方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息推進(jìn)篩選，把有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息以推送的方式傳遞給有相關(guān)檢索需要的教師和相關(guān)部門，這樣才能提升高校檔案部門服務(wù)的主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)檔案與人的互動(dòng)目標(biāo)。第三，根據(jù)使用者提出的個(gè)性化需求，對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行專門的研究，采用具體溝通的方式滿足用戶提出的個(gè)性化需求，這樣才能促進(jìn)高校檔案管理工作真正在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下得到發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)管理的不斷調(diào)整和快速發(fā)展。

結(jié)論：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校與檔案的關(guān)系愈發(fā)緊密，檔案是高校教學(xué)、科研、管理的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只有發(fā)揮出檔案的實(shí)際服務(wù)價(jià)值，才能促進(jìn)檔案工作取得更快的發(fā)展。為此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的信息傳遞特點(diǎn)，構(gòu)建起科學(xué)的檔案管理方式，全面提高檔案數(shù)據(jù)信息的管理水平。