論人力資源管理中人事檔案管理的作用

張燕清

摘 要：在人力資源管理過程中人事檔案起著特別主要的作用，它是識別、選拔、使用人才的關鍵依據。隨著社會的發展與經濟的進步，我們已步入信息時代，在這種大背景下，人事檔案中的資料信息越來越成為寶貴的企業信息資源，在企業人力資源管理中發揮著越來越大的作用。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；企業發展

引言：國家機構、社會組織在人事管理活動中產生的人事檔案，對個人經歷、德能勤績、工作表現進行記錄與反映，以個人為單位集中儲存起來以備查考的文字、表格和別的各種形式的歷史記錄。在人力資源管理中人事檔案管理起到信息載體作用，在人力資源管理中發揮著重要的作用，同時人事檔案中的信息也是人力資源管理過程中可以有效識別、選拔人才的重要根據。兩者是嚴密聯系在一起的，就是相互影響，又互相促進。

1、人事檔案管理和人力資源管理的關系

在新社會形勢下，人事檔案怎樣與時俱進，為事業單位科學配置人才資源，更好地發現人才、選拔人才、供應可靠的信息參考，使干部人事檔案的作用得到最大限度地發揮，社會發展的重要程序是人才和人力資源的充分開發和運用。隨著中國經濟機制的改革與人事制度改革，科學準確地選用人才與配置人才已變成現在企事業單位急需優先思考的問題。中國對人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中產生的具備一定保存價值與有機聯系的原始歷史記錄。人力資源管理就是對和一定物力相結合的人力應用合理的方法實施科學的組織、培訓和調配，讓人力、物力可以保持最好的比例，愛才若渴，歷史地全面地考察認識與準確選拔應用干部服務的。人事檔案提供的信息是人力資源管理的基礎，人事檔案管理的好壞將會直接影響人力資源管理工作的有效性。充分開發和運用人才和人力資源是社會發展的重要程序，人力資源管理和人事檔案提供的信息分不開，人事檔案管理依據人力資源工作的要求增強信息建設。

2、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

2.1人事檔案它的詳細內容是對員工一生的個人經歷和其日后發展過程進行記錄，企事業單位經過人事檔案才可以真正認識一位員工的過去，從而一名員工真正的發展潛力通過檔案來衡量，從而有效防止人才被埋沒，企事業單位還能夠經過人事檔案中的有效信息，最大限度的認識人才可不可以為自己的企業效力。

2.2運用人事檔案中的信息能夠更加深刻的認識員工的信息與歷史，從而在人力資源管理中合理的管理企業人才，讓員工的潛力得到發揮。在企業實施人事變動前，能夠依靠人事檔案實施科學的配置，依據員工的專業技術與自身能力的不一樣，找到合適的崗位安排合適的人才去實施工作。企業依照人事檔案能夠讓人才的優點得到充分的發揮，從而在企業的正常運作中把員工的潛能發揮出來，推動企業的迅速發展。

2.3人力資源需求關鍵源于組織內部，真實有效的人事檔案可以分析組織內部人力資源情況可不可以適應迅速發展的社會，從而擬定科學的人力資源管理機制。

3、人事檔案管理不足對人力資源開發的負面作用

3.1人事檔案材料的不真實嚴重阻礙了人力資源管理的合理配置

人事檔案管理的最基本的原則是真實性，沒有真實的數據與信息，就失去了人事檔案管理的意義。在現在的年代，在人力資源市場充斥著各類造假的學歷、證明與簡歷，這給人事資源管理工作帶來了極大的干擾，嚴重影響企業對將來人力資源的預測與分析，造成企業失去人才，給企業帶來非常大的損失。

3.2人事檔案內容雷同、分散，造成人力資源效力的下降

企業人事檔案必須要對員工真實面貌實施歷史、全面和客觀反映，但是，現在許多人事檔案內容抽象、簡單的資料，不可以展現個性化，這情況造成企業在對人才的選用上缺少必然的參考價值，直接影響到企業員工正常晉升和選拔，不但會把員工工作積極性挫傷，并且還會導致企業經濟損失。

3.3落后的檔案材料管理，缺少時效性，妨礙人力資源管理效率

屬于記錄當事人歷史的關鍵根據的是傳統的人事檔案材料，由于不會對已置于人事檔案的有關員工材料實施二次審核，并且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又非常少，因此人力資源管理部門不能從中得到有價值的企業信息。并且隨著持續流動的企業人員，對企業實施查閱個人檔案帶來不便，導致時間和人力的浪費，從而使企業工作效率降低。

4、改進人事檔案管理，為現代人力資源管理服務

4.1提高人事檔案管理人員的專業化水平

企業要重視人事檔案管理人員的專業水平，聘請專業的人事檔案管理人員，讓企業人事檔案管理的水平提高，同樣需要人事檔案管理人員持續汲取專業知識，持續發展，適應新的現代化人事檔案管理制度。并要主動增強和企業各部門的聯系，隨時認識員工動態。這樣就能夠為人力資源管理帶來及時有效的數據，還能夠滿足現代化企業需求，適應現代員工變化頻繁的要求，更好地服務人力資源管理。

4.2建設健全合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新狀況的規章制度，一定要實施改革，及時建設新的、更為合理科學的人事檔案管理制度，讓人事檔案工作更加制度化、標準化。在收集材料的上要做到及時、完整；在鑒別材料上一定要做到去偽存真，保證材料的真實性；在材料歸檔中要做到正確分類，整齊裝訂；在檔案遞轉中要做到按章辦事，保證檔案材料安全可靠；在別人傳閱、查閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，關注檔案的保密與安全。檔案管理人員還要主動積極地跟相關部門聯系，進行及時的更新、補充檔案新材料。這所有都離不開嚴格科學的規章制度。

4.3創新服務形式，構建信息化平臺

盡管許多單位都應用了組織人事信息管理體系，人事檔案完成了信息化管理，但因為人事檔案信息管理體系是不準許接入公共網絡的，只是在組織人事部門內部實施數據共享，別的人員與部門不能登錄也禁止訪問，讓人事檔案信息管理體系變成信息孤島，提供人事檔案信息運用的形式幾乎還是“你查我找，你需要我提供”簡單的服務形式。為促進人事檔案工作向“資源建設型”、“服務網絡型”、“開發運用型”轉變，一定要把人事檔案信息網絡化步伐加快，以完成網絡化為切入點，建設檔案信息數據庫與管理體系，建設由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等構成的索引目錄數據庫，完成海量存儲、長期積累與有效更新信息，并保持檔案的動態性。同時創新服務形式，經過網絡建設統一的信息交換和共享平臺，使每個部門定期上傳檔案信息，由系統的管理員對每一個部門分散的檔案資源體系實施優化組合，運用網絡平臺讓使用者可以足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，完成人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理供應真正所需的全面服務。

結語

人事檔案是一個組織或者企業對人才實施認識、考察和科學使用的關鍵根據，企業基本的人事檔案特點對企業人力資源管理具備決定性作用。在提倡服務型社會建設的今天，我們要讓人事檔案管理的積極作用得到充分發揮，把檔案工作延伸到發展的最前沿，主動拓展服務職能，為人力資源開發供應強有力的保證，推動人力資源健康、和諧的發展。

參考文獻：

[1]劉鑫.淺談人事檔案在人力資源管理中的有效應用[J].黑龍江檔案，2011（3）：76-79

[2]張妍.人事制度改革下的檔案管理[J].企業改革與管理，2016（14）.

[3]黃慶輝.人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探[J].中國新技術新產品. 2011（14）.