對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的探討

曲小芳

[摘要]伴隨社會經濟的不停變化，辦公室文書的檔案管理工作越來越受到社會各界關注，成為影響社會行業發展的核心影響。同時，文書檔案的收集與歸檔工作，其在檔案管理工作的關鍵構成一面，其對檔案管理工作的品質產形成巨大作用。因而，我們只有增強文書檔案的收集與歸檔工作，漸漸加強檔案管理人員的管理思想，不停提高檔案人員的專業素養，才能提升文書檔案的管理工作效能。現就檔案收集與歸檔工作的關鍵性實行研討，剖析目前文書檔案管理中可能呈現的缺陷，并對其提議了有關性的改變倡導。

[關鍵詞]文書檔案 辦公室 重要性 歸檔管理

一、增強辦公室文書檔案收集與歸檔工作的關鍵性

文書檔案的收集與歸檔工作從屬各機關單位展開管理工作的重要部分，是提升單位管理工作效能和品質的必要條件。另外，文書檔案也是對各單位發成長經歷的記錄，可為單位的開展經營與科學判斷提供參照根據。比如，鑫龍公司為了日常的正常運作，每一年度都會形成數量過大的文件和資料，其中包含有像黨發請示、上級批復、各類通知；還有像行政辦公公文這樣的請示、批復、內部決定以及通知等等；當然也有像會議案和相關決議這樣的；紀檢相關要文；企業工會請示；內部通知及其批復；還有就是財務部各項審計報告、各類憑證、報表等；公司的合同還有各項協議也必須包括在內；還有就是公司內部的考核評定的具體辦法以及對公司活動起到規范運用的制度規定等相關的重要文件和資料。把它們主動有用的收集與歸檔，不但可以保各樣文件資料的完整性與正確性，因此還能把關鍵的文件資料實行周密記錄和保管，方便于決策者深切明白單位本身的成長狀況，有利趁早的擬定與調整科學的成長計劃。對此，增強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是有關管理部門與檔案管理者應著重研討與摸索的課題。

二、辦公室文書檔案管理工作的重要意義

收集企業內部文書檔案主要是指相關工作人員依據公司針對性規定，利用專門收集、接受方式，將散落于不同機關、組織、部門或者個人的材料，統一收集到對應的檔案科室進行科學處理、分析。通過檔案的真實記錄為企業發展謀取利益，維護了企業和職工的權益和利益。關于永安公司下屬16個小煤礦礦井相關的關閉清算工作能否順利進行等問題，鑫龍公司的檔案室積極的配合兼并重組辦積極開展各項工作，及時的提供了有用的相關資料；不僅如此，還積極的配合上級相關單位還有公司的內部董事會、公司財務部、公司紀檢方面的審計部門、法律等部門和科室過來查找閱讀相關檔案，并且公司與外部各單位和個人產生利益糾紛的時候，及時提供有用的相關證明，目的是要達到維護公司正常利益的效果。

三、文書檔案收集工作實質及條件

對本單位必須歸檔檔案進行收納是辦公室文書檔案收集的主要工作內容，在這個過程中，當檔案人員應具備以下幾個方面的條件：加強對檔案室外工作的引導和探訪；改善檔案實質；實現入室檔案的標準化；保障歸檔檔案的完整性。例如，檔案室內的打孔機、溫度測試儀、計算機、空調、電動縫紉機、滅火裝置以及除濕器等設備，在檔案的保護、保管以及保管工作中都有著非常重要的作用，所以應注重對這些設備的日常維護和控制。只有做到以上幾點，才能有效保障檔案收集工作的正常開展，實現質量優化、數量充分、體現特色、結構合理等目標。

四、對文書檔案歸檔工作的探索

根據我國檔案法的相關規定，對于國家規定的必須立卷歸檔的材料，應嚴格根據規定要求，按時向檔案工作人員或檔案機構移交，對檔案進行集中管理，無論誰都不能將檔案據為己有。因此，收集與歸檔辦公室文書檔案，不僅僅是企事業單位工作文書的主要工作，同時也是保障文件管理工作品質的必然要求。

文書檔案的歸檔工作的原則為：1.能夠進行有效管理與使用，也就是工作人員不僅要保障檔案的可使用性，而且要保障其可查找性。2.對以往的檔案進行徹底清理，也就是工作人員對以往的工作根基和檔案進行整理，不要將原來的文件系統拆散，對檔案進行重新調整。3.對文件之間的歷史關聯性進行有效確保，也就是確保其形式、時間、內容以及來源存在聯系。

五、分析文書檔案在歸檔中操作的過程

1.檔案分類，按照國家檔案局《企業文件材料歸檔和檔案保管期限規定》進行分類。較為常見分類方式有：機構分類法、年度分類法以及保管期限分類法，這三種方式需要在日常工作環節中相結合運用，從而保障檔案能夠種類清晰化。

2.檔案裝訂，這指的是檔案管理人員將檔案進行拆釘以及修裱和處置，并對其中的破損檔案進行維修，進而保持檔案的原貌。

3.排列，指的是工作人員完成裝訂工作之后，在分類方案中實施一級類目管理，根據一定的方式而明確文件處理的排序。比較常用的方法是時間順序法，這能夠保證同一事務發生順序還是不同事務發生順序時都有操作性。

4.編號，指的是工作人員對每份歸檔標明記號，同時通過歸檔章方式標明，最關鍵的是能夠在后面編目中帶來幫助。

5.編目，指的是對檔案編輯和歸檔對應的文件目錄。編目以“件”作為單位，文件目錄中要保持唯一性，如出現來文和復文的情況時，則將其作為一件并實施復文編目。

6.裝盒，指的是工作人員根據件號先后順序而將檔案裝入對應的檔案盒，并能夠保障檔案盒有順序性，便于查找和采用。

例如：在做文件的分類、鑒定和編號等工作時，要在正式文件形成之前就進行歸檔，這樣不僅能夠節省大量的人力還能減少工作時間，以免出錯，還能夠提高辦公效率。

其中需要注意的事項有：在辦公室活動中，直接形成的具有保存價值的公文、電報、圖表、材料、簿冊、會議資料、聲像圖片等都應該在工作結束之后，由綜合科立卷，交給檔案部門集中統一管理。

結語

辦公室工作的關鍵過程是收集與歸檔文書檔案，在詳細操作中，工作人員要認真負責，刪除不合要求的檔案，按時退回補齊文書中的記錄缺項。對文書書寫品質進行檢查，知相關業務人員更改或補充不合書寫規范的。這樣能夠使辦公室文書檔案的完整度得到保障，保存和查找文件更方便，辦公室管理工作的品質就能提升，各部門工作的進行能夠保障順利。

對于鑫龍煤業而言，搞好檔案工作與文書工作的銜接，促使部門合作，有效進行文書檔案管理，使文書檔案的利用率得以提高，為鑫龍煤業提供強有力的保障。